Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

Таки образом, схема представляет собой интегрированную картину взаимодействия всех четырех потоков – некую «схему по умолчанию», если говорить на языке компьютерного программирования. Но обратите внимание на маленькие стрелочки, указывающие вперед и назад, – они дают понять, что в реальности все вовлеченные в командную работу люди находятся на разных стадиях осознания проблемы, могут двигаться в разных направлениях, возвращаясь назад, чтобы проработать упущенные моменты. Подобно модели клавиатуры Group Graphic, о которой мы говорили, эта модель организована таким образом, что основные ее элементы находятся слева, а самые сложные и трудные – справа; причем, как и в случае с клавиатурой, на позднейших стадиях базовые элементы входят в состав более сложных. Таким образом, модель эффективной работы группы становится ментальной клавиатурой, помогающий понимать, как устроен процесс работы в команде.

Недавно сотрудники The Grove закончили обсуждение целей, которые предстоит достичь компании в следующем году; нам пришлось приложить немало усилий, чтобы прояснить наши главные цели. Трудности, стоящие перед нами, сводятся к координации действий во времени, а также к сбалансированию конкурирующих аспектов спроса; поэтому мы говорили не о целях как таковых. В ходе изначального планирования казалось, что наш уровень единодушия пребывает на должной высоте. Когда же мы повесили на стену карту со стратегическим планом наших действий с временной шкалой и приступили к определению важных вех, разговор перешел на совершенно другой уровень – внимания к специфическим деталям и напряженности. Мы погрузились в стадию воплощения замысла в жизнь.

Эта карта процесса иллюстрирует самые распространенные визуальные инструменты, которые используются на рабочих встречах, выделенных кружками. По мере того как вы будете углублять свое понимание организационных процессов, вы заметите, что процессы, требующие большей концентрации, «вложены» в процессы, носящие более сложный характер. Например, можно осуществлять крупномасштабный процесс планирования, в ходе которого состоятся все типы указанных здесь встреч. Это относится и к компании по оптимизации производства. Конечно, вы можете обойтись только одним или двумя типами встреч. Подобного рода модели предлагают определенную гибкость.

Я взял за основу модель эффективной работы, чтобы рассмотреть типы встреч, и осознал, что они отражают стадии, которые группа должна пройти. На самом общем уровне формирования стратегии создания группы и планирование обеспечиваются первичным ориентированием ее членов, встречами, посвященными формированию группы и планированию проекта. Первые разделы книги содержат достаточно инструментов для этих стадий работы.

Стадии претворения идей в жизнь, показанные на следующей странице, обеспечиваются встречами, посвященными принятию решений и обзорам проектов, творческими инновациями и действиями, связанными с разработкой. В современном мире цифровых технологий все может происходить в виртуальной среде – и переговоры, и конференции.

Ниже приведены самые лучшие и проверенные методы командной работы, рассматриваемые в книге.

• Устав команды. Определите все цели и задачи команды, рекомендованные спонсорами, и представьте их графически. Это и будет ее уставом.

• Профиль команды. Потратьте время и зафиксируйте на плакате все умения и ресурсы, которыми обладают участники команды.

• Четкое определение цели. Необходимость этого процесса в работе команды трудно переоценить. Он представляет собой главную составляющую графически представленного стратегического плана. Здесь вам нужно поработать со стикерами.

• Процесс принятия решения. Следующая глава посвящена созданию так называемой «воронки принятия решения»; в ней подробно разобраны шаги в сторону конкретизации факторов, влияющих на принятие решений, и достижения согласия.

• Планирование действий. Создание стратегического плана или его эквивалента даст возможность получить руководство к действию, с которым команда должна соотносить свою деятельность. Создание такого плана силами команды методом визуализации коллективного интеллекта повышает шанс, что все участники получат единую картину происходящего. Естественно, один человек сможет быстрее написать план, однако вероятно, что люди не смогут выполнять этот план или же он будет вызывать возражения.

• Мониторинг выполнения проекта. Весьма важная практика регулярного отслеживания выполнения работ по проекту. В данном случае полезно воспользоваться визуальными заготовками для стратегического планирования и перечнями мероприятий.

• Ситуационные исследования. Организация, стремящаяся добиться высокой эффективности в работе, поддерживает проведение ситуационных исследований. Графическая составляющая таких исследований позволяет сотрудникам видеть и анализировать их результаты.

Серия встреч достигает своего апогея, когда наступает ключевой момент – принятие решения. Ориентирование и включение группы в работу и осмысление всех идей – все это приходит в голову, когда люди должны прийти к согласию и взять на себя обязательства. Применение метода визуализации коллективного интеллекта может помочь вам в работе, если вы последуете простым инструкциям, приведенным в этой главе. Процесс этот складывается из следующих этапов:

1. Четко определите, какого рода процесс принятия решения вы собираетесь использовать, прежде чем подводить группу к этому этапу. (Используйте иллюстрацию процесса принятия решений, приведенную на этой странице.)

2. Нарисуйте «воронку принятия решения» – схему шагов, которые вы должны выполнить, чтобы прийти к согласию.

3. Примите решение и создайте его графическую репрезентацию.

4. Оцените принятое решение с точки зрения доверия к нему участников команды.

5. Задокументируйте и напомните о принятом решении по электронной почте.