Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

Рекомендации по проведению кайдзен-мероприятий в офисе:

• выполняйте все мероприятия в три этапа;

• упор следует сделать на улучшение контрольных показателей;

• принципы 5S должны быть частью любого/всех кайдзен-мероприятий в офисе;

• заручитесь поддержкой руководства;

• информируйте всех сотрудников о достигнутых результатах;

• фаза планирования и заключительная фаза не менее важны, чем практический семинар по кайдзен.

Преимущества кайдзен-мероприятий:

• позволяют в кратчайшие сроки внедрить инструменты и методы бережливого производства;

• помогают сотрудникам научиться применять на практике инструменты и методы бережливого производства;

• помогают усовершенствовать поток работы;

• повышают производительность офиса;

• подчеркивают значимость непрерывного совершенствования бизнес-процессов.

Инструменты удовлетворения потребительского спроса, о которых мы говорили выше, должны быть указаны на карте будущего состояния потока создания ценности. Возможно, первые попытки создания такой карты будут не очень успешными, однако не позволяйте неудачам остановить вас в стремлении составить точную карту потока в будущем.

По мере изучения и освоения все новых инструментов бережливого производства карта будет меняться. Члены команды должны понять, какие инструменты следует использовать на каждом участке карты, и разработать реалистичный план по их внедрению, который в итоге позволит улучшить контрольные показатели. При составлении карты следует отметить действия, осуществляемые в рамках кайдзен.

Применение того или иного инструмента бережливого производства отмечается на карте будущего состояния потока создания ценности «звездочкой», которая располагается рядом с участком, на котором планируется использовать инструмент. «Звездочка» кайдзен может обозначать как целый инструмент бережливого офиса – например, 5S, – так и отдельный вид деятельности – например, «сбор данных о клиентах». Конкретные задачи внутри каждой «звездочки» и особенности применения того или иного инструмента описываются более подробно в информационной справке по совещанию (или в отчете по кайдзен).

Карта будущего состояния потока создания ценности позволяет:

• осознать суть и важность потребительского спроса;

• подчеркнуть значение системы 5S;

• добиться немедленного совершенствования потока операций;

• добиться повышения продуктивности офиса;

• привлечь к участию в процессе сотрудников и добиться их заинтересованности;

• ввести достаточно простые и легкие в реализации инструменты.

Подумайте, какие условные обозначения, представленные в главе 4, вы могли бы использовать. Во второй части, после того как будут описаны все инструменты бережливого производства, мы предложим дополнительные значки для актуализации карты будущего состояния потока создания ценности. Подумайте над созданием специфичных для вашей отрасли обозначений, которые можно использовать при составлении карты.

Резюме

В этой главе были рассмотрены различные инструменты бережливого производства, позволяющие удовлетворить потребительский спрос. Ниже приведен их краткий список.

1. Первые пять S

5S – это система принципов, помогающих добиться того, чтобы у каждого предмета было свое место и чтобы каждый предмет находился на отведенном ему месте. Это основа для построения бережливого офиса.

2. Время такта

Показатель, позволяющий определить темп производственного процесса или работы группы, необходимый для удовлетворения спроса.

3. Питч

Отрезок времени, требуемый для перемещения оптимального объема работы по потоку создания ценности. Во многих случаях кратен времени такта.

4. Буферные и страховые ресурсы

Временно привлекаемые дополнительные ресурсы, помогающие удовлетворить потребительский спрос. Их использование – компромиссный вариант с точки зрения концепции бережливого производства.

5. Контрольные показатели

Оценивают эффективность организации на двух уровнях: на уровне отдела / организации в целом и на уровне команды / отдельного сотрудника.

6. Короткие организационные совещания

Короткие совещания, помогающие равномерно распределить рабочую нагрузку на день и поставить перед сотрудниками общие задачи.

7. Кайдзен-мероприятия

Тщательно спланированные действия команды с целью быстрой оптимизации определенной рабочей зоны.

8. Удовлетворение потребительского спроса – карта будущего состояния потока создания ценности

Карта потока создания ценности с обозначенными на ней инструментами удовлетворения потребительского спроса.

В этой главе мы рассмотрели много новых понятий и инструментов. Изучать и стремиться удовлетворить потребительский спрос важно, но не менее важно «следовать выбранному курсу». Не торопитесь, собирая необходимую информацию. Проанализируйте, как полученные данные можно интегрировать в различные инструменты бережливого производства. Приступите к решению существующих проблем, если это необходимо, и создайте карту будущего состояния потока создания ценности. Все предложения по совершенствованию бизнес-процессов должны быть документированы в уставе команды, информационной справке по предстоящему совещанию и/или отчете по кайдзен, чтобы согласовать все мероприятия с лидером проекта. Эта обязанность возлагается на лидера команды по созданию бережливого офиса.

Дальнейшие рекомендации

Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в данной главе:

• Не торопитесь, внедряя в своем офисе инструменты, описанные в пятой главе. Выделите достаточно времени для сбора требуемой информации и согласуйте ее дальнейшее использование.