Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома - Мариэ Кондо

Мы отсылаем и получаем слишком много электронных писем – вы это уже знаете. Но, возможно, не осознаете, насколько велика эта проблема. В среднем офисный служащий тратит около половины рабочего дня на письма 1[20], и, по данным исследований, больше половины служащих уверены, что электронная переписка мешает им делать свою работу 2[21]. Саша тоже была в этом убеждена. Как и многие другие владельцы небольшого бизнеса, она, консультант по брендингу, считала, что должна быть всегда доступна для своих клиентов. Она настолько уставала, проверяя почту, что это стало мешать ей нормально спать и вести свой бизнес.

– Я тратила так много времени, стараясь ответить всем и держать все под контролем, что это серьезно повлияло на мою продуктивность и развитие бизнеса, – призналась она.

По данным исследований, чем больше времени вы тратите на электронную переписку, тем ниже ваша продуктивность[22] и выше уровень стресса. Саша поняла, что в ее случае это так и есть, поэтому начала выделять в своем расписании особые часы для ответов на сообщения клиентов, а в остальное время дня старалась не заглядывать в почту. Она сообщила своим клиентам об этих «приемных часах» для их писем. Поначалу Саша опасалась, что они расстроятся, сочтя это признаком снижения уровня обслуживания. В действительности же всем стало только лучше: у Саши появилось столь необходимое время для сосредоточения на настоящей работе, а клиенты стали получать от нее более редкие, зато более информативные письма.

Я знаю, как соблазнительно то и дело проверять почту. За мной тоже такое водится. Я беспокоюсь, что пропущу какое-нибудь важное сообщение, и внутренний голос вечно бубнит, что ответственный человек всегда готов к ответу. Но я предпочитаю напоминать себе, что у меня есть и другие обязанности, как правило, более важные. Если вы не в силах устоять перед этим искушением, выделите в расписании собственные почтовые «приемные часы» и дайте себе возможность наслаждаться работой без помех, даже если это означает, что вы будете отключать почту всего на тридцать минут в день.

Исследования определили три основных подхода людей к электронной переписке[23]. Все три могут привести к проблемам.

Одни люди постоянно чистят свой ящик входящих. Эти «постоянные рубрикаторы» всегда начеку, дожидаясь входящих писем, и, когда получают сообщение, тут же берутся за дело. Откладывают текущие дела, обрабатывают сообщение, а потом сразу убирают его в ту или иную папку. В чем же проблема? А вот в чем: после перерыва на одно письмо вам может потребоваться до двадцати шести минут[24], чтобы включиться в работу с того места, на котором вы ее бросили.

«Постоянные рубрикаторы» в итоге наносят себе еще больший ущерб, если пользуются сложной и разрозненной системой папок. Помимо того что на поддержание этой системы требуется много времени, в ней трудно как находить файлы, так и убирать на хранение[25]. Действительно, исследования показывают, что, когда папок становится больше двадцати[26], ими слишком сложно управлять. При этом мы тратим много времени на поиск нужной папки для хранения сообщений, а потом и на попытки вспомнить, куда мы их переместили.