Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

• объясните, что пока система работает в тестовом режиме, и попросите всех высказать свои предложения по поводу улучшений;

• поблагодарите членов бережливой команды за разработку первоначального варианта новой системы.

После того как был проведен тренинг, систему канбан для канцелярских принадлежностей можно применять на практике.

Через один-два месяца проверьте имеющиеся в офисе канцелярские принадлежности. Подсчитайте общую сумму сэкономленных средств и сообщите о результатах команде и руководству.

Постоянно консультируйтесь со всеми работниками по поводу улучшений и изменений, которые следует внести в систему канбан. Каждый офис уникален, и описанную выше систему, возможно, потребуется модифицировать.

После того как в офисе будут введены карточки канбан, вам необходимо принять меры к тому, чтобы сотрудники придерживались новых принципов. Шкафчик с канцелярскими принадлежностями – это то место, к которому есть доступ у всех. Напишите на дверце имя человека, ответственного за работу системы канбан и порядок в шкафчике.

Резюме

В этой главе мы рассмотрели стандарты организации рабочего места, которые являются первым важным шагом к тому, чтобы сделать информацию о работе процессов общедоступной. Второй инструмент, описанный в этой главе, – карточки канбан – помогут усовершенствовать систему поставок канцелярских принадлежностей, и в то же время он показывает, как работает ключевая концепция бережливого производства – система вытягивания.

Дальнейшие рекомендации

• Разработка стандартов организации рабочего места – это первый шаг на пути к совместному использованию значимой информации. Постарайтесь не усложнять стандарты.

• Система канбан для заказа канцелярских принадлежностей наглядно показывает, как можно избавиться от чрезмерных запасов и затрат на ненужное перемещение материалов.

• Продолжайте обсуждать, как инструменты бережливого производства могут помочь устранить потери, описанные в первой части книги.

В этой главе мы продолжим создавать бережливый офис и познакомимся с новыми инструментами, которые помогут организации усовершенствовать административные процессы и овладеть организационными знаниями. Теперь, когда в офисе введена система 5S и работа стала видимой, пришло время пересмотреть текущую планировку офисного помещения. Расположение рабочих мест и оборудования должно способствовать непрерывности потока работы и помогать собирать данные, необходимые для внедрения остальных инструментов бережливого производства. Понятие «непрерывный поток» мы проиллюстрируем на примере организации супермаркетов НЗП, принципа ФИФО, новой планировки офиса, методов сбора данных и методов отслеживания документов.

Под непрерывным потоком понимают способность процесса выполнить единицу работы, которая нужна следующему процессу, или вытягивается следующим процессом. Вытягивание часто используют как синоним системы «точно вовремя» (JIT). Система «точно вовремя» позволяет добиться того, чтобы как внутренние, так и внешние потребители получали работу тогда, когда это требуется, и в точно необходимом объеме.

Чтобы создать непрерывный поток и устранить потери, связанные с излишним перемещением материалов, простоем в очереди (большими запасами), бесполезным ожиданием и движениями операторов, следует правильно расположить людей и оборудование, т. е. в непосредственной близости друг от друга.

Существуют разные степени непрерывности потока. Создать по-настоящему непрерывный поток в офисе, скорее всего, не удастся. Поэтому мы будем использовать такие инструменты бережливого производства, как супермаркеты НЗП, принцип ФИФО и перепланировку офиса, для того чтобы сделать поток работы максимально эффективным.

В большинстве случаев вы не сможете выполнять работу, которая нужна потребителю – от операции А до операции Я – плавно, без каких бы то ни было задержек. Это бывает связано с необходимостью подписать документы, отсутствием информации, недостатком времени на обработку запроса и т. д. Чтобы свести задержки к минимуму и сделать поток непрерывным, полезно использовать супермаркеты незавершенного производства.

Супермаркет – это место, где хранится определенное количество НЗП (в форме товара или способности оказать услугу), которое вытягивается процессом-потребителем или клиентом. Супермаркеты НЗП можно использовать также тогда, когда у процессов (или отделов) разное время цикла. Супермаркет и связанные с ним карточки канбан сигнализируют об операциях (или работе), которые должны выполняться процессом-поставщиком, по требованию процесса-потребителя.

Преимущества супермаркетов НЗП:

• устраняют необходимость выполнять лишнюю работу на ранних стадиях;

• уменьшают время ожидания (кипы бумаг на рабочем столе);

• упрощают выявление и решение проблем (по мере их возникновения);

• сокращают число передач документов от одного работника другому;

• повышают пропускную способность процесса;

• уменьшают стресс;

• улучшают моральное состояние работников и повышают степень удовлетворенности работой.

Контролировать поток работы между процессами можно при помощи метода ФИФО («первым вошел – первым вышел»). Этот метод позволяет добиться того, чтобы работа, которая была выполнена предыдущим процессом раньше («первым вошел»), раньше была обработана следующим процессом («первым вышел»).