Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

– Какая поучительная история, мастер Шу!

Однажды у мастера Бу спросили, какой стиль управления лучше для компании – демократия или авторитаризм. Не секрет, что евентисты бывают разные. Некоторые требуют беспрекословного подчинения, другие терпеливо выслушивают все мнения и находят компромисс.

Мастер Бу ответил следующее:

– Организация проекта требует сочетания нескольких стилей.

На стадии планирования вы должны быть ярым демократом. Креатив не терпит тирании. Нужно выслушать все идеи, играть ими до тех пор, пока не найдется лучший вариант. Абсолютно все мнения должны быть выслушаны и учтены. Вы должны быть не центром дискуссии, а гостеприимным хозяином.

А на следующем этапе, на этапе реализации, вы должны стать диктатором. Когда идея определена и утверждена, наступает эпоха деспотизма. План подготовки должен выполняться безукоризненно. Это период не дискуссий, а реализации. Теперь бесконечные улучшения принесут больше вреда, чем пользы.

После мероприятия опять может вернуться демократия. Нужно оценить вклад каждого, похвалить, кого надо, и дать честную оценку работе всех.

Как-то раз мастер Бу и мастер Шу вели беседу о разумных инвестициях.

– Я тут решил закрыть счет в банке. Знаете почему, любезный мастер Бу? Я открыл мобильное приложение, которое сделали сотрудники банка. Приложение казалось очень удобным, но имелась одна небольшая деталь, которая все испортила. Возникла необходимость в банковской услуге, и я отправился в ближайший ко мне филиал. В приложении как раз указывалось место на карте. Но когда я приехал, оказалось, что филиала там нет. Я позвонил в банк. Передо мной очень вежливо извинились, сказав, что карта устарела и скоро они ее исправят. Однако этого не произошло. Тогда я написал в службу поддержки банка. И, знаете, передо мной снова вежливо извинились и снова пообещали исправить, правда, на этот раз оговорили срок – через две недели.

– И что случилось?

– А ничего. Никто ничего не исправил. Я подумал, что, если в банке не хотят исправлять ошибки, я не могу доверять деньги этой организации. Я был доволен их сервисом, сотрудники всегда были вежливы (а для меня это важно), но они работают в том секторе бизнеса, где еще важнее доверие. Ошибки случаются, да. Но важно еще и то, как организация реагирует на ошибки.

– Людям свойственно ошибаться, мастер Шу.

– Да, безусловно. Людям свойственно ошибаться, но организациям не свойственно прощать. Корпоративный мир более суров, в нем меньше гуманизма.

Я забрал все деньги из того банка. Закрыл счет нашей компании, перевел деньги в другой банк. Он был не лучше, но в новом банке работники старались, росли.

– Каков же ваш вывод, мастер Шу?

– Большое познается в малом. Если банк неаккуратен, не стремится исправить мелкие ошибки, значит, скоро дойдет и до больших.

– Неужели первый банк обанкротился?

– Пока нет. Я не желаю им проблем, но не буду удивлен, если таковые возникнут. Кстати, помните, как мы ночью искали экраны 3 × 8 для фэшн-шоу?

– Да, прекрасно помню.

Мастер Бу и мастер Шу погрузились в воспоминания. Как-то раз они делали проект для косметической компании. Все технические чертежи были подписаны, декорации построены и установлены на сцене. Как всегда, из-за оптимизации бюджетов и поиска компромиссов сцена в результате выглядела не так, как задумывалась изначально. И вот накануне мероприятия с инспекцией пришел самый-главный-вице-президент – властная дама, говорившая с иностранным акцентом. Она заявила, что все не годится. Она открыла свой ноутбук и нашла в почте старое письмо с эскизами сцены. На эскизах экраны выглядели больше и соотношение сторон было иным. Красиво, лучше, чем получилось в итоге, после всех компромиссов. И тогда дама-вице-президент заявила:

– Я понимаю, что мои подчиненные подписали чертежи. Но это не важно. Вы ведете дела со мной, а не с ними. Если хотите вести дела со мной дальше, сделайте так, чтобы это (она указала на готовую сцену) было похоже на это (она показала на красивый эскиз). Я понимаю, сложно. Но я делаю свою часть работы – ищу деньги для мероприятий, зарабатываю их. А вы сделайте свою часть – упоительно прекрасное мероприятие. Подтвердите свою репутацию крутого агентства. Посмотрим, как вы справитесь, и сделаем вывод, можно ли с вами дальше работать или мне нужно дать шанс другим агентствам.

Спорить бесполезно. Формально можно ничего не делать, но, чтобы удержать Клиента и подтвердить репутацию, пришлось постараться.

– Мы тогда подтвердили свою репутацию.

– Да уж, веселая выдалась ночка.

Мастер Бу и мастер Шу предались приятным воспоминаниям об исправленных ошибках.

Мастер Бу вспомнил бесконечную вереницу конференций, тренингов, презентаций, тусовок, выездов и нарисовал в своем блокноте фигуру человека с фонарем в руках.

Древнегреческий философ Диоген Лаэртский знаменит тем, что ходил днем по улицам города с фонарем. На вопрос, зачем он это делает, отвечал: «Ищу человека». С таким же фонарем легко можно пройтись по традиционным мероприятиям. И на вопрос секьюрити ответить: «Ищу мероприятия со смыслом». Или: «Ищу мероприятия, которые работают».

Процесс организации, подготовки мероприятия, с одной стороны, и наше сознание – с другой устроены так, что нам гораздо проще заниматься вопросами, связанными с логистикой, а не с содержанием.

Вопросы логистики гораздо более понятны, процесс их реализации легко оценить; так же легко представить последствия нерешенных вопросов. Любой из пунктов логистики мероприятия – тревел, аренда, техника, персонал, декорации – без должного внимания начинает грозить катастрофой, затмевающей все достоинства проекта.

Нам проще оперировать осязаемыми параметрами. Нам проще задать вопросы «сколько стоит», «где», «кто привезет», чем «что почувствуют гости», «зачем это делается», «как добиться эффекта». В итоге перекос в сторону логистики становится таким серьезным, что многие мероприятия превращаются в набор логистических вопросов без понимания содержательного момента.

Что такое содержание мероприятия? Это, например, выбор формата. Выбор формата вначале определяет все последующие шаги. Выбор концепции. Процесс подготовки спикеров, материалов. Умение выступать. Инфраструктура для общения участников, для новых связей. Интерактивные элементы, включающие участников в мероприятие. Весь контент: слайды, видеоролики, тексты.

Когда вы только начинаете планировать мероприятие, подступаете к формированию бюджета, определяете основные блоки бюджета, вы неожиданно для себя можете обнаружить, что 90 % бюджета у вас уже нет: определив бюджет на площадку, на кейтеринг, на технику, на декорации, вы уже истратили 90 % средств.