Эффект визуализации - Джейми Наст

Если исходная группа состояла всего из трех-четырех людей, переходите к этапу определения приоритетов. Если же в процессе принимали участие несколько групп по три-четыре человека, сейчас нужно задать вопрос: есть ли необходимость объединять всю эту информацию? В большинстве случаев ответ будет утвердительным. И опять вам понадобится либо большой лист бумаги, либо ПО Mindjet для отражения на экране сводной командной карты. Создать ее можно двумя способами: выбрать карту, которая лучше других отражает мысли группы, и добавить в нее информацию с других групповых карт или же повторить прием, использованный при первом объединении, для создания сводной командной карты. Все возникающие на этом этапе идеи также вносятся в карту. Результатом может быть очень большая карта идеи; однако спустя какое-то время, похоже, происходит естественное слияние идей. Люди говорят: «Это и это отражено здесь», повторяющиеся идеи удаляются, и карта начинает уплотняться.

Сейчас ваша группа, независимо от ее размера, должна работать по одной командной карте. Когда я провожу занятия по стратегическому планированию, в моем распоряжении множество вариантов действий, которые можно выполнить. Не стоит надеяться на то, что все задания, отраженные в командной карте, будут выполнены в течение следующего года, поэтому нужно определить приоритеты.

Обычно я предлагаю для этого два способа. Первый – выделить задачи, наиболее значимые для достижения успеха всей организации. Второй способ – выделить задачи, которые приведут конкретную группу к быстрому успеху. Обычно такими задачами становятся те, которые легко реализовать, которые имеют низкую себестоимость и не требуют долгих утверждений начальства. Давайте начнем с первого способа – определения действий, наиболее значимых для достижения совместного успеха.

Глядя на сводную командную карту, пусть каждый из участников определит для себя пять основных приоритетов. Можно выбрать от трех до восьми главных идей в зависимости от объема информации, которую необходимо обработать. Чем их меньше, тем лучше результат. Как только все будут готовы, ведущий предлагает первому из участников поделиться своей иерархией задач. Применяя один и тот же цвет (в случае работы с картой, нарисованной от руки), ведущий пишет цифру «1» возле той ветви, которую данный участник поставил на первое место, «2» – возле ветви, определенной на второе место, и т. д. Подойдите к каждому из участников, фиксируя их иерархии.

После этого используйте второй способ определения приоритетов, чтобы выделить три-пять главных задач для достижения быстрого успеха группы. На этот раз, если работа проводится с картой, нарисованной от руки, инструктор выбирает другой цвет для фиксирования иерархии задач каждого участника. Если же используется ПО, просто добавьте главную ветвь «Быстрый успех», ответвлениями которой будут все предложенные участниками иерархии. Работа с ПО дает много других возможностей для выделения главных задач, необходимых для достижения быстрого успеха. Выбирайте тот способ, который вам удобен. Если со времени последнего перерыва прошел примерно час, прервитесь еще раз. Этот процесс может быть увлекательным, но при этом интеллектуально истощающим.

Теперь приоритеты стали наглядными. Обратите внимание, совпадают ли некоторые задачи, выделенные для достижения успеха всей организации и быстрого успеха в рамках группы. Посмотрите, каким идеям участники отдали предпочтение при определении приоритетов, и в каждой категории выделите действия, поставленные на первое место. Следите, чтобы ни одна идея не была пропущена. На данный момент оставшиеся идеи просто не попали в число лидеров. Однако люди знают, что их идеи принимаются во внимание, и это самое главное. Эти варианты остаются на карте, и к ним можно вернуться в будущем. Я коротко рассмотрю периоды обсуждения.

Начните с одной из лидирующих задач. Пусть каждый составит индивидуальную карту своего видения реализации этой идеи. Карты могут включать любые из перечисленных ниже аспектов и множество других. Это:

• сроки;

• члены команды, работающие над проектом;

• заинтересованные стороны;

• обучение;

• сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы;

• исследовательские работы;

• себестоимость/цена/бюджет/ прибыль;

• вовлечение потребителя;

• рамки проекта;

• схема связей;

• влияния извне;

• цели и задачи проекта.

Как только индивидуальные карты будут завершены, объедините их тем же способом, которым мы пользовались при первом объединении. План реализации главных задач или задач для достижения быстрого успеха может создаваться большой группой (что потребует второго объединения), а можно оставить разработку этого плана тем людям, которые будут вовлечены в процесс его реализации или будут его непосредственно выполнять.

Перед завершением этапа определения приоритетов необходимо назначить дату и время проведения обзора с целью оценки прогресса и состояния процесса. Сохраните командные карты и используйте их во время обзора. Обновляйте эти карты при достижении прогресса. Со временем вы выполните эти задания, и нужно будет установить новые приоритеты. Возможно, некоторые из тех пунктов, к которым вы не обратились изначально, станут более приоритетными на новом этапе. К тому же, если обстоятельства работы изменились и прошло много времени, вам может понадобиться определить иную иерархию приоритетов, по-новому взглянув на тему.

У этого процесса множество преимуществ. Хотя все эти объединения идей требуют значительных затрат времени, результатом станут всеобщее понимание, командная работа, повышение боевого духа сотрудников и ощутимая экономия времени. Четкость принятых решений обеспечит единое видение задачи всеми членами команды. Эти командные карты могут служить инструментом передачи информации другим отделам или заинтересованным сторонам. Поместите карты на стену, чтобы отмечать текущее состояние проекта.

Наконец, карты идеи сокращают то, что я называю пустословием. Вы когда-нибудь присутствовали на собрании, где участники высказывают свои мнения по поводу тем, которые уже были обсуждены? Думаю, некоторым просто нравится слушать собственные высказывания. Имея перед глазами карту, все, что вы должны сделать, – указать на конкретную сферу обсуждения и спросить, есть ли у кого-то дополнительные соображения. Если таковых нет, можно переходить к следующей теме.

Постарайтесь принять решение совместно как минимум с одним человеком. Этот процесс может быть не таким сложным или детальным, как описанный в этой главе. Экспериментирование в меньшем масштабе с использованием темы, не вызывающей бурных эмоций, даст вам представление о процессе командного картирования. Начните с простой темы и двигайтесь к более сложным.