15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз

Предпринимателю: избавиться от неважных встреч, чтобы сосредоточиться на работе над новым продуктом?

Руководителю: перестать распыляться на инициативы из разряда «хорошо бы сделать…» и добиться большего прогресса в достижении ваших квартальных целей?

Фрилансеру: сократить количество часов, которое вы тратите на безвозмездную работу?

Студенту: проводить больше времени в библиотеке и меньше времени в кафе?

Неработающему родителю: сократить волонтерскую деятельность и уделять больше времени и внимания вашим детям?

Каким встречам, звонкам и делам вы можете сказать «нет» в ближайшие недели?

Может ли простой анализ рабочей нагрузки сократить ее на 80 %?

Мало кто не слышал имя Вильфредо Федерико Дамасо Парето, известного итальянского философа и экономиста, жившего в 1848–1923 годах. Легенда гласит, что однажды, работая в саду, молодой ученый заметил, что 80 % всего урожая гороха он собирает с 20 % растений. Это наблюдение натолкнуло его на мысль о неравномерном распределении. Проанализировав распределение богатства, он обнаружил, что 80 % земли в Италии принадлежит всего 20 % населения. Затем он исследовал различные области промышленности и выяснил, что 80 % всей продукции в каждой отрасли производится 20 % ведущих компаний.

20 % усилий дают 80 % результата.

Этот «универсальный закон» о систематическом и предсказуемом дисбалансе стал известен как принцип Парето или правило 80/20. Хотя это соотношение не всегда составляет ровно 80/20, подобный дисбаланс встречается во многих ситуациях в бизнесе:

• 20 % торговых представителей обеспечивают 80 % всего объема продаж;

• 20 % клиентов приносят 80 % всей прибыли;

• 20 % ошибок в программном обеспечении вызывают 80 % всех сбоев в работе этих программ;

• На 20 % пациентов приходится 80 % всех расходов на здравоохранение (а на 5 % пациентов – 50 % всех расходов!).

В моей личной жизни также действует могущественный закон 80/20. Вот несколько примеров.

У меня есть пять отличных костюмов, но 80 % времени или даже больше я ношу черный костюм от Armani вместе с бледно-голубой рубашкой. (Дамы, сколько туфель есть в вашем гардеробе и как часто вы надеваете любимые 20 %?)

В моем доме 15 комнат, но 80 % времени я провожу в спальне, гостиной и своем кабинете.

Я не знаю, каковая общая протяженность дорог в том маленьком городке, где я живу, но держу пари, что я езжу не более чем по 20 % из них.

На моем смартфоне Samsung S5 имеется 48 мобильных приложений с иконками на экране, но в 80 % случаев я использую всего восемь из них.

Когда я совершаю покупки, то преимущественно хожу по периметру магазина: где лежат молочные продукты, рыба, хлеб, овощи и фрукты, а проходы в середине зала обычно пропускаю (кроме тех, где выставлены товары для здоровья и красоты).

Будучи законченным интровертом, я не так много общаюсь с людьми, но вы можете обнаружить, что 80 % времени проводите с 20 % ваших лучших друзей и членов семьи.

Итак, как мы можем использовать принцип Парето для того, чтобы получить больше времени в нашей жизни?

В бизнесе можно тщательно проанализировать всю клиентскую базу и «уволить» 80 % наименее прибыльных клиентов. В свое время я избавился от многих клиентов, которые не стоили затрачиваемых на них сил. То же самое можно сделать и со штатом агентов по продажам. Примените правило 80/20 и увольте бо́льшую часть сотрудников, которые генерируют меньше всего продаж. Это позволит вам увеличить вознаграждение успешных агентов, работающих с крупными клиентами или обслуживающих большие территории, а также увеличить время, которое вы тратите на коучинг.

Вы можете посмотреть на продукты, которые в настоящее время предлагает ваша компания, и, используя метод 80/20, избавиться от тех из них, которые приносят наименьшую прибыль. Это может существенно уменьшить нагрузку по обслуживанию клиентов, освободить пространство на ваших складах, а также упростить ценностное предложение.

Если вы управляете компанией, производящей программное обеспечение, определите, какие ошибки в программных продуктах являются причиной 80 % звонков в ваш колл-центр. Устраните эти недочеты, и вы значительно сократите расходы на техническую поддержку.

Можно применить правило 80/20 и к маркетинговым усилиям. Однажды на конференции я спросил у Сета Година, почему он не использует Twitter. Это было в те времена, когда все были помешаны на Twitter, и люди не понимали, почему «гуру маркетинга» игнорирует эту платформу. Он сказал: «Я не имею ничего против Twitter. Но в моем дне всего 24 часа, и, если я буду тратить время на Twitter, значит, я не буду тратить время на что-то другое, например, на написание ежедневного поста в моем блоге».

В наш век социальных медиа многие считают, что просто обязаны иметь аккаунт в Twitter, Facebook и LinkedIn – о, боже, у меня даже есть страничка в Pinterest! Но простой анализ 80/20 покажет, что бо́льшая часть вашей аудитории или вашей клиентской базы сосредоточена на одной из платформ. Вы можете сообщить людям, что теперь вы будете присутствовать в такой-то социальной сети, а все остальные платформы обойти вниманием.

Сколько времени и денег вы тратите на ваш двор каждый год? Ваша работа здесь может включать стрижку газонов, применение удобрений или других химикатов, прополку клумб, обрезку кустарника и деревьев, посадку цветов и подметание дорожек. Подумайте, сколько средств нужно на покупку удобрений и гербицидов, замену мульчи или на наем работников для стрижки газонов и обрезки деревьев, если вы не занимаетесь этим сами.