Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

Я представил здесь лишь несколько форматов, которые позволяют достичь отличных результатов в организации процесса планирования, если вы начинаете работу с простой графической заготовки, а не на чистом листе бумаги. Создание таких заготовок под силу каждому. Но если вы вступаете в более специализированные области, такие как продажи, маркетинг, стратегии, руководство или какие-либо другие, которые содержат методологии, сопутствующие сложившимся практикам и инструментам, создание по-настоящему эффективных заготовок, которые можно использовать постоянно, потребует опыта. И в этом случае компании The Grove есть что предложить своим клиентам, хотя я, естественно, выступаю здесь как лицо заинтересованное.

Ключевой фактор успеха в применении графической заготовки заключается в следующем: вы должны спросить себя, какие наиболее важные элементы необходимы группе, чтобы сконцентрироваться на разбираемой в ходе встречи проблеме, и, ответив на этот вопрос, инкорпорировать эти элементы в большую диаграмму. Если вам затем удастся вовлечь группу в процесс определения этих элементов, заготовка сработает еще эффективнее.

Следующим шагом следует считать переход от использования простых графических заготовок к последовательностям заготовок, создающих среду, помогающую присутствующим мыслить панорамно. Мне довелось работать с одной из ведущих компаний, которая занималась разработкой сложной технологии размена монет. Поскольку размен монет нужен в разных ситуациях, их продукт выходит на самые разные рынки, причем на каждом рынке свои трудности: клиентская база, ценообразование, сбыт, дистрибуция. Высшее руководство компании нуждалось в аналитической поддержке, определяя, какой из рынков будет наиболее перспективным.

Мы решили, что каждая команда создаст свою карту контекста рынка, проведет анализ его сильных сторон, проблем, возможностей и угроз положения, в котором находится компания на данном рынке, а также составит диаграмму из пяти шагов, иллюстрирующих потенциальные цели и инициативы, необходимые для завоевания рынка, указав его размеры, доходность и затратность. Настал день, когда около двадцати членов рабочих групп собрались вместе. Каждая группа представила три графические заготовки. Все это заняло некоторое количество времени, однако в результате мы развесили по стенам все 12 заготовок. Оживленная дискуссия по стратегии развития бизнеса отняла три часа, такого мне еще никогда не доводилось видеть: каждый из членов команды буквально видел все потенциальные возможности и трудности. Я осуществлял визуальную поддержку работы этого отделения в течение четырех лет, и оно стабильно приносило доход, что, как мне кажется, было неслучайным.

Таковы возможности визуального планирования. Широкоформатные цифровые экраны и мультимониторы войдут в нашу повседневную жизнь уже на нашем веку, и, как мне кажется, в настоящее время такой стиль работы еще только набирает силы.

Практически любое начинание нуждается в проведении более одной рабочей встречи, а большие собрания, как правило, представляют собой сотрудничество разных по размеру групп. Их работа должна приносить плоды. Это касается и организации продаж, когда проводятся многочисленные встречи с клиентами, и создания обучающих программ, планирования, разработки нового продукта – словом, любого процесса, подразумевающего развитие и работу с новыми данными. В сущности, мне трудно представить предприятие, которое можно создать за одну встречу.

В этой главе речь пойдет о том, как помочь людям увидеть, что происходит в ходе серии встреч, в масштабе конференции. Во многом этот круг задач вскрывает самые сильные стороны метода визуализации коллективного интеллекта, поскольку без методов, которые я опишу в этой главе, большая часть обсуждаемого материала легко забывается. Для начала мы разберем вопросы организации серий очных встреч. Следующие главы посвящены работе с диаграммами в онлайновом режиме одновременно с несколькими группами.

Начнем разговор с самой распространенной практики: группа делится на небольшие подгруппы, чтобы добиться максимального участия всех ее членов. Эти группы могут быть любого размера: как пара, так и несколько десятков человек. Обычно подгруппы по завершении работы собираются, чтобы обсудить результаты. Работу подгрупп со стикерами мы уже разбирали.

В работе с большими группами наиболее распространенным считается метод формирования небольших групп, каждая из которых должна зафиксировать результаты своей работы на четырех-пяти листах (лекционных плакатах) размером с флипчарт и кратко о них рассказать. Предполагается, что в этом случае собравшиеся увидят всю картину в целом, так что процесс коллективного анализа не будет утомительным. К несчастью, работа на таких листах может быть крайне неудобна.

Как известно, мозг человека не может удерживать в памяти более пяти-шести блоков информации одновременно, т. е. нельзя рассчитывать, что люди моментально воспримут лист бумаги (или слайд) с маркированным списком из шести-семи позиций. А уж если таких листов и диаграмм сотни, ни о каком реальном восприятии речь идти не может. Придется менять повестку дня.