Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

• Цифровая фиксация. Во время крупных встреч участники не в силах внимательно изучить большие лекционные плакаты, на которых сведены результаты работы небольших групп. Но можно прибегнуть к альтернативному способу – фиксировать предложения виртуально и проецировать полученные результаты на несколько больших экранов. Такая фиксации не столь удобна для прояснения внутренних связей и структур, но позволяет дать понять присутствующим, что их вклад в общее дело учитывается.

Большинство дизайнеров, создающих пространство рабочих комнат, предполагают, что, если люди станут использовать какие-то изображения, им понадобятся проекторы и доски для демонстрации. Во всяком случае изначально предполагается, что экран должен висеть в центре и на нем будут показывать слайды. В результате экспертам по визуализации приходится задействовать все свои творческие способности, если им необходимо работать на больших панно. Проблема в том, как использовать пространство стен и приклеить на них скотчем большие бумажные панно. Несмотря на очевидные препятствия, это вполне осуществимо. Ниже я остановлюсь на некоторых чисто технических вопросах и решениях.

• В помещении нет ровных стен. Самое простое решение – сделать щиты из пенопласта, фанеры или оргалита. Щиты крепятся на два подрамника размером 1,2 × 2,4 м каждый. Во всех отелях и конференц-центрах есть подрамники с небольшими крючками для подвески экранов. Убедитесь, что у вас будет хотя бы две такие рамки. Можно использовать и белые лекционные доски на колесиках или переносные экраны (примеры щитов см.: www.neuland.biz).

• К стенам ничего нельзя приклеивать. Владельцы многих отелей запрещают пользоваться скотчем, потому что он может испортить хрупкую поверхность стен. Если у вас нет складных подрамников, придется что-то изобретать. Я выхожу из положения при помощи белой малярной ленты. Преимущество больших листов бумаги в том, что их можно раскатать по стене во всю длину – на 3 или 4,5 м, ничего под них не подкладывая. Очень часто можно клеить скотч на профили стен, рамы висящих на стене картин или фрамуги окон и ничего не испортить.

• Передвижение лекционных плакатов и панно с места на место. Необходимо заранее спланировать, где будут размещены лекционные плакаты групп и как их перемещать в ходе встречи. Для этого нужно создать отдельную команду. Стенки из фанеры или оргалита лучше перетаскивать вдвоем, как и больше лекционные плакаты. Пенопласт легкий, его вполне может перенести с места на место один человек.

• Панорамное сканирование. На Западе, где принято читать слева направо, можно располагать большие лекционные плакаты в том порядке, в котором они были созданы в ходе работы. Для небольших групп это не столь важно, однако необходимо представлять, как люди будут читать эти плакаты. Если вам надо вернуться к плакатам в ходе пленарного заседания либо использовать их для голосования или определения рейтинга стикерами-точками, следует разместить их перед аудиторией. Если лекционные плакаты нужны только для «прогулок по галерее», их можно разместить в самых разных местах. Если это поможет людям увидеть результаты их интеллектуальной деятельности, возможность обнаружения внутренних связей и структур в визуализированных данных будет выше. Чтобы проверить, насколько эффективно расположены плакаты и панно, представьте, что вы один из участников, сидящих в самом дальнем конце зала. Дает ли какой-то эффект такое расположение плакатов?

• Непоследовательность в заголовках. Небольшие группы часто дают не очень удачные названия своим плакатам или пишут заголовки так мелко, что их трудно прочитать. Избежать возникновения проблемы можно, если:

• дать название плакатам заранее, когда их только развешивают в комнате, где будет работать группа;

• озаглавить плакаты в тот момент, когда вы сообщаете, сколько времени осталось до конца работы;

• написать большие заголовки для плакатов в тот день, когда группы собираются на пленарное обсуждение.

• Освещение. Многие конференц-залы приспособлены для показа слайдов, поэтому в них легко затемнить пространство перед аудиторией. Но, когда вы работаете с графическими заготовками, вам, напротив, нужно хорошее освещение. Поэтому я всегда осматриваю помещение перед началом работы, чтобы увидеть, как оно освещено. Вариантов может быть много, но есть несколько способов решения этой проблемы.

• Попросите администрацию зала или отеля предоставить вам прожекторы.

• Экран для проектора разместите не в центре, а сбоку.

• Посадите людей лицом к длинной боковой стене, а проектор направьте на короткую стену.

• Развесьте плакаты напротив окон, если это возможно.

В работе группы, которая должна пройти в интерактивном и инновационном ключе, важную роль играет создание условий для диалога. Речь идет о тех элементах повестки дня, основных правилах и других концептуальных вещах, которые создают само пространство общения. Если в ходе встречи люди недоумевают, зачем их сюда пригласили, не понимают, что придется обсуждать, то уйдет масса времени и энергии на прояснение всех этих моментов – энергии, которая должна пойти на установление диалога. Если люди не могут найти туалет или ориентироваться в здании, это тоже мешает диалогу. Вот почему так важно учитывать практику «хождения на веслах», о которой я говорил в главе 12. Создание условий для диалога зависит и от согласия руководства оставаться в предписанных рамках встречи. Но все же условия для диалога – по существу, открытая система. Если вы распишите каждую минуту встречи и будете жестко следовать схеме, люди вряд ли смогут проявить себя с творческой стороны; но, если в рамках заданной структуры вы оставите им пространство для эксперимента и импровизации, группа станет работать активнее и с большей отдачей.