E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

Будьте как можно вежливее. Всегда. Этот последний пункт более или менее подразумевается во всех приведенных выше советах, но его следует повторить еще раз. Потребность выпустить пар не может служить оправданием грубости в электронной переписке. Любая недоброжелательность обязательно вернется к вам или, того хуже, приведет к утрате контроля над ситуацией, в результате чего вы потратите на нее дополнительное время и силы. Другими словами, если вас не мотивирует к вежливости желание улучшить карму, пусть мотивирует экономия времени.

Проверка стиля

♦ Подумайте: уместно ли в данном случае электронное письмо?

♦ Не отправляйте писем, когда вы сердитесь, голодны или устали. (Я говорю серьезно.)

♦ Не обостряйте недоразумения по электронной почте.

♦ Спрашивайте разрешения, прежде чем кого-то рекомендовать.

♦ Пишите адрес электронной почты получателя, только составив черновик письма.

♦ Внимательно относитесь к скрытым копиям.

♦ Будьте как можно вежливее. Всегда.

Есть старая поговорка: «Инструменты – превосходные слуги, но очень плохие хозяева». Это справедливо и для информационных технологий. Один из навыков, которые необходимы всем нам в XXI веке, – это умение испытывать новые технологии и осваивать их.

Удивительное дело: электронной почте уже больше 25 лет, а она по-прежнему вносит неразбериху в нашу жизнь, по большей части из-за технического прогресса, меняющего время и средства получения писем. Выработали систему обработки почты, приходящей на рабочее место? А если сообщения начнут приходить на мобильный телефон? А если сигнал о приходе каждого нового письма начнут подавать смарт-часы? И так далее.

Электронная почта не уникальна – она лишь один из примеров того, как новая технология может быстро выйти на ведущие роли в нашей жизни. Широкое распространение смартфонов, текстовых сообщений и социальных сетей – все это оказало огромное влияние на наш образ жизни и работу: смартфоны позволяют найти нас где угодно, текстовые сообщения сделали лишними разговоры, а социальные сети отменили частную жизнь.

Эти разные изменения парадигмы еще не закончились. В мире постоянно изобретается что-то новое, и нам приходится менять свои взаимоотношения с уже существующими технологиями.

Десять лет назад мы не тратили время на социальные сети, потому что их просто не было. Теперь человек проводит только в социальных сетях в среднем 1,72 часа в день, а вообще в интернете – более 6 часов в день. Но чем мы жертвуем? На что бы мы тратили эти часы десять лет назад?

В сущности, каждая новая технология – это неожиданный экзамен для наших приоритетов, поскольку она предлагает новые удовольствия и развлечения, которые сражаются за наше внимание. Мы снова и снова должны выбирать, какое занятие заслуживает того, чтобы на нем сосредоточиться, а какое просто отвлечет нас, снизив эффективность.

Многие другие технологии вызывают у нас такое же раздражение, как электронная почта, и причины тому примерно одинаковые. Социальные сети, текстовые сообщения, программы чата в реальном времени – все это вызывающие привыкание системы с нерегулярным вознаграждением, которые стимулируют наш мозг крысы. Twitter, Facebook, Slack и другие социальные сети предлагают потоки информации, которые могут развлекать, информировать, удивлять. Но они никогда не бывают предсказуемыми. Каждое из таких информационных средств, как электронная почта, предлагает чрезвычайно привлекательный «рычаг», который мы можем нажать, чтобы избежать менее приятной (и утомительной) серьезной работы. Но если мы хотим чего-то достичь, то должны научиться не обращать на них внимания, когда его требуют более важные дела.

Аналогичным образом негативное смещение влияет на восприятие любого электронного сообщения, которое мы набираем, а не только электронной почты. Вы можете вспылить и отправить кому-либо с телефона неудачное текстовое сообщение или опубликовать необдуманный твит, который вызовет волну негативных отзывов, поскольку люди восприняли его не так, как вы рассчитывали. По мере того как наше взаимодействие с родными, друзьями и коллегами все больше зависит от технологий, лишенных традиционных социальных подсказок, таких как интонации и жесты, от нас требуется еще больше усилий для выражения эмпатии и энтузиазма, чтобы противостоять негативному смещению. Цифровой мир требует большей чуткости и тонкости, чем мы предполагали.

Более того, отказываясь от мира осязаемых, материальных средств коммуникации – газет, писем, квитанций – в пользу цифровых, мы переходим из состояния, ограниченного физическим пространством (в буквальном смысле – размером почтового ящика), в состояние, когда количество получаемой информации неограниченно. Другими словами, объем входящих сообщений – информация, вопросы и предложения других людей – теперь всегда превышает объем исходящих, того, на что мы в состоянии ответить. Можно потратить весь день, комментируя каждую новую запись друзей в Facebook или отвечая на каждый твит. Неограниченный поток информации поджидает нас ежесекундно, стремясь забрать столько нашего времени и сил, сколько мы готовы ему отдать.

Вот почему так важны стратегии, описанные во второй части книги: методичная постановка целей, составление ежедневного распорядка, установка ожиданий, своих и чужих, относительно времени и способа коммуникации. Речь не только об электронной почте, но также о более эффективном управлении вниманием с учетом любых отвлекающих факторов. Успех всегда приходит к тем, кто способен сосредоточиться на продолжительное время, чтобы добиться своих целей. По мере того как появляются новые приложения и каналы связи, это приобретает все большее значение. Умение найти средства (и силу воли) для расстановки приоритетов, для того, чтобы не сбиваться с курса и игнорировать не имеющие отношения к делу «возможности», – это очень важный навык в нашу бурную и требовательную цифровую эру.

С другой стороны, мы живем в мире с дефицитом внимания, и поэтому один из главных вызовов, который стоит перед нами, – научиться управлять вниманием и побуждать людей к действию. Мы все больше общаемся при помощи текста, а не лично, и умение писать стало важным навыком, который необходим всем. Нас все чаще судят (принимают или отвергают) именно по словам. Работодатель может просмотреть текст вашего профиля в LinkedIn или запись в персональном блоге, чтобы составить о вас представление. Если вы хотите, чтобы люди уделяли внимание вам, вашим идеям и продуктам, необходимо сформировать язык, который позволит услышать вас, выделив среди общего шума. Тот, кто сумеет понять, что все загружены делами и склонны отвлекаться, кто способен составлять краткие и убедительные тексты, которые привлекут внимание занятых людей, добьется больших успехов, чем тот, кто не овладел этим искусством.