Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

• Продолжайте обсуждать со всеми сотрудниками происходящие перемены. На данном этапе кайдзен-мероприятия должны быть направлены на внедрение инструментов бережливого производства.

• Повесьте карту будущего состояния потока создания ценности или карту процесса в зоне, которую планируется совершенствовать. Объясните всем смысл карты. Обмен мнениями и дискуссии – ключ к успешной реализации любой новой идеи или программы.

• Бережливый офис можно построить в любой организации. Первый шаг к этому – тщательное планирование. Убедитесь, что команда понимает суть и хорошо разбирается в принципах и инструментах бережливого производства, прежде, чем приступить к их применению на практике.

Приступив к использованию инструментов, описанных в первой части, вы начали менять поведение людей. Не забывайте отмечать и поощрять усилия сотрудников и всегда выделяйте конкретные достижения. Кроме того, старайтесь на самых ранних стадиях в конфиденциальном порядке воздействовать на тех, кто не стремится участвовать в создании бережливого офиса.

Нередко команды пытаются перейти на новый этап построения бережливого офиса, не сделав многого из того, о чем говорилось в предыдущих главах. В этом случае шансов на успех становится существенно меньше. Данный тест поможет вам определить, готовы ли вы к изучению второй части книги или же стоит пока остановиться на первой и выполнить все приведенные в ней рекомендации.

Тест позволяет:

1. Проверить важнейшие пункты, которые должны быть выполнены до начала изучения и внедрения второй части.

2. Свериться с перечнем инструментов бережливого производства, которые в большинстве своем вы уже должны использовать, тем самым создав хорошую базу для дальнейшего совершенствования.

3. Определить, чего достигла команда.

4. Оценить работу команды и поощрить сотрудников за достигнутые результаты.

Тест следует проходить всей командой, чтобы согласовать ответы по каждому вопросу. Их необходимо давать в контексте целей организации, деловой конъюнктуры и директив руководства, чтобы определить, когда можно переходить к изучению второй части книги.

В этой главе мы продолжим рассматривать инструменты и идеи, предложенные в первой части – «Убедите других и задайте нужное направление». Мы познакомим читателя с основными принципами организации рабочего места, которые позволят визуально определять объем работы. Как и раньше, здесь потребуется участие всех сотрудников офиса. Наконец, вы узнаете, как при помощи карточек канбан можно уменьшить расходы на канцелярские принадлежности.

Каждый сотрудник считает, что именно он может выполнить работу лучше всех. Однако, как мы знаем, если процесс достаточно хорошо документирован и у человека есть необходимые средства визуального контроля и инструкции, выполнить работу сможет любой (исключением являются задания, требующие сертификации, лицензирования или аттестации).

На первом этапе от сотрудников офиса требуется делать так, чтобы все, что нужно сделать, лежало перед глазами на рабочем столе. Они должны перестать хранить текущую работу в глубоких ящиках и огромных шкафах. Одно лишь это позволит вам начать систематизацию информации о рабочих процессах и ее трансформацию в организационные знания.

Чтобы сделать работу видимой, нужно:

1. Сделать так, чтобы весь физический объем работы находился на рабочем месте.

2. Разработать единые правила именования папок с документами.

3. Создать отдельное место для незавершенного производства (НЗП).

4. Упорядочить папки на рабочем столе.

5. Периодически проводить аудит рабочего места.

6. Спокойно отнеситесь к трудностям на начальном этапе.

Эти шаги представляют собой второй этап по систематизации знаний и передачи их от работников к организации. Примечание: если какая-либо информация является конфиденциальной, необходимо сделать следующее:

• Поместить конфиденциальную информацию в отдельный ящик или шкафчик, ограничить к ней доступ и соответствующим образом пометить.

• Дать точное определение, что такое конфиденциальная информация. Разработать корпоративную политику работы с конфиденциальной информацией и придерживаться ее.

• Разработать правила безопасности, которые бы гарантировали, что в отсутствии уполномоченных работников доступ к информации закрыт.

Инструменты, описанные в этой главе, позднее будут использованы при создании системы документооборота (также описываемой во второй части), что подразумевает поиск оптимальных методов выполнения работы, стандартизацию операций и обучение персонала.

1. Сделать так, чтобы весь физический объем работы находился на рабочем месте

На данном этапе каждому работнику потребуется определенным образом упорядочить на своем рабочем месте всю работу, намеченную к выполнению в текущий день (или несколько дней). Это позволит добиться следующего:

• Менеджер сможет определять тип и объем работы, которую выполняет подчиненный.

• Менеджер сможет легко определить, какую работу следует выполнять дальше или какая работа просрочена, если по каким-либо причинам сотрудник отсутствует на своем рабочем месте.

• Станет проще понимать, какую работу выполнять в первую очередь.

• Компания сделает первый шаг на пути к созданию визуального офиса, происходит совершенствование рабочих процессов через хейдзунка (выравнивание).

2. Разработать единые правила именования папок с документами

Члены команды должны договориться о единых правилах именования папок, которые будут стоять на каждом рабочем столе. Недопустимо, чтобы один работник называл папку «Коммерческие предложения», а другой – «Коммерческие предложения клиентам», «Коммерческие предложения – Boeing», «Boeing – коммерческие предложения» и т. д. Это упростит процесс обучения персонала и сделает работу с клиентами проще, даже если один из сотрудников офиса временно отсутствует.

Единые правила именования папок внутри отдела легче всего разработать на общем собрании.