Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Почему увеличить число сотрудников не обязательно значит добиться успеха? Есть несколько причин.

1. Задачи взаимосвязаны как в программировании, так и в организации мероприятий. Вы не можете разбить проект на несколько независимых задач и поручить некоторые свежим силам. Выполнение одной части зависит от выполнения другой, начало подготовки одной возможно только после завершения работы над другой.

2. Люди в команде тратят время на взаимодействие друг с другом, на разговоры и совещания. С ростом участников рабочей группы время на взаимодействие растет квадратично. Поэтому, когда людей становится слишком много, количественный фактор начинает не ускорять, а замедлять подготовку. Коллеги тратят больше времени на общение, чем на работу.

3. Привлечение дополнительных специалистов в команду может замедлить подготовку еще и по той причине, что новичкам требуется время на обучение. И если вы находитесь на финальной стадии, то существует риск, что этого времени у вас не будет, а «старички» не захотят (не найдут в себе сил) выделять время на обучение.

На рисунке показано, как усложняется общение с увеличением людей в рабочей группе.

Вот несколько выводов, которые могут быть полезны евентистам.

1. Небольшие автономные группы для реализации большого проекта более эффективны. Разделяйте рабочую группу на мини-команды. Так вы оптимизируете время и силы. В противном случае они будут потрачены на коммуникацию.

2. Попав в команду, новые члены некоторое время будут работать с невысокой эффективностью. У этого есть как психологические, так и логистические причины. Психологические – обычно нужно время, чтобы перейти в стрессовый, динамичный режим подготовки к проекту. Логистические – они не знают того, что знаете вы: нужных контактов, процедур, скрытых ограничений и правил. Заложите период «низкой эффективности» в график подготовки, подключите свежую команду с запасом времени.

3. Спасение проекта, находящегося в кризисе, путем увеличения числа сотрудников – плохой путь. Вы перегружаете «старичков» новыми задачами, а новички могут не успеть включиться. Нужно концентрироваться на оптимизации деятельности существующей рабочей группы.

Как-то раз мастер Шу путешествовал по великой северной империи И-Го. В отдаленном городке на берегу широкой реки он давал интервью местному телеканалу о смысле жизни и вообще. Симпатичная журналистка, ведущая утреннего телешоу, одетая в коротенькое кимоно, задавала ему вопросы о природе успеха.

– Есть ли какой-то секрет, какая-то тайная магия успешных людей, мастер Шу? – спросила она.

Мастер Шу погладил седую бороду и изрек:

– Существуют люди, любящие работать, и те, кто хочет заработать деньги и «уйти на пенсию»… Но работа – не время, проведенное на стуле. Работа – это усилия. И результат. Есть люди, которым все удается, они добиваются результата. У каждого из нас есть такие знакомые. Понаблюдайте за ними. Если они играют в баскетбол, то попадают в кольцо. Если в футбол, то забивают мячи. Если занимаются бизнесом, то везде приходят вовремя, выполняют обещания, их не подводят подрядчики, им не мешает погода, пробки на дорогах. И вообще, кажется, что жизненные неурядицы проходят мимо них стороной. Все стремятся им помочь и помогают.

Конечно, если ты очень симпатичная девушка или богатый старик, многие стремятся помочь тебе. Но я говорю не об этом. Я об обычных людях. Они удачливы, и кажется, что вокруг них ореол успеха.

Кроме магии, у таких людей есть еще одно свойство – они очень недоверчивы. Они не верят, что все пройдет хорошо само собой. Они не думают о людях плохо, но не верят, будто люди совершенны и помнят о своих обещаниях. Поэтому они все проверяют и перепроверяют. Напоминают своим друзьям о сроках ДО того, как сроки прошли (а не негодуют, как же можно было забыть). Не верят в порядочность, поэтому не дают шансов «ошибиться». Любят бумаги. Готовятся ко всем возможным неприятным обстоятельствам и потому избегают их. Они не считают, что все кругом идиоты: заранее выразив беспокойство, они позволяют другим проявить лучшие качества вовремя. Они зануды и добиваются не расплывчатых «может быть», а твердых обязательств, со сроками и ответственностью. И они все доводят до конца.

Именно такие параноики добиваются успеха. С ними приятно иметь дело.

Мастер Шу закончил говорить, и телеканал включил рекламу. Симпатичная журналистка, ведущая утреннего телешоу, поблагодарила мастера Шу за интервью и в знак благодарности подарила фирменную кружку, из которой еще долго пили зеленый чай в офисе Пре-Мо.

Как-то раз менеджер Ли На работал на мероприятии. Это был летний семейный праздник. С утра погода стояла отличная, и гости получали удовольствие. Их было даже больше, чем ожидалось, так как идея мероприятия была отличная и погода манила в парк. К тому же становилось ясно, что еда закончится раньше срока. Менеджер Ли На раздумывал, что делать. Стоит ли заказать еще еды у кейтеринговой компании, пока остается время, или лучше через несколько часов закрыть станции питания и извиниться перед заказчиком? Менеджер Ли На обратился к мастеру Шу.

– Мастер Шу, как нам поступить? Нужно ли заказывать дополнительную еду? Я не могу найти Клиента, а время уходит.

– Какова цена ошибки?

– Довольно велика… – Менеджер Ли На написал на бумажке цифру и тщательно отсчитал количество нулей.

– Хм. Формально мы не рискуем, если еда закончится. Мы предоставили столько порций, сколько было согласовано и оплачено. Если мы ошибемся, то потеряем эти деньги. Чем больше ошибок, тем меньше прибыль компании. А только из прибыли платят бонусы. Только при росте прибыли растут зарплаты. Стоит ли рисковать?

– Поэтому я и обращаюсь к вам, мастер Шу.

– Я знаю решение. Но хочу спросить: вы действительно хотите, чтобы решение принял я?

– Да, мастер. Я сомневаюсь. Что делать?

В это время подошла руководительница Ле Ра, начальница отдела. Она была серьезна и сосредоточенна.

– Мастер Шу, еда закончится раньше времени. Я переговорила с кейтерингом и сделала дополнительный заказ. Они обещали, что привезут еду через три часа. Нужно получить подтверждение у Клиента, так как мы рискуем. Надеюсь, в ближайшее время мы все уладим.

– Спасибо, дорогая Ле Ра. Я как раз хотел попросить вас сделать это! Менеджер Ли На поможет вам.

Мастер Шу кивнул и ушел по дорожке парка к пруду, где слышались веселые голоса.

Вечером, во время фейерверка, Ли На нашел мастера Шу и присел рядом с ним на берегу.

– Какой урок я должен извлечь из этой ситуации, мастер Шу?