E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

Я вернусь на рабочее место в понедельник 18 ноября и отвечу на ваши письма, как только смогу. Скорее всего я буду загружен работой. Заранее благодарен за терпение.

Лучше установить низкий уровень ожиданий и превысить его, чем пообещать и не сдержать слово. (Следует прояснить: это рекомендация не для жизни вообще, а только для сообщений об отсутствии на рабочем месте.) Даже если вы собираетесь проверять электронную почту во время отпуска, лучше сказать, что у вас не будет такой возможности. Тогда, лежа на пляже и думая: «Я ни за что на свете не открою свою рабочую почту», вы никого не подведете. А если вы все же решите ответить кому-нибудь, пусть это станет приятным сюрпризом.

Когда вы включены в рассылку большой группы, обсуждения «что, если» могут выходить из-под контроля, отвлекая вас от дела и засоряя почтовый ящик. Более того, все эти идеи, вероятно, потеряются в потоке слов, поскольку электронная почта меньше всего подходит для мозгового штурма. В подобном случае рекомендуется вежливо прекратить обмен идеями в данной рассылке, предложив более удобное место для мозгового штурма.

Друзья! Столько отличных идей в рассылке! Может, поговорим не в Сети, чтобы более основательно все обсудить? Как насчет встречи в этот четверг, 15. 04, в 3 часа дня?

Я собрал все высказанные идеи в Google doc: [ссылка]. Давайте выскажем там все дополнительные соображения, а затем обсудим повестку встречи.

Если вы не пользуетесь Google doc, существует множество других сервисов, которые позволяют выкладывать документы в общий доступ и всем членам группы их редактировать. Так вы можете следить за идеями всех участников форума, не забивая мусором почтовые ящики других.

Бывает, что вы вовлекаетесь в почтовую рассылку, которая становится неинтересной. Вам нечего добавить, а письма продолжают приходить. Есть несколько приемов, помогающих преодолеть это затруднение. Если среди участников переписки у вас нет хороших знакомых, вы должны попросить группу удалить вас из рассылки. Самый изящный способ – сообщить, что вы чувствуете себя лишним в той серьезной дискуссии, которую ведут остальные:

Похоже, парни, вы уверенно держите дискуссию под контролем! Переведите меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», чтобы я мог откланяться.

Однако если в дискуссии участвует близкий друг или коллега, вы можете ответить только ему, попросив перевести в статус «скрытая копия» и честно объяснив ситуацию:

Шон, переведи меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», когда будешь отвечать. Я пытаюсь избавиться от мусора, заполнившего мой почтовый ящик на этой неделе.

По возможности направляйте просьбу об удалении из рассылки одному человеку – вероятность, что ее выполнят, увеличится. Тем не менее, если оба этих метода не подходят, на помощь придет третий.

Пользователи Gmail в меню входящих сообщений в разделе «more» могут найти волшебную опцию «mute». Когда вы нажимаете эту кнопку, все дальнейшие сообщения рассылки отправляются в архив, минуя ящик «Входящие». Если вы затем хотите просмотреть рассылку, ее можно найти на «is: muted». Эта функция также помогает скрыть форумы, которые слишком разрослись, и автоматические рассылки, засоряющие ящик входящих сообщений.

Большинство неудачных совещаний становятся таковыми уже после их окончания. Вы собираетесь вместе, обсуждаете потрясающие идеи, но затем никто ничего не предпринимает и все заканчивается ничем. Если вы действительно заинтересованы в результате и хотите прослыть профессионалом, возьмите на себя труд в течение 24 часов после совещания составить краткий список последующих действий. Включите в свое сообщение согласованные сроки, начинайте каждый пункт с глагола в активной форме и распределите задачи по исполнителям.

Вот пример резюме после рабочего совещания:

Привет. Отлично поработали вчера вечером! Вот что все мы должны сделать к пятнице, 13.06.

Дэйв:

– Исправить ошибку в шаблоне рассылки почты.

Кент:

– Разработать новый дизайн информационного бюллетеня для мобильных телефонов.

– В четверг вечером отправить тестовые сообщения всей команде.

Эмили:

– Закончить разработку строки «Тема» электронного письма.

– Соединить все списки электронной почты, как обсуждалось.

Также бывает полезно подвести итог неформальной встречи, если это уместно:

Привет, Карла. С удовольствием сегодня с тобой поболтала!

Вот статья, которую я упоминала, о том, как страдает разговор, когда на столе лежит сотовый телефон: [ссылка].

Я сообщу тебе о кандидате в стажеры, о котором говорила, когда он мне ответит.

Еще один пример – подведение итогов после встречи с клиентом – можно найти на с. 119.

Предположим, вы хотите взять отгул, поехать на конференцию или расширить штат сотрудников. О чем бы вы ни просили, позаботьтесь о том, чтобы ваш запрос был сформулирован с точки зрения пользы – для него и/или для компании, а не для вас. Кроме того, дайте ясно понять, что вы тщательно обдумали все негативные последствия и позаботились об их устранении. Запрос о расширении штата может выглядеть следующим образом:

Привет, Карен. Я знаю, что скоро вы будете планировать бюджет на следующий год, и мне хотелось бы обсудить возможность взять на работу еще одного менеджера по продажам. Я посмотрел цифры и пришел к выводу, что дополнительный работник позволит нам удвоить число новых клиентов, и это означает, что за три месяца он окупит свою зарплату и начнет приносить прибыль компании.

Просьбу об отпуске можно сформулировать так:

Привет, Карен. Я прошу вашего разрешения взять отпуск в октябре: с понедельника, 06.10, по понедельник, 13.10. Мы только что закончили запуск повторной маркетинговой кампании в Сети, так что ничего срочного не предвидится, а Марк согласился заняться моими клиентами во время моего отсутствия. К большим праздничным распродажам я вернусь отдохнувшим и свежим!

На с. 115 и 118 был приведен простой пример письма начальнику с просьбой отправить на конференцию. Независимо от темы запроса вы должны помнить главное правило: облегчить согласие.

Одно из великих чудес интернета – относительная простота, с которой вы можете связаться почти со всеми. Но это не значит, что человек, к которому вы обращаетесь, вам что-то должен. Не стоит считать, что предмет вашего восхищения обязан ответить на электронное письмо – скорее это попытка привлечь его внимание. Представьтесь, постарайтесь завоевать доверие и продемонстрируйте знание его работы. Если вы находитесь на одном профессиональном уровне, вполне допустимо предложить встречу за кофе.