Продуктивная лентяйка. Как не делать лишнего и все успевать - Тоня Далтон

Первый этап планирования не только облегчает жизнь, но и может стать чем-то вроде замечательной традиции.

Ким, одна из участниц моей группы в Facebook, переживает напряженный период в своей жизни. Она работает над дипломом, а недавно решилась на крупные перемены в своей жизни, связанные с переездом. Вот ее комментарий:

Я превратила недельное планирование в ритуал. За чашкой ароматного кофе я просматриваю свои цели и думаю о том, что можно сделать для их достижения. Возможно, послушать какой-нибудь подкаст или перечитать свои записи и отобрать какие-то практические идеи. Так мне проще фокусироваться.

Планирование не должно быть в тягость, его можно превратить в очень приятное и значимое событие недели.

ПРОДУМАЙТЕ

Чего не следует делать при еженедельном планировании, так это составлять ежедневные списки дел. Одна из самых больших ошибок, которую я часто наблюдаю, – это планирование всей недели за один присест. Люди продумывают, что они будут делать в пятницу днем, хотя до этого еще целых пять дней. Они выполняют фильтрацию, но опускают этап продумывания.

Для максимального эффекта нужно продумывать планы на каждый предстоящий день. Это и есть секрет их достижимости. Почему? Потому что день на день не приходится. Предположим, что в понедельник вы прекрасно себя чувствуете и прекрасно управляетесь с делами. А вторник начинается с того, что в три часа ночи вас будит ребенок, у которого разыгралась аллергия на пыльцу, и вы до утра пытаетесь ее облегчить. В результате весь день ходите с ватной головой и, по сути, ничего не делаете.

Если вы заранее спланировали все дни недели, то среда выдается у вас нелегкая, потому что вам приходится ликвидировать завал вторника, то есть выполнять задачи и вторника, и среды. От этого у вас начинают закипать мозги, хотя еще нет и восьми утра. Прежде чем вы успеваете опомниться, наступает четверг, и вам кажется, что это сумасшествие не закончится никогда.

Мы должны относиться к каждому дню как к новой возможности. Некоторые дни выдаются удивительно продуктивными, и мы успеваем в два раза больше, чем планировали, а другие… другие – просто «вторники». И это нормально.

Фильтрация, проводимая в начале недели, дает нам общую картину того, чего мы хотим достичь, поэтому применительно к каждому дню ее нужно детализировать. Десять минут полной концентрации на задачах данного дня дают нам гибкость и милосердное отношение к себе, которые необходимы для «вторников».

Разбейте крупные задачи на части и решите, что нужно сделать в первую очередь и что можно сделать сегодня, а потом полностью сосредоточьтесь на этих делах. Примите во внимание свое самочувствие, настроение и ожидания. Реалистичность планов – это и есть главный секрет их успешного осуществления.

При этом ваш список дел не должен содержать только срочные задачи. Вы должны постоянно идти к своей «путеводной звезде», культивируя более важную работу, масштабные, но не срочные задачи. Чтобы было проще съесть этого слона, можно разбивать недельные задачи на ежедневные подзадачи и каждый день одерживать маленькие победы, повышая самомотивацию и уверенность в себе.

Простой пример. Если ваша цель – участие в марафоне, то вы вряд ли сразу осилите 40 километров и начнете с одного. То же самое касается и повседневных задач. Спокойно подумайте и определите реально достижимые в этот день шаги. Проблема в том, что мы часто переоцениваем свои силы и заранее обрекаем себя на неудачу. Мы должны спросить себя: «Что я могу сегодня выполнить?» И с чего-нибудь начать. Лучше делать маленькие шаги вперед, чем стоять на месте.

Возьмите свои цели и разбейте их на ежемесячные и еженедельные подцели, которые затем можно дробить на ежедневные действия – маленькие шаги. Я настолько убеждена в эффективности этой концепции, что разработала ежемесячные планеры с привязкой к личной миссии и жизненным целям.

Дженнифер – писатель и редактор, мечтающая о собственном бизнесе. У нее, как и у всех нас, море дел, но ей очень помогли планеры inkWELL Press. На страничке моей группы в Facebook она поделилась следующим комментарием: «Сначала я использую специальную графу, чтобы разбить ежемесячные цели на еженедельные задачи… А потом записываю задачи, которые нужно выполнить на этой неделе». После составления списка задач на предстоящую неделю (фильтрации) она фокусируется на ежедневных достижимых шагах.

Одна из целей Дженнифер – уделять больше времени любимому чтению и прочитывать хотя бы две книги в месяц. «Я уже несколько месяцев перевыполняю свои планы, – радостно сообщила она. – Чтобы от них не отклоняться, я разбиваю количество глав на количество дней в неделе и пользуюсь трекером привычек…»

Если мы каждый день делаем маленькие шаги к большим целям, к жизни, о которой мечтаем, это обязательно приведет нас к счастью, по сути, это и есть счастье.

Для меня продумывание ежедневных задач является просто продолжением моей утренней рутины или привычкой. Каждый день, приходя в офис, первым делом я продумываю свои планы, прежде чем проверять почту и не дожидаясь, пока другие люди заполонят мой календарь своими приоритетами. Я трачу десять минут на то, чтобы просмотреть составленные ранее еженедельные задачи, выбрать из них те, которые собираюсь выполнить сегодня, и внести их в свой ежедневник.

Грамотное планирование дел является залогом осознанности, целеустремленности и успеха.

ПОРАЗМЫСЛИТЕ НАД ПРИОРИТЕТАМИ

В качестве печки, от которой следует плясать, можно использовать алгоритм определения приоритетов и список своих приоритетов. Позвольте себе начинать свой день с того, что помогает вам расти и двигаться вперед. Если фокусироваться только на результатах, можно потерять из виду свою «путеводную звезду». Возможности роста и развития часто отодвигаются на второй план, потому что они предполагают долгосрочные, а не сиюминутные результаты, но это именно та работа, которая ведет нас к нашей идеальной жизни. И которой должно отводиться первостепенное значение.

Мы должны ограничивать количество времени, которое отдаем решению несущественных задач. Я специально употребила слово «отдаем». Мы раздариваем свое время проблемам и делам, как будто оно не имеет границ.

У нас всегда будут срочные, но несущественные задачи, и мы не должны позволять им управлять нами. Мы должны управлять ими и своим временем. Помните, что вы – хозяин своего времени, даже если сами так не считаете. Как сказал Грег МакКеон, «научитесь расставлять приоритеты в своей жизни. Или за вас это сделает кто-то другой».