Лучше каждый день. 127 полезных привычек для здоровья, счастья и успеха - Стив Скотт

Гарантийные талоны.

Инструкции.

Документы об образовании.

Трудовые договоры.

А теперь запомните золотое правило документооборота (как минимум для правительства): не выбрасывать бумаги в течение семи лет. Даже если вы не последуете этому совету, положите прошлогодние бумаги в коробку, которая будет храниться еще несколько лет.

Наконец, установив эту систему папок, соблюдайте следующую последовательность действий всякий раз, когда разбираете бумаги.

1. Кладите счета (и другие бумаги, требующие дальнейшей работы с ними) в папку, которую вы проверяете раз в неделю. Раскладывайте все важные бумаги по соответствующим папкам.

2. Выделите в отдельную группу рекламу и купоны, интересующие вас. Кладите их в папку, которую будете просматривать раз или два в месяц.

3. Рвите остальную рекламу, предложения по кредитным картам и прочую почтовую макулатуру или собирайте ее в папку, которая напомнит вам о необходимости отказаться от рассылок (см. привычку № 17).

4. Читайте открытки и личные письма. Кладите их туда, где они не потеряются и откуда вам будет легко достать их для ответа.

Предотвратить возникновение бумажных завалов не-- сложно. Сложно другое: делать это изо дня в день и из недели в неделю. Но вышеупомянутые шаги помогут вам справиться с этой задачей.

№ 84. Сканируйте документы

Тип: «слоновья» привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждый день или каждую неделю.

Польза: в том, чтобы хранить бумаги в обычных папках, нет ничего дурного. Однако, если у вас будут только печатные экземпляры, вы рискуете потерять их навсегда в случае пожара или наводнения. А если вы имеете дело со множеством важных документов, имеет смысл сканировать их и хранить в цифровом формате на одном из «облачных» сервисов.

Описание: для начала советую воспользоваться высокоскоростным сканером. Это упростит процесс: можно сразу отсканировать большой объем бумаг, а не постранично (как с более дешевыми устройствами). Кроме того, файлы допускают поиск текста. А значит, по ключевым словам или тегам можно будет легко найти нужную информацию.

Оцифровав документы, закачайте их на один из «облач-ных» сервисов (вроде Dropbox, Box, Google Drive). В ка-кую бы точку земного шара вы ни отправились, у вас будет доступ ко всем важным файлам.

Далее. Если у вас огромное количество бумаг или вы создаете систему оцифрованного архива с нуля, это гигантский проект, который может занять немало времени. Поэтому лучше завести «слоновью» привычку заниматься сканированием по 5–10 минут в день. Задача, разбитая на множество мелких отрезков, уже не будет казаться скучной и монотонной.

Рекомендую следующий процесс сканирования документов:

Всегда сохраняйте физические копии важных документов (налоговых деклараций, свидетельств о браке, свидетельств о рождении, страховок, завещаний, инвестиционных договоров и так далее).

Сделайте цифровые копии бумаг с помощью высокоскоростных сканеров. В зависимости от модели сканера и количества документов это может занять от нескольких дней до месяца. Но продолжайте до тех пор, пока не оцифруете все бумаги.

Используйте один и тот же способ наименования файлов, чтобы не запутаться в них. Помимо даты получения документа, можно дать его описание. Например: Чек_Costco_2_7_17.

Нет необходимости тонуть в папках. Документы, которые вы получаете каждый день, вполне можно хранить и в цифровом формате. Это не только избавит вас от завалов, но и создаст организованную систему, позволяющую быстро найти любой важный документ.

№ 85. Используйте стандартный способ наименования файлов

Тип: поддерживающая привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждый день.

Польза: терпеть не могу получать файлы без ясного названия (скажем, фотографию, озаглавленную IMG07663). Я храню на своем компьютере много документов, а потому часто пользуюсь функцией поиска (если не могу сразу найти нужный в соответствующей папке).

Безликие названия раздражают тем, что из-за этого документы легко теряются в папках… если только не привести их в нормальный вид. Вот почему я рекомендую взять себе за правило выработать стандартное обозначение файлов.

Описание: предлагаю три простых правила для именования новых материалов на вашем компьютере.

1. Укажите проект, с которым данный файл связан: например, работа, хобби или налоги.

2. Укажите, для чего нужен документ: например, ипотечная декларация, запись в блоге, глава из книги, план тренировки к марафону.

3. Укажите номер версии, если ваш текст предполагает несколько набросков: например, первый вариант, второй вариант, окончательный вариант.

Приведу пример. Вот, как называется файл, над которым я сейчас работаю: Блоки_привычек_часть_9_первый_вариант.

Как вы понимаете, папка, в которой я храню эти файлы, полна документов. Однако поиск занимает лишь несколько секунд. (А если я случайно сохраню файл в неправильную папку, я могу быстро найти его через функцию поиска.)

У вас нет необходимости пользоваться моей системой именования файлов. Можете создать свою. Главное, чтобы она была. Это облегчит поиск всех важных цифровых документов.

№ 86. Наводите порядок в смартфоне

Тип: «слоновья» привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждую неделю или каждый месяц.

Польза: хотя объем памяти смартфонов все время увеличивается, его то и дело не хватает. Если вы хотите, чтобы все работало и не желаете получать сообщение об ошибке («память телефона заполнена»), следует подумать об избавлении от электронного мусора, который накапливался годами.

Описание: есть простая процедура, еженедельная или ежемесячная (в зависимости от того, как часто вы нагружаете смартфон информацией). Она поддерживает гаджет в рабочем состоянии и свободным от беспорядка.

1. Закрывайте приложения. Не все люди понимают, что, когда они открывают новое приложение, старые работают в фоновом режиме. Это увеличивает потреб-ление энергии и приводит к быстрой разрядке батареи. Предлагаю сформировать привычку ежедневно (или еженедельно) закрывать все приложения.

2. Удаляйте ненужные приложения. Если вы понятия не имеете, зачем и когда установили себе приложение, избавьтесь от него. Скорее всего, жалеть не придется.

3. Избавляйтесь от контента, включая фотографии, видео и документы. Можете хранить их в «облачном» сервисе (например, Dropbox). Пусть на смартфоне остается лишь та информация, которой вы пользуетесь постоянно (скажем, любимые видео или фотографии ваших детей).

4. Удаляйте старые подкасты и аудиокниги. Наверняка вы так же, как и я, слушаете много аудио-контента. Но, увы, эти файлы съедают массу места и не удаляются самостоятельно, когда вы их дослушали. Поэтому время от времени открывайте приложения для подкастов и аудиокниг и избавляйтесь от ненужных файлов.