Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

• Рассылка аннотированных слайдов по электронной почте. Создайте изображения размером 20,3 × 25,4 см в программе для презентации слайдов, которая позволяет добавлять подписи, и отправьте отчет в таком виде участникам группы. Это занимает примерно столько же времени, как и отсылка каждого файла по отдельности; однако может получиться слишком тяжелый файл, из-за чего не все его смогут открыть. Программы для презентации слайдов позволяют сохранить их в PDF-формате.

• Размещение файлов на сайте. Выложите файлы на сайт проекта или на один из открытых сайтов для размещения фотографий. Для больших фотографий (40 см в ширину) создайте маленькие изображения, примерно 7 × 10 см, а затем свяжите их интернет-ссылкой с подписью «Просмотр оригинального изображения».

• Переслать файл через файлообменник для вывода на печать. Многие интернет-сервисы позволяют переслать файл размером более 10 Мбайт. После этого остается лишь послать пароль доступа к файлу заказчику или спонсору.

• Публикация для онлайновой конференции. Используйте программу для создания презентаций, чтобы показать участникам группы результаты предыдущих встреч, и загрузите полученный файл в Интернет при помощи программы для онлайновых конференций.

Если группа использует онлайновую систему, подавайте ваши лекционные плакаты таким образом, чтобы их легко можно было читать в определенной последовательности. При размещении материалов в Интернете вы получаете дополнительное преимущество: данные могут быть снабжены дополнительными ссылками, что увеличивает объем необходимой информации. При некоторой доработке вы можете «нарезать» лекционный плакат кусочками, чтобы отдельные его области играли роль активных кнопок-ссылок, которые должны вести к более подробной информации. Это следует делать в том случае, если в результате работы группы вы создали очень подробную карту-схему, к которой впоследствии должны обращаться все сотрудники. Некоторые эксперты визуализации коллективного интеллекта пошли дальше: когда вы наводите указатель мыши на ту или иную часть изображения, всплывает поясняющий текст. Все это можно сделать при помощи популярного программного обеспечения.

Слева приведена схема, показывающая как электронная документация может быть связана с сайтом. Все эти функциональные возможности доступны в социальных сетях и в блогах, на тот случай, если у вашей организации нет корпоративной сети и сетевого администратора. Это, естественно, отнимает время, однако размещение рабочих материалов в Интернете увеличивает продуктивность работы команды и ее групповую память. На иллюстрации показаны небольшие иконки, ведущие к изображениям в большом формате. Большие изображения, как правило, лучше демонстрировать в отдельном окне браузера.

Рабочие группы все чаще встречаются на теле– и онлайновых конференциях, экономя на дорожных расходах. Многие выполняют основную массу работы по Сети и встречаются лично лишь время от времени. Команды, занятые сбытом, вообще общаются только по Сети, поскольку география их деятельности может быть очень широка. Как-то раз в самолете я сидел рядом с специалистом отдела продаж, работавшим в компании высоких технологий. Я спросил его, как действуют их дистрибьюторы, и он ответил, что они торгуют через Интернет или с помощью телеконференций. «Зачем же вы тогда куда-то летите?» – спросил я в недоумении. «Мне необходимо встретиться с людьми лично, чтобы построить отношения. Я менеджер, и меня невозможно заменить».

Одна из моих коллег считает, что членам команд совершенно нет необходимости встречаться в реальности. Она живет в Калифорнии, и у нее есть коллеги в Англии, которым она очень доверяет, но они никогда не встречались друг с другом. Я полагаю, что с развитием телефонии и видеосвязи и снижением стоимости международной связи виртуальное общение перейдет в разряд обыденного.

И все же большинство моих знакомых по-прежнему считает, что личные встречи очень важны, и не жалеют средств на коллективные мероприятия и личное общение сотрудников. Я думаю, такие встречи очень важны и при контактах сотрудников, принадлежащих к разным культурам и имеющих разный опыт, тем более что даже деловой вариант английского у них разный, не говоря о метафорах, способствующих осмыслению работы. Виртуальная реальность будет расти, но возрастет и потребность в рабочих встречах, причем не только очных. Работа, перенесенная в виртуальное пространство, рождает стресс, но не так все плохо. Решение многих проблем найдено уже сегодня.

Во время онлайновых встреч удерживать внимание людей очень сложно, и метод визуализации коллективного интеллекта прямо нацелен на решение этой проблемы. Ведущие, использующие метод визуализации коллективного интеллекта, без графических заготовок будут испытывать трудности в фиксации предложений участников процесса, им придется переспрашивать, проводить опросы, выслушивать каждого и при этом поддерживать вовлеченность каждого в работу. Мультизадачность по-прежнему составляет одну из главных проблем.

Мне довелось проводить онлайновую встречу при помощи программного обеспечения, которое позволяло видеть, открыто у участников встречи окно с конференцией или нет. И выяснилось, что примерно у четверти участников окно конференции было загорожено другими диалоговыми окнами. Единственный способ привлечь внимание людей и добиться их включенности в работу – организовать встречу так, чтобы происходящее на экране было по-настоящему интересным. Все это требует большей подготовительной работы и дисциплинированности, чем очная встреча. Такое общение ограничено временными рамками, и у вас меньше возможностей понять, как реагируют люди на ту или иную мысль.