Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Номер семь – логистика и транспорт. Пробки, задержки, общение с водителями, невозможность подъехать или отъехать.

Номер восемь – кейтеринг. Качество еды, скорость обслуживания, соответствие дегустационному сету.

В отдельную категорию вне рейтинга я всегда отношу персонал. Те, с кем общаются гости. Их ошибки не так заметны, как что-то происходящее на сцене, вы редко узнаете о диалоге между гостем и вашим сотрудником. Однако для нас контакт с живым человеком, представляющим организаторов на мероприятии, всегда более значим, чем все остальные пункты. Мы воспринимаем каждого из организаторов как представителя бренда, носителя ценностей, стоящих за данным мероприятием или тем более декларированных.

– Что же делать с рисками? Как использовать этот рейтинг? – спросил мастер Шу.

– Существует простая табличка, позволяющая оценить риск. По вертикали – вероятность события, по горизонтали – тяжесть последствий для проекта. Все, что находится в правом верхнем квадрате, требует внимания.

Обычно, используя таблицу, начинают думать о невероятных событиях типа ураганов и других форс-мажорных обстоятельствах. Однако, судя по рейтингу, обращать внимание надо совсем на другие события, более прозаичные и гораздо более вероятные. Экраны, видео, согласованность программы, ведущие.

Мастер Бу спрятал черную книжку в карман.

Преодоление законов Мерфи – настоящий смысл профессии евентиста. Он пойдет в своих негативных прогнозах до самого конца. Он устранит вероятность проблемы, либо минимизирует ее или ее возможные последствия. Но в самом конце пути его ждет то, на что он не может повлиять.

Это называется принципом «Ур Ган Та». Он характеризует состояние, когда вы сделали все возможное, чтобы предотвратить негативные события для проекта. Но часть событий все-таки возможна. Звездный ведущий может не приехать, в городе может-таки пройти ураган, река может размыть дорогу.

– И что же должен делать евентист, дошедший до этой черты?

– Он должен разбудить в себе спящего оптимиста, дать ему воды и еды. Тот редкий случай, когда евентист может себе позволить быть оптимистом.

В этот момент Бу и Шу задумались о проектах, в которых были готовы ко всему, но ничего плохого не случилось.

Однажды мастер Бу случайно оказался в самой гуще того, что называют «городским праздником» в великом городе Мо. Была перекрыта центральная улица города, повозки и автомобили на нее не допускались. На улице были расставлены большие чаны с вареньем, и жители города свободно могли полакомиться, купить варенье, обсудить разные идеи его приготовления.

Варенье, несомненно, принадлежит к категории традиционных ценностей, подумал мастер Бу, и поэтому, вероятно, стало темой праздника.

Мысли мастера Бу ушли еще дальше. Он стал размышлять, зачем люди делают мероприятия и почему некоторые мероприятия успешны, а некоторые – не очень.

Он сделал запись, которую назвал «Мероприятия-подделки».

Люди любят проводить мероприятия. Люди тратят на них много денег.

Миллионы, десятки миллионов, миллиарды и триллионы. Строят туннели в горах, возводят ледовые стадионы в субтропиках, заказывают тысячи порций салатов и горячего, возводят гигантские сценические конструкции ради нескольких часов.

Не принято говорить вот о чем: далеко не все мероприятия настоящие. В мире event management много подделок.

Как поддельные сумки Gucci и Louis Vuitton, как «точные копии» часов, так и поддельные мероприятия выглядят почти как настоящие. Горит свет, звучит музыка, официанты несут еду, гости улыбаются. И далеко не сразу можно понять, что вам подсунули фальшивку. Лишь уходя, вы вдруг понимаете, что Gucci написан с одним «с», а мероприятие хоть и прошло, но радости никакой.

Есть разные способы оценить, выполнило ли мероприятие свою миссию. Вот, например, два фактора.

Гость мероприятия оценивает его бюджет выше, чем в реальности было потрачено.

Мероприятие создает ощущение общности участников на основе общих ценностей, которые все разделяют. Разделяют они эти ценности на том основании, что были приглашены и решили прийти. Это очень важное чувство, связанное с самоидентификацией человека в обществе, в «своей» группе.

Присутствие множества людей усиливает это чувство многократно, делая его основным содержанием и результатом мероприятия. Его нельзя добиться другими способами коммуникации, так как они не предполагают физического присутствия множества людей в одном месте – а ведь именно это усиливает эмоции.

Успех мероприятия подчеркивает тот факт, что все пришедшие едины в каком-то убеждении, верят, что некоторая ценность является важной. Присутствие сотен или тысяч таких же людей, как вы, усиливает это убеждение, делает его более прочным. Именно это является задачей организаторов мероприятий.

Вот несколько гипотетических примеров.

Олимпиада. Общее убеждение – вера в спорт, который одновременно подчеркивает и стирает национальные границы.

Презентация спортивного автомобиля. Общее убеждение – удовольствие от управления автомобилем со спортивными корнями, принадлежность к группе, которая его может себе позволить.

Корпоративное мероприятие. Общее убеждение – принадлежность к группе, объединенной близким всем набором ценностей. Например, драйв, креативность, инновационность, дружелюбие.

Стоит ли говорить, что мероприятия, обладающие объединяющим эффектом, нечасто встречаются. В основном нам продают подделки. Такие мероприятия часто служат обратной цели: разъединяют участников, подчеркивают их различия, стирают возможности общения и удовольствия от осознания себя в группе.

Еще одно свойство «оригинальных» мероприятий – элемент самоорганизации участников. Они принимают участие в организации мероприятия, помогают с темами и логистикой, дают советы, выражают одобрение.

Городские мероприятия. Задача создать общность, группу по интересам вокруг бренда или футбольной команды понятна, и в этой области накоплен большой опыт практических решений. Здесь есть конкретная точка приложения, вокруг которой объединяются потребители и болельщики. Есть и более сложные задачи, когда точка приложения не так конкретна. Например, в случае мероприятий для города.

Если мы говорим о пользе мероприятия для города (или других территориальных единиц), то речь идет о формировании группы жителей и гостей, объединенных общими ценностями. Это крайне сложная и нетривиальная задача, так как люди в данной выборке представляют собой разные социальные классы. Но, с другой стороны, только мероприятие позволяет людям не просто осознать, а почувствовать себя жителем города. Для многих, возможно, такое произойдет впервые. Люди почувствуют, что у всех собравшихся есть что-то общее, и не просто прописка, а совокупность ценностей, набор эстетических предпочтений.