15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз

Известно, что учителя называют такие таймеры «Магическими часами». Они бывают разных размеров, и за 25 долларов на www.amazon.com можно купить довольно большой прибор, который будет хорошо виден всем участникам собрания. Красный диск на циферблате медленно уменьшается в размере, показывая количество оставшегося времени. Но почему нельзя просто использовать приложение на смартфоне? Как написал Кнапп в своем блоге на Medium (www.medium.com/@jakek):

Когда Марисса Майер работала в Google, она подключала к ноутбуку проектор, который отображал на стене в комнате для совещаний гигантский таймер. Я предполагаю, что она до сих пор использует эту практику в Yahoo!

В 1999 году группа психологов провела исследование, определив разницу между «стоячими» и «сидячими» совещаниями в 56 разных группах. В Journal of Applied Psychology они сообщили следующее:

В другом исследовании ученые из Университета Вашингтона в Сент-Луисе установили, что «стоячие» встречи являются гораздо более эффективными, чем «сидячие», с точки зрения результатов. В журнале Social Psychological & Personality Science они сообщили, что «стоячие» встречи вели к улучшению сотрудничества, меньшему чувству собственничества в отношении идей, более высоким уровням вовлеченности и более творческому подходу к решению проблем.

Я до сих пор хорошо помню, как продал свою первую компанию. Руди Карсан был генеральным директором компании-покупателя, и, когда я впервые зашел в его кабинет, он немедленно вскочил с места и, не дав мне даже присесть, предложил: «Давайте пройдемся!» Спустя 30 минут мы ударили по рукам, заключив сделку на 2 миллиона.

Ричард Брэнсон также не любит традиционные встречи. Как он признался в своем блоге (www.virgin.com/author/richardbranson):

Известно, что Стив Джобс также любил проводить «встречи на ходу» во время длительных пеших прогулок, и эта практика была перенята Марком Цукербергом и Джеком Дорси.

Почему большинство собраний длятся 30 минут или час? Кажется, что люди выбирают такую длительность встреч только лишь потому, что этот интервал стоит по умолчанию в календаре-планировщике Outlook. А как известно, работа обычно занимает все выделенное на нее время.

В интервью Bloomberg Business в 2006 году Марисса Майер (тогда она еще работала в Google, а не в Yahoo!) сказала, что в неделю она проводит 70 встреч и совещаний. Единственный способ успеть все – разбить 30-минутный блок в календаре-планировщике на небольшие, иногда всего лишь пяти- или десятиминутные встречи.

Основатель Virgin Group Ричард Брэнсон также говорит о своем неприятии продолжительных совещаний. В своем блоге он написал:

Вы проверяете текстовые сообщения и электронную почту на своем смартфоне во время деловых встреч?

Если вы ответили утвердительно, то, согласно результатам исследования, проведенного Школой бизнеса Маршалла Южно-Калифорнийского университета, это означает, что вас раздражают ваш босс и коллеги. Исследование показало:

• 86 % респондентов считают, что непозволительно отвечать на телефонные звонки во время деловых встреч;

• 84 % считают, что непозволительно писать текстовые сообщения и электронные письма во время деловых встреч;

• 75 % считают, что непозволительно читать текстовые сообщения и электронные письма во время деловых встреч;

• 66 % считают, что непозволительно писать текстовые сообщения и электронные письма во время любых встреч;

• 22 % считают, что в принципе неприлично отвлекаться на смартфон во время встреч.

Почему так много людей категорично высказываются против использования смартфона во время деловых встреч? Дело в том, что, занимаясь своим гаджетом, вы демонстрируете окружающим:

• отсутствие уважения: вы показываете, что информация на вашем телефоне важнее, чем обсуждаемая тема, и что люди за пределами этого помещения важнее для вас, чем те, кто сидит перед вами.

• отсутствие внимания: невозможно оставаться сосредоточенным на двух делах одновременно; многозадачность – это миф.

• отсутствие слушания: для активного слушания требуется внимание.

• отсутствие власти: вы уподобляетесь современной собаке Павлова, которая спешит отреагировать на чужие команды в форме сигналов на смартфоне.

Чтобы максимально продуктивно использовать отведенное на встречу время, все участники должны неукоснительно соблюдать правило: поставить на беззвучный режим свои смартфоны и спрятать их в карманы.

Может ли увеличение количества встреч вести к уменьшению их количества?

За многие годы мне довелось работать со многими консультантами, но только Верн Харниш раскрыл мне секреты создания успешных, быстрорастущих компаний. Верн Харниш – основатель легендарной организации предпринимателей Entrepreneurs Organization, основатель и генеральный директор компании Gazelles, а также автор бестселлера «Развитие бизнеса».

Благодаря Харнишу я понял, что организация способна двигаться исключительно так же, как ее руководящая команда. То есть в каком темпе работает руководство, в таком же темпе трудится и вся остальная организация. И для того чтобы обеспечить высокий уровень мобильности и согласованности, очень важно установить правильную частоту – или ритм – встреч, особенно так называемых «ежедневных летучек».