E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

В результате я отвечаю только на письма, которые связаны с моей деятельностью – помочь людям наполнить смыслом и творчеством повседневную работу.

Я постараюсь прочесть ваше письмо, но это может оказаться невозможным. Благодарю за понимание.

Мне также нравится дружелюбный тон автоматического ответа, который использует Тина Рот Айзенберг, основатель Tattly и CreativeMornings:

Привет! Этот автоматически сгенерированный ответ – попытка не создавать ложных ожиданий. Я получаю слишком много писем и просто не в состоянии прочитать все. Ящик входящих сообщений стал для меня источником чувства вины.

Я обещаю, что буду изо всех сил стараться ответить вам, как только смогу. Если ваше сообщение важное, а вы не получили ответа, попробуйте написать мне в Твиттер: @swissmiss! Спасибо за понимание.

Если вы не хотите использовать автоматический ответ, но не справляетесь с потоком писем, можно объяснить ситуацию на страничке контактов своего сайта. Такой подход имеет дополнительное преимущество: ожидания отправителя определяются до того, как он напишет вам письмо.

У писателя Кэла Ньюпорта на странице контактов помещено такое объявление:

Вследствие глубокой погруженности в творчество и работы по строгому графику я сознательно ограничил свои контакты. У меня нет доступной всем электронной почты и я не пользуюсь социальными сетями. За то ограниченное время, которое я могу выделить для писательского труда, я хочу сочинять тексты наилучшего качества. Однако одно из преимуществ блога состоит в том, что он предоставляет вам интересные возможности. С учетом этого, если вы хотите взять у меня интервью или у вас есть предложение либо рекомендация, которые могут сделать мою жизнь интереснее, пишите мне в раздел «интересное» на calnewport.com. По причинам, указанным выше, я буду отвечать только на те предложения, которые согласуются с моими планами и интересами.

Художник и писатель Остин Клеон также четко ограничивает ожидания корреспондентов на странице контактов своего сайта:

Пожалуйста, имейте в виду: я получаю столько писем, что на бо́льшую их часть ответить просто не в состоянии! (В противном случае у меня не осталось бы времени ни на что другое.) Мне приятно внимание читателей и поклонников, и я читаю все письма, но просто не могу ответить. Заранее прошу меня простить.

И Клеон, и Ньюпорт после процитированных сообщений предлагают разнообразные ссылки, чтобы с самого начала сориентировать людей: адреса электронной почты своих агентов – для предложений прочесть лекцию, литературных агентов – для запросов об авторских правах и т. д.

Чем больше усилий вы приложите для информирования людей о нужных контактах, прежде чем они вам напишут, и чем четче вы сформулируете, чего им ждать, после того как они отправят вам письмо, тем лучше для вас. Как говорят спортсмены, «лучшая защита – это нападение».

Расширения Gmail, которые резко повысят вашу производительность. Если вы еще этого не сделали, немедленно загрузите Inbox Pause (inboxpause.com); это расширение позволит «поставить на паузу» входящие сообщения, чтобы они не отвлекали вас, пока вы обрабатываете уже пришедшую почту. Если вы хотите поработать с электронной почтой в самолете или в другом месте, где отсутствует беспроводная связь, установите Gmail Offline (bit.ly/1oJ9lZL), которое позволяет получить доступ к почтовому ящику при отсутствии связи, а затем отправить почту одним пакетом, когда связь восстановится. И наконец существует новая «умная оболочка» браузера Chrome под названием Sortd (sortd.com), которая позволяет распределять входящие письма по настраиваемым категориям, например: «Сделать», «Напомнить» и «Контракты».

Программы-органайзеры, совместимые с электронной почтой. Я настоятельно рекомендую установить Sunrise app (sunrise.am) на ваш компьютер и мобильный телефон. Очень удобное приложение как для iPhone, так и для Android, без проблем синхронизируется с календарями Outlook, Google и iCloud. Но самой полезной я считаю функцию 1-on-1 (sunrise.am/meet), которая позволяет организовывать встречи, не выходя из программы электронной почты. Кроме Sunrise существуют и другие удобные программы-органайзеры, например Wave (wavecalendarpp.com), Fantastical (flexibits.com/fantastical) и Calendar 5 (readdle.com/calendars5).

Системы организации электронной почты. Если вы относитесь к тем людям, которые любят, когда все лежит на своих местах, то вам, возможно, захочется создать систему папок, помогающую сортировать, оптимизировать и обрабатывать электронную почту. Но у каждого из нас свои привычки и предпочтения, и поэтому не существует универсальной структуры, которая подходила бы всем. Вот несколько примеров, иллюстрирующих разные подходы к созданию такой системы: творческим людям может понравиться система иллюстратора Джессики Хише (bit.ly/1Q0ff73), бизнесмены чаще предпочитают структуру Дэвида Аллена (bit.ly/1oo9VjM), а минималисты удовлетворятся подходом Мерлина Манна (bit.ly/1R72XsC).

Системы для составления, отправки и подписания контрактов по электронной почте. Для составления контрактов и управления ими есть две чрезвычайно удобные системы: Shake (shakelaw.com) и Docracy (docracy.com). Shake – это продуманная и быстрая система, предлагающая образцы контрактов для руководителей стартапов, дизайнеров, режиссеров, музыкантов и представителей других творческих профессий. Она бесплатна для индивидуальных пользователей и платна для бизнеса. Docracy – это бесплатная библиотека юридической документации для предпринимателей, фотографов, дизайнеров, фрилансеров и многих других. Она также позволяет вести переговоры по условиям контракта и отслеживать изменения, предлагаемые разными сторонами, прежде чем подписывать контракт.

Хитрые средства для избавления от почтового мусора. Unroll.me – это великолепный инструмент очистки ящика входящих сообщений на настольном компьютере или устройстве, работающем под управлением iOS device. Он сканирует ящик входящих сообщений на рассылки и позволяет вам либо отказаться от всех рассылок сразу, либо свести их в одно сообщение. Теперь у вас будет одна рассылка в день, а не десять или двадцать. Но у настоящего профессионала есть в запасе еще один трюк: Email on Deck (emailondeck.com). Это сервис позволяет завести временный бесплатный адрес, который выглядит как настоящий, хотя таковым не является. Он идеален в том случае, если вам нужно указать адрес электронной почты, но вы не хотите подписываться на еще одну рассылку.

Я бы никогда не могла написать эту книгу, если бы не поддержка моего друга Шона Бланда и не замечания иллюстратора Венди Макнотон, первыми словами которой при нашей личной встрече были: «У тебя такие замечательные письма!» Эти слова доставили мне удовольствие и одновременно расстроили, и я с тревогой подумала: неужели электронные письма – это единственное, что мне удается в жизни? Но если вы дочитали книгу до этого места, то уже знаете, что эффективный и изящный подход к электронной почте служит для меня инструментом, помогающим переключить ваше внимание на более важные вещи. Теперь, когда эта книга завершена, я могу сделать то же самое.