Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Бу: Правильно. Вы можете довести это до максимума. Если между спикерами и зрителями будет широкое пространство, раздел, вы подчеркнете разницу между аудиториями на физическом уровне. Одни сидят в лучах света и вещают, другие слушают и должны выполнять. Что бы вы ни говорили, это будет восприниматься именно так.

И если вдруг вы должны показать, что вы «одна команда», или в любой форме включить аудиторию в общее дело, то вам просто противопоказано использовать такую рассадку.

Шу: Что будет, если убрать столы, скатерти? Или даже заменить стулья спикеров на кресла?

Бу: Будет формат, который прочно закрепился за европейскими деловыми мероприятиями – в стиле форума в Давосе. Спикеры более расслаблены, а отсутствие преграды между ними и слушателями сближает их, ставит на один уровень. Мы все здесь из одного круга, но в данный момент говорим мы, а через некоторое время говорить будут другие.

Шу: Для этого аудитория действительно должна быть примерно одного уровня.

Бу: Конечно. Что будет, если поставить все стулья по кругу? В этом случае каждый может на время стать спикером. Каждый из круга равен другому. Каждый несет в себе знание, ценное для других. В этом случае мы можем сделать несколько кругов. Один – большой – для пленарной секции. Несколько кругов поменьше для рабочих групп. Пленарная секция меняется рабочими заседаниями, после которых все возвращаются обратно. Эта расстановка называется «Открытое пространство».

Одно из правил, изобретенных авторами «Открытого пространства», – «правило двух ног». «Если в любой момент мероприятия вы поймете, что не учитесь ничему новому и не даете другим ничего нового, используйте две ноги, идите в другое место». Будет хорошо, если все организаторы мероприятий припомнят это правило, составляя программу.

Важно помнить: то, как вы структурировали пространство до мероприятия, задает формат. А формат считывается за несколько мгновений. И если вы хотите, чтобы аудитория молчала, посадите ее в виде класса. Хотите, чтобы она чувствовала себя на одном уровне со спикерами, – сделайте круг. Хотите подчеркнуть демократичный характер компании, но сохранить центральное положение лидера – сделайте сцену по центру.

И если меня спросить, в чем будущее мероприятий, я с уверенностью отвечу: оно в сфере новых форматов. Именно новый формат мероприятий – источник реального креатива для евентиста.

Однажды Бу попал в компанию футурологов. Они рассказывали про автомобили без водителя и 3D-принтеры, которые печатают дома. В какой-то момент они замолчали и внимательно посмотрели на Бу.

– Расскажите нам о будущем мероприятий. Что нас ждет?

– Я расскажу о том, что происходит уже сейчас, о новых подходах в самом главном – формировании программы мероприятия. Самое революционное изобретение в программе мероприятия на сегодня – это ее отсутствие. Так называемая «Неконференция». Один из недостатков традиционных конференций – ригидная программа, определенная некоей группой экспертов. Вы на эту программу влияете опосредованно. В случае «неконференции» программа заранее сформирована на 30 %. А остальные 70 % формируются прямо на мероприятии, непосредственно перед ним. Сами участники определяют, что хотят услышать и от кого. Спикеры выбираются прямо из общей группы.

Мы все зависимы и приучены к возможностям интернета и социальных сетей. Мы привыкли к моментальной реакции на наши действия. Поэтому программа мероприятия становится все более интерактивной.

Конечно, это связано с рисками. Конечно, аудитория должна быть однородной или соответствовать определенному уровню. И, конечно, у организаторов есть большая невидимая часть работы. Нужно знать варианты тем и иметь для каждой возможного спикера, нужны предварительные договоренности с ними и так далее. Также спикеры должны быть готовы изменить тему, сместить акценты. Это предполагает их глубокое погружение в тему.

На выходе слушатели получают конференцию, сделанную точно под них и для них. «Неконференцию» легко соединить с другими форматами, например с «открытым пространством».

– Что интересного мы можем сделать с пространством мероприятия? – спросили Бу футурологи.

Мастер Бу вышел и через несколько минут вернулся, волоча за собой высокий фуршетный стол. За ним шли помощники, несшие еще несколько столов. Они расставили столы по кругу и вышли.

– Одна из проблем традиционных мероприятий – их продолжительность. Пять-шесть часов – норма для конференции. Есть способ сделать мероприятия более компактными во времени, провести их стоя, «мероприятие на ногах». Мероприятия длятся долго, так как слушатели расслабились и дремлют. Если все будут стоять, то постараются закончить как можно раньше. Несколько блоков по 30 минут – вполне реально. Итого в целом конференция займет два-три часа.

Еще один вариант – мероприятия во время прогулки, в движении. Легко представить, как группа из 40–50 человек прогуливается и обсуждает тему, останавливаясь в случайных или заранее запланированных местах. Что если раздать всем наушники и микрофоны для дискуссий?

Есть и другие способы сделать мероприятия динамичнее.

Мастер Бу ушел и вернулся с большим таймером, на котором стояло время две минуты.

– Ограничение времени выступления приводит к чудесным результатам. Четко определите правила, например две минуты на выступление и пять минут на подведение итогов. Две минуты каждому спикеру, строго, без исключений, его нельзя прерывать. Опубликуйте правила заранее, чтобы участники не нарушали регламент. Конечно, модератор должен уметь корректно распоряжаться временем, прибавляя две-три минуты, если дискуссия вызывает живой интерес. Однако в целом важно выдерживать спартанский режим. Назовем это «интервальными event-тренировками» или «две минуты, и ушел».

В этот момент люди в черных костюмах, похожие на японцев, вынесли из зала стулья и столы. Остался один экран.

– В переводе с японского ПечаКуча – это «болтовня» или «бла-бла». И для нас это полезно как формат мероприятия и способ его ускорить при сохранении содержания. Выступающий представляет доклад-презентацию из 20 слайдов, каждый слайд демонстрируется 20 секунд, после чего автоматически сменяется следующим. Так продолжительность доклада ограничивается шестью-семью минутами. Доклады следуют один за другим. Количество обычно варьируется от 8 до 12.

Помимо оптимального количества времени, формат предполагает большую подготовку спикера к выступлению. А быстрые переключения слайдов соответствуют нашему нынешнему представлению о скорости изменения контента.

В этот момент зал наполнился молодыми девушками и парнями с флажками двух разных цветов. На одних написано «Голосуй за Бу», на других – «Голосуй за Шу».