Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

К рассказу подключился мастер Бу:

– Мы подготовили файлы, но не знали, сколько они будут печататься. Когда нужно было собрать все документы в один пакет, оказалось, что мы не успели распечатать то одну мелочь, то другую… Чтобы отвезти документы, потребовалось сорок минут, а не двадцать… Вот так мы и опоздали. Мы готовили тендер несколько недель, остановив все другие работы. И опоздали на пятнадцать минут! Всего лишь четверть часа, мастер Са! Все пошло насмарку. Наши документы не приняли. Серьезно. Это была государственная структура, и она отказалась принимать документы позже положенного срока.

Имелась причина. Мероприятие было очень серьезное, и заказчики имели право сказать: «Если вы не в состоянии соблюдать сроки, вы еще не готовы работать с нами». И мы сами это понимали. Мы увидели себя такими, какие мы есть: мы многое умели и могли, но были не готовы к таким проектам.

На несколько дней компания погрузилась в траур. Все ходили подавленные, все валилось из рук. Каждый думал: «Мы не готовы. Мы не готовы. Увы. Мы опаздываем, значит, не готовы!» Тогда мы сделали вывод. Мы заметили, что и в других тендерах нам не хватало нескольких минут, часов или дней, чтобы все закончить. Мы регулярно срывали сроки и… прощали это себе. И наши Клиенты тоже прощали. Всегда срабатывало, но не на этот раз. Нужно было принять для себя правило: нарушать дедлайны недопустимо. Так же недопустимо, как сквернословить или воровать.

Вот правда. Мы собрали всех сотрудников агентства и озвучили свои выводы. Дедлайны стали соблюдаться. Раз за разом мы вовремя готовили сметы, предложения. Видя, что дедлайн слишком близок, мы или просили об отсрочке, или отказывались от участия в тендере. Понимая, что чего-то не успеем, заранее просили дать нам немного больше времени. Но дедлайны больше не нарушали никогда.

Знаете, со временем это становится естественно, воспринимается как общий порядок вещей. Прошло много лет. Никто не помнит те времена, когда дедлайны можно было срывать. Это перестает быть проблемой, когда все в компании знают, что дедлайн – это серьезно. Никого не нужно убеждать, все и так понимают.

Словом, у нас нет проблемы с дедлайнами. Мы выучили урок.

Мастер Са сидел неподвижно с остывшей чашкой чая в руке. Рассказ впечатлил его, и он твердо решил передать эту историю своим сотрудникам.

Как-то раз мастер Бу затеял ремонт в своем доме. Он недаром гордился умением планировать: составил смету, график работ, подобрал бригаду рабочих с ясными, не замутненными алкоголем глазами. По прошествии отведенных на ремонт двух месяцев выяснилось, что работа не завершена. В стенах дома зияли дыры, пол не покрывало благородное дерево.

Главное, чему удивился Бу: почти ни один из сорока подрядчиков по ремонту не выполнил работу в срок. Кто-то задержал на день, кто-то на несколько недель. За одним исключением: мастер из Швеции И Ке А сделал все как обещал.

Каждый из тех, кто не выдержал срок, с готовностью рассказывал мастеру Бу, почему так вышло. Много заказов, говорили одни, возникли проблемы на производстве, говорили другие, новогодние праздники, вы же понимаете, говорили третьи. Каждый непринужденно приводил причины. Им казалось, что обстоятельства их оправдывают.

И в этот момент у мастера Бу произошло озарение. Точнее, он прозрел будущее.

Совсем скоро, если так и дальше пойдет, все ключевые позиции в И-Го займут евентисты. Евентист на месте руководителя всех железных дорог или главы всех На Но разработок. Даже на месте руководителя страны. Просто потому, что евентисты знают один секрет, известный как тайна Дед Лайна.

Дед Лайн – главный секрет профессии евентиста. Дед Лайн неумолим и не обсуждаем. Его нельзя сдвигать, в нем нельзя сомневаться. Если мероприятие назначено на 1 января, оно пройдет 1 января. Хотите вы этого или нет. Выспались вы или нет. Есть у вас настроение или нет. Дед Лайн – главный закон евентистов.

Ваше право сделать все в последние два дня или даже в последнюю ночь. Ваше право работать по несколько часов в течение недели перед мероприятием. Важно только одно: все должно быть закончено перед Дед Лайном.

Каждый евентист знает это. И, похоже, не так много представителей других профессий в мире обладают этим знанием.

Когда в И-Го проходила Олимпиада, много было сомнений и разговоров. Пройдет ли хорошо, надо ли проводить, кто и почему привлечен к стройке. Не сомневались только в одном: она пройдет в указанные дни. И тогда строители тоже узнали секрет Дед Лайна и сдали все вовремя.

Вот несколько следствий из знания о Дед Лайне.

1. Препятствия на твоем пути не важны. Расскажи о них, если хочешь, но потом сразу переходи к возможным решениям.

2. Разные люди идут к Дед Лайнам разными путями. Кто-то планирует и делает все заранее. Это мудрые евентисты. Кто-то делает все в последний момент, мало спит, много бегает. Это евентисты, которым нужен адреналин.

3. Вы можете быть хорошим парнем или девушкой, но если вы не уважаете Дед Лайн, то будете изгнаны из рядов евентистов.

В этом отношении мероприятия – модель жизни: вводные все время меняются, ресурсы ограниченны, а Дед Лайн неизбежен. И все надо успеть, хочешь или нет.

Если бы кто-то спросил мастера Бу, какое самое главное изменение необходимо в стране И-Го, он ответил бы следующее. Нужно, чтобы закон Дед Лайна стал обязательным для каждого гражданина и каждой компании, от небольшой лавочки до гигантской корпорации, исполняющей мечты. Этого достаточно для процветания.

Сдать вовремя важнее, чем еще немного улучшить и сдать позже срока.

Помните о секрете Дед Лайна и о том, что скоро миром будут править те, кто следует его закону.

Как-то раз мастер Бу и мастер Шу встречались с коллегой, мастером Са – руководителем крутого регионального агентства из города Женоров. Попивая чай, они делились новостями об успехах своих компаний. Наконец мастер Са задал вопрос, который давно его волновал:

– Мне очень нравится, как выглядят проекты вашей компании. Но если я буду работать так, моя компания обанкротится. Мы будем тратить все деньги на декор, режиссеров, технику… Если нужно сделать выбор между качеством и прибыльностью, что выбрать?

Мастер Бу и мастер Шу переглянулись. Мастер Бу кивнул, и тогда мастер Шу, поглаживая бороду, поделился своими соображениями:

– Любезный мастер Са! Большинство компаний, оказывающих профессиональные услуги, постоянно встают перед дилеммой, что выбрать в данный момент – повышение прибыльности или повышение качества? Если направить больше денег на улучшение продукта, то потребители получат лучшее качество. Компания потеряет в рентабельности, ее прибыль будет ниже, чем у конкурентов. Но зато продукт станет заметно лучше, а значит, потребители придут в восторг, начнут рекомендовать компанию и ее продукт. Из-за этого продажи увеличатся, и компания сможет получить больше прибыли. Но компания не может все время работать на перспективу. Прибыльность нужна, чтобы она могла привлекать талантливых сотрудников на рынке, тратиться на маркетинг, на исследования, выплачивать дивиденды. Это как человеческие шаги – левой, правой, левой, правой. Так же и ход развития компании: инвестиции – прибыльность, инвестиции – прибыльность. Одно следует за другим, и этот ритм не следует прерывать.