Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Можно представить себе команду из пяти-шести человек, которые будут делать то же самое.

При этом уставать, ругаться, выстраивать коммуникации между отделами и ставить стратегические цели…

Я постоянно вижу компании, где работу одного человека делают пятеро. Где работу десяти делают сто. Они ругаются и ставят стратегические цели.

И еще нанимают другие кораблики, чтобы сделать себе тимбилдинг.

Вот это эффективность.

– Что это значит, мастер Бу? Вы советуете увольнять сотрудников?

Мастер Бу достал капитанскую фуражку и снова улыбнулся.

– Не совсем. Я хочу сказать, что если ты профессионал, то сможешь многое сделать легко и быстро. Именно таких профессионалов и нужно брать в компанию. Ведь если не халтурить, успеваешь всё.

Кстати, про того капитана. На обратном пути мы неожиданно увидели его перед собой. Он вел непринужденную беседу, прогуливаясь рядом с пассажирами.

Оказалось, что один из пассажиров – бывший моряк. Ему было разрешено сесть за штурвал, пока капитан отдыхал и общался с Клиентами.

С этими словами мастер Бу развернулся и покинул место дискуссии. Так он заканчивает разговор, когда у него важные дела.

Однажды на семинаре к Бу подошла девушка Ле. Она явно была чем-то озабочена.

– Мастер Бу, у меня есть вопрос.

– Я вас слушаю.

– На работе мне поручили сделать большое мероприятие. С награждениями, декорациями и техникой. За все отвечаю лично я. На мероприятии будет руководство и партнеры. Я волнуюсь, так как у меня нет такого опыта. Что мне делать?

– Сделать красивое, эмоциональное мероприятие сложно, для этого требуется опыт, хорошая идея, проверенная команда. Сделать мероприятие без серьезных ошибок (евентисты иногда называют их древним словом «Фа-Капы») – гораздо проще. Запомните две вещи, которые нужно сделать обязательно. Это поможет вам избежать 90 % ошибок.

Первое. Если можете что-то сделать вечером до мероприятия – сделайте вечером, не оставляйте на утро. Закончить монтаж сцены, купить 11 ананасов, разложить подарки по пакетам – все вечером. Скорее всего, утром у вас обнаружатся другие дела. Также решение задачи вечером вскрывает какие-то сложности, и у вас еще есть время, чтобы их устранить.

Второе. Никогда не пропускайте репетицию и технический прогон. Прогон позволяет вскрыть возможные сложности, плохо продуманные моменты, а также позволяет сработаться команде.

Эти два маленьких секрета избавят вас от 90 % возможных ошибок.

– Спасибо, мастер Бу, – сказала Ле.

Как потом узнал Бу, мероприятие Ле прошло прекрасно.

Как-то раз креативный директор Ро Ма искал курсы для евентистов. Внезапно его озарила мысль, с которой он обратился к мастеру Бу.

– Скажите, мастер Бу, каковы этапы карьеры евентиста?

– По большому счету, этапов всего два. Сначала вы становитесь хорошим логистом: учитесь организовывать проект, собирать команду, управлять подрядчиками, анализировать риски, планировать. И это важный и неизбежный этап. Без него евентистом не стать.

– А что же дальше?

– Дальше вы задаете вопрос «зачем?» и начинаете оценивать мероприятия. Вы начинаете конструировать их, исходя из разных целей, менять форматы. От логистики переходите к содержанию. Это высшая точка карьеры евентиста.

В этот момент вы понимаете, что мероприятие, эффект которого нельзя измерить, похоже на гадание или рулетку. Возможно, попадете в цель, возможно, нет, – вы наверняка не знаете этого даже после того, как мероприятие прошло.

Однажды мы в нескольких городах делали для Клиентов многодневный тест-драйв нового автомобиля. Через некоторое время после мероприятия нам прислали отчет. В нем указывалось, сколько автомобилей заказано по итогам тест-драйва. Оказалось, много: мы знали годовую цель, так что видели, что пропорция серьезная. Это идеальный вариант.

Делайте измерения разными способами. Делайте для себя. Это приближает вас к реальности. А быть реалистом – главный талант евентиста.

Мастер Ро-Ма подумал, что теперь все прояснилось. Всего два этапа в карьере. Но, подумав, он понял: история не так проста, как показалось сначала.

• В познании профессии сначала идет логистика, а потом – содержание.

• Важно менять стили управления, а не следовать одному стереотипу.

• Прощать мелкие ошибки – значит провоцировать большие проблемы в будущем.

• Путь евентиста – принимать на себя ответственность.

• Организация мероприятий – борьба с хаосом.

• Создавать новости важнее, чем быть в курсе.

• Теория не заменяет практику, капуста не заменит империю.

В гости к мастеру Шу и мастеру Бу прибыл директор агентства из другого города, мастер Са. Деловая беседа шла спокойно и интересно, пока мастер Са не спросил:

– Друзья, нет ли у вас проблемы с дедлайнами?

Мастер Шу и мастер Бу посмотрели друг на друга и, улыбнувшись, чуть ли не хором ответили:

– Нет, у нас нет проблем с дедлайнами. А в чем ваша проблема, мастер Са?

Мастер Са удивился и поделился:

– Я никак не могу добиться от менеджеров, чтобы они вовремя готовили предложения, вовремя отправляли сметы. Просто никак не получается.

– Видимо, они не верят, что это важно. Видимо, вся компания не верит, что это серьезно, поэтому вам не удается ничего изменить, – сказал мастер Бу.

Мастер Шу его поддержал:

– Знаете, мастер Са, у нас раньше тоже происходило подобное. Несколько лет назад. Но потом случилось нечто, и сразу все изменилось, – и тут мастер Шу погладил бороду. – Это было сразу после новогодних каникул. Мы готовили документы для одного очень серьезного мероприятия. Времени было достаточно, несколько недель. Но и объем очень большой. Чтобы подать документацию, нужно было сделать 3D-модель площадки, предоставить действующие договоры со всеми подрядчиками, прописать сценарий, разработать дизайн, сделать макеты. Огромная работа! К тому же мероприятие планировалось в другом городе, известном своей неспешной приморской культурой. Заключать договоры нужно было с местными, приморскими подрядчиками, и пришлось очень постараться, чтобы преуспеть. В общем, мы трудились не покладая рук все две недели. День и ночь. И успели! Ну… почти. Мы подготовили все: сметы, макеты, сценарии, договоры, отзывы, фотографии. Мы все учли и продумали. Это был большой документ – целый том толщиной сантиметров в пять-семь. Тендерным предложением можно было гордиться!