15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз

Если вы…

Предприниматель: отвести определенные дни недели под разработку продуктов и привлечение клиентов?

Руководитель: выделить еженедельные блоки времени для встреч внутри компании, а также для стратегического анализа и планирования?

Фрилансер: выделить один день в неделю под «неприятные» дела, такие как поиск новых клиентов или работа с бухгалтерскими документами?

Студент: выделить один вечер в неделю под вечеринки и два под работу в библиотеке?

Неработающий родитель: во вторую половину дня в воскресенье выделить пару часов на то, чтобы приготовить еду на неделю вперед?

Подумайте, насколько бы выросла ваша продуктивность и снизился уровень стресса, если бы вы организовали свою работу подобными дневными блоками?

Может ли одно небольшое изменение в ваших привычках сэкономить вам десятки минут в день и массу умственных сил?

О людях можно многое сказать по тому, как они сортируют свою ежедневную почту. Вот как я делал это раньше…

Хотя подобная «обработка» почты может показаться пустяком, зачастую это свидетельствует о том, как мы делаем все остальное: мы возвращаемся к незаконченным делам снова и снова.

Услышав «динь», уведомляющее нас о новом входящем сообщении, мы открываем электронную почту, смотрим, от кого пришло послание и какова его тема, и решаем, читать его сейчас или нет. Если мы решаем прочитать письмо, мы можем оставить его в почтовом ящике и ответить на него позже… и затем нам приходится перечитывать его еще раз.

Или мы снимаем с себя грязную одежду и бросаем ее на пол в спальне. Через некоторое время мы берем эти вещи и засовываем их в шкаф. Раз в неделю – или когда перестают закрываться дверцы гардероба – мы приносим в спальню корзину для белья, складываем туда всю одежду и относим к стиральной машине. Позже мы сортируем белье, загружаем его в барабан и начинаем стирку.

Очень успешные люди почти всегда разбираются с делами незамедлительно. Они знают: чтобы быть эффективным, нужно тратить на каждое дело как можно меньше времени и умственной энергии. Короче говоря, для них характерен образ мышления «Сделай это сразу».

Теперь я тоже разбираю свою почту по принципу «Сделай это сразу»:

• Я выхожу к почтовому ящику и беру почту.

• Идя по дорожке к дому, я отбираю все ненужное.

• Прежде чем зайти в дом, я выбрасываю мусорную почту в корзину для макулатуры в моем гараже.

• Я отбираю журналы и кладу их в стопку «журналов, которые нужно прочитать» на кофейном столике.

• Счета – как правило, это все что осталось, потому что никто больше не посылает обычных писем, – я кладу в стопку «счетов для оплаты» рядом с моим компьютером.

• Поскольку на оплату квитанций у меня выделен 30-минутный блок времени в пятницу утром, до того момента я их даже не открываю.

На самом деле я считаю правило «Сделай это сразу» настолько важным, что рекомендую вам незамедлительно разбираться с теми операциями, выполнение которых занимает пять минут или меньше. При условии, что это не мешает выполнению более важной, заранее запланированной задачи, со всеми незначительными делами и вопросами лучше заканчивать сразу, чтобы не возвращаться к ним в будущем.

Большинство людей читают электронные письма немедленно, как только те приходят, или же открывают свой почтовый ящик, видят груду новых сообщений и принимаются их разбирать. Но даже если ответ требует всего пару слов, мало кто реагирует сразу же – почти все предпочитают вернуться и ответить потом. В результате позже приходится снова заходить в почту, находить нужные письма, перечитывать их – то есть выполнять двойную работу!

Самый эффективный способ – обрабатывать каждое сообщение немедленно. Вот как я разбирал свою электронную почту сегодня утром и какая внутренняя дискуссия при этом происходила в моем сознании:

11:00. Все мои утренние ритуалы выполнены, дети отправлены в школу, и у меня только что закончился двухчасовой «фокусный» блок времени, отведенный на сосредоточенный письменный труд. По расписанию – время работы с электронной почтой. Итак, делаю глубокий вдох…

Первое письмо – оповещение от сервиса Google, который отслеживает упоминание моего имени в Интернете. В нем сообщается, что мой заранее подготовленный пост был опубликован в блоге сегодня утром. Я перехожу по ссылке в свой блог, чтобы убедиться, что там все в порядке, и тут же замечаю опечатку прямо в заголовке поста. Черт, это нужно исправить! Только сначала просмотрю остальные письма…