15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз

Нет! Сделай это сразу! Внутренний голос неумолим, поэтому я быстро открываю WordPress, исправляю опечатку и нажимаю кнопку «Опубликовать».

Следующее письмо от работающего на меня фрилансера, который сообщает мне свой ИНН, чтобы мой бухгалтер мог подготовить налоговую документацию. Ладно, потом перешлю это письмо бухгалтеру вместе с парой своих замечаний…

Нет! Сделай это сразу! Я вздыхаю, нажимаю кнопку «Переслать», добавляю от себя несколько строк и отправляю письмо.

Следующее письмо от моего юриста; в приложении – счет. Что?! Я не ожидал никакого счета. Я щелкаю мышкой по файлу PDF. Да, верно, я совсем забыл, что он занимался моим вопросом о товарных знаках. А я только вчера оплатил все квитанции!

Я могу распечатать счет и положить его в стопку для оплаты, которой займусь на следующей неделе… Нет! Сделай это сейчас! К счастью, мой юрист принимает банковские карты. Я вношу реквизиты в платежный бланк на его сайте и отправляю его для оплаты – всего три минуты.

Следующее письмо… Недавно я вступил в Пенсильванское общество и отправил им членские взносы. Банку нужно знать, имеет ли эта организация некоммерческий статус. Откуда, черт возьми, я знаю?! Ладно, разберись с этим прямо сейчас! Я открываю новую вкладку в браузере и перехожу на их веб-сайт. Быстро просматриваю страницу «О нас». Никакого упоминания о некоммерческом статусе по пункту 501(с)3. Отвечаю «Скорее всего, нет» и нажимаю кнопку «Отправить». Готово.

Следующее письмо… Кто-то спрашивает о моих гонорарах за выступление и о моей доступности. Переслать это письмо моему виртуальному администратору без всяких комментариев – она сама знает, что делать.

После того как мой ящик входящих сообщений полностью очищен или истекает отведенный 30-минутный блок времени, я закрываю электронную почту и возвращаюсь к ней снова во второй половине дня.

Если вы не можете предпринять немедленные действия в ответ на электронное письмо, занесите эту задачу в календарь-планировщик, выделив под нее конкретное время. Помните: нужно использовать календарь-планировщик, а не список дел.

Например, я получаю послание от моей сестры Дебби. Я не хочу отвечать на него по электронной почте, я предпочитаю поговорить с ней лично, чтобы услышать ее живой голос, узнать все подробности. Но я не оставляю это письмо в почтовом ящике и не добавляю пункт «позвонить Дебби» в конец списка дел, где я могу забыть о нем навсегда. Вместо этого я открываю свой календарь-планировщик, нахожу в нем свободное окно и резервирую его под звонок сестре.

Я пользуюсь почтовым сервисом Gmail и календарем-планировщиком Google Calendar, поэтому могу внести запись в календарь прямо из почтового сервиса. Для этого мне нужно:

1. Нажать кнопку «Еще» (раскрывающееся меню) в верхней части письма.

2. Выбрать в раскрывшемся меню опцию «Добавить в календарь».

3. Открывается новая вкладка с формой для создания нового события в календаре Google; по умолчанию в ней указана текущая дата и время, а в качестве названия события используется тема сообщения. Текст сообщения помещается в поле «Описание».

4. Установить нужную мне дату и время и нажать кнопку «Сохранить». Готово!

Если вы пользуетесь почтой Microsoft Outlook, все еще проще. При открытом электронном письме нажмите кнопку «Расписание» или просто перетащите сообщение на нужную дату в календаре, находящемся в правой части экрана.

Чтобы получить дополнительную информацию или найти скриншоты, объясняющие, как это делать в различных почтовых программах, наберите в поисковике Google запрос «Как создать запись в календаре из электронной почты».

Захламленный дом может угнетающе действовать на ваш разум и психику, отнимать у вас массу времени на поиск нужных вещей и время от времени заставлять вас проводить трудоемкую генеральную уборку. Образ мышления «Сделай это сразу» позволит вам поддерживать чистоту и порядок на постоянной основе.

Например, я стараюсь приучить к правилу «Сделай это сразу» своих троих детей. Раньше они относили грязную посуду к раковине и оставляли ее там. В конце концов, накапливалась целая гора, так что мне приходилось тратить несколько минут на то, чтобы все разобрать и сложить в посудомоечную машину.

Теперь они знают, что после еды они должны взять свои тарелки и стаканы, сполоснуть их в раковине и положить в посудомоечную машину.

То же самое и с одеждой. Больше никаких грязных носков, брошенных и забытых рядом с диваном в гостиной. Никаких испачканных футболок в шкафу. Все несвежие вещи они тут же относят в стирку.

Я даже поставил две корзины для белья в своей гардеробной – одну для цветной одежды (стирка в холодной воде), другую для белой (стирка в горячей воде). Зачем тратить время на сбор и сортировку грязных вещей, если это можно сделать сразу?

Если вы начнете применять принцип «Сделай это сразу», не позволит ли это вам:

Предпринимателю или руководителю: держать свой электронный почтовый ящик чистым?

Фрилансеру: держать в порядке свою административную и бухгалтерскую документацию?

Студенту: не откладывать на последний день домашние задания и проекты?

Неработающему родителю: легко поддерживать чистоту и порядок в доме?

Сколько времени вы сэкономите, если не будете возвращаться к одним и тем же делам снова и снова? Занимайтесь ими сразу!

Как один час утром, потраченный на себя, может обеспечить ощущение продуктивности, креативности и счастья в течение всего дня?

Как вы начинаете свое утро? Просыпаетесь, вспоминаете о своем бесконечном списке задач и немедленно хватаетесь за дела, начиная с первого пункта? Не забывая перед этим просмотреть накопившуюся за ночь электронную почту и социальные медиа?

Даже если вы поставили перед собой цель по утрам есть здоровый завтрак и полчаса проводить на беговой дорожке, когда вы входите в такой реактивный режим, вы обычно думаете: «Ладно, перехвачу по пути кофе, а потренируюсь сегодня вечером. Сейчас гораздо важнее пораньше попасть в офис и разобрать как можно больше дел».

Но самые успешные люди разрабатывают определенный утренний распорядок, который заряжает их энергией и дарит душевное равновесие, и строго его придерживаются.