E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

Привет, Робин. Это Кевин Коутс, журналист-фрилансер. Я уже много лет слежу за вашими публикациями по проблемам занятости в блоге и в журнале WIRED. Сам я выпускаю еженедельный бюллетень об изменениях на рынке труда под названием Free Agents, у которого более 20 000 подписчиков. Не согласитесь ли вы как-нибудь за чашкой кофе обсудить профессиональные темы?

Если разница в положении слишком велика, предложите краткий телефонный звонок:

Привет, Майкл. К вам обращается С. К. Чалмерс, студент колледжа. Ваши недавние видеоклипы для Бьорк и Эфекса Твина – на голову выше всего, что мне приходилось видеть. Я изучаю киноискусство в Нью-Йоркском университете и собираюсь стать режиссером музыкального видео. Мне хотелось бы узнать, не согласитесь ли вы на 15–20-минутный разговор со мной, чтобы обсудить вашу технику цифровой анимации?

Я понимаю, что мою просьбу трудно выполнить, но мне хочется учиться у лучших из лучших. Конечно, вы очень заняты, и я буду благодарен, если вы найдете время подумать о моей просьбе.

Обратите внимание, что во втором примере отправитель признает занятость получателя и благодарит за прочтение письма. Если вы новичок, обращающийся к чрезвычайно успешному человеку, постарайтесь быть максимально вежливым и любезным.

Некоторые люди регулярно поддерживают связь со всеми своими контактами, но большинство простых смертных этого не делают. Тем не менее когда после долгого перерыва вы хотите восстановить с кем-то связь, вы не должны чувствовать себя неловко. Главное – подготовиться и проявить человечность, то есть доброту, любопытство и благородство. Узнайте последние достижения этого человека, кратко сообщите о том, чем заняты вы, спросите, как у него дела, поделитесь информацией или идеей, которые могут его заинтересовать.

Вот пример того, как можно предложить встречу за чашкой кофе:

Привет, Фред. Мы давно не общались. Я узнал, что вы только что начали работу над новым стартапом. Мои поздравления! Как идут дела? Вас увлекла эта работа?

Несколько месяцев я, не поднимая головы, работал над новым сценарием и только теперь могу наконец перевести дух. Вы не хотите в ближайшие несколько недель встретиться за чашкой кофе и возобновить знакомство?

Если вам не нужна личная встреча, то хороший способ восстановления отношений – поделиться статьей, книгой или идеями. Например:

Привет, Натали. Как жизнь на Восточном побережье? Недавно, читая книгу Тайлера Коуэна «Среднего более не дано», я вспомнила о наших дискуссиях по поводу будущего. Очень интересная книга. Рецензию в WSJ можно найти здесь: [ссылка].

Единственное, чего следует избегать, – восстанавливать связь с человеком только тогда, когда вам от него что-то нужно. Он обязательно это поймет, и ваши отношения испортятся. Постарайтесь выработать привычку регулярно связываться с людьми и делиться чем-нибудь позитивным – отправить ссылку на статью, как в предыдущем примере, выразить восхищение благоприятными отзывами в прессе, отправить короткое сообщение через социальную сеть. И когда вам действительно понадобится о чем-то попросить, это не будет выглядеть неприятно.

В этой книге мы много говорили о просьбах. Но у просьбы есть следствие, о котором мы часто забываем, – благодарность. Кто-то дал вам рекомендацию и тем самым помог вашей карьере? Или вместе с вами работал над успешным проектом? Или оказал услугу, когда вы попали в затруднительное положение? Отправьте письмо с благодарностью и повысьте количество позитива в почтовом ящике этих людей. Им приятно знать, что они кому-то помогли. И как уже отмечалось выше, это увеличивает вероятность, что они в следующий раз помогут вам – или кому-то еще.

Вот пример такого письма:

Привет, Карла. Большое спасибо, что потратила время на рецензию моей биографии и отправила подробные замечания. Я только что опубликовала исправленную версию на своем сайте и теперь чувствую себя более уверенно, привлекая новых клиентов. Я у тебя в долгу!

Еще один пример:

Привет, Марк. Мы получили массу положительных откликов на новый сайт, который вы для нас сделали. Число обращений увеличилось на 50 %! Без вас мы бы этого не достигли. Мы очень ценим вашу отличную работу в этом проекте.

И еще один:

Привет, Салли! Как поживаете? Помните ту конференцию, которую вы рекомендовали мне в прошлом году? Так вот, я участвовала в ней и познакомилась с потрясающей женщиной предпринимателем, и мы с ней основали новую компанию! Огромное спасибо за подсказку – вы изменили всю мою жизнь!:)

Людям приятно знать, что они оказали вам услугу. Скажите им об этом.

Если вы пытаетесь организовать видеоконференцию, пригласить кого-то прочесть доклад или привлекаете новых клиентов, то электронная почта – превосходное средство для привлечения совершенно незнакомого человека. Уловка-22? Реклама повсеместна, и поэтому бывает очень сложно пробиться через весь мусор, заполняющий почтовый ящик, и добиться того, чтобы на вас обратили внимание. Таким образом, каждое ваше письмо с предложением должно быть ясным, убедительным, в нем не должно быть ничего лишнего.

Каждый случай уникален, и поэтому имеется несколько эмпирических правил, которым должны соответствовать все письма с предложением. Эти правила определяют, что спрашивать в первом абзаце, как убедить в серьезности своих намерений, продемонстрировать осведомленность о работе или компании получателя, а также прояснить дальнейшие шаги.

Вот пример письма, в котором фотографу предлагается участвовать в выпуске книжной серии:

Привет, Гейл. К вам обращается Люсинда Грей, помощник редактора в Burnside Press. Я работаю над сборником очерков и фотографий, доход от которого пойдет на борьбу с распространением малярии. Мне хотелось бы узнать, не согласитесь ли вы предоставить снимок из вашей потрясающей серии о Малави.

В прошлом году мы уже выпустили аналогичную книгу с целью сбора денег на борьбу с туберкулезом: было продано 50 000 экземпляров и собрано больше миллиона долларов.

Поскольку мы отдаем 90 % полученного дохода, то можем предложить вам лишь небольшую лицензионную плату в размере 500 долларов. Тем не менее мы рассчитываем на широкий круг читателей.

Если вас заинтересовало это предложение, я бы хотела попросить вас о кратком 5-минутном разговоре по телефону, чтобы мы могли обговорить детали вашего участия.

Вот еще один пример с просьбой к известной торговой марке спонсировать мероприятие: