Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома - Мариэ Кондо

Нужен ли мне этот документ, чтобы делать текущую работу?

Обеспечит ли мне этот документ подсказки или вдохновение для будущей работы?

Доставляет ли мне этот документ радость?

Если ответ на все три вопроса оказывается отрицательным, удалите документ.

Иногда достаточно взглянуть на имя файла, чтобы вспомнить его содержание, но, возможно, вам все же придется открыть документ. Если вложенная папка содержит материалы по теме, которой вы больше не занимаетесь, смело удаляйте всю папку.

Мне не хочется навредить вам советами, поэтому обязательно следуйте политике в отношении документов, принятой в вашей организации, или стандартам, свойственным вашей индустрии. Если удалить файлы технически невозможно, переместите их в архивную папку вне основного каталога документов. Пусть они и займут какое-то пространство для хранения, зато будут отделены от файлов, которые для вас действительно важны. При меньшем числе визуальных отвлекающих факторов станет легче находить то, что вам нужно.

Вне зависимости от отрасли индустрии или типа организации, большинство людей могут удалять черновые варианты документов и устаревшие списки дел, а также опустошать компьютерную корзину с ненужными материалами. Я лично чищу корзину в последний день каждого месяца.

Поисковая система настолько усовершенствовалась, что организовывать документы стало несравнимо легче. Однако исследования показывают, что люди предпочитают искать документы с помощью навигации[19] по папкам, а не через поиск. Приятно, когда точно знаешь, где хранится тот или иной цифровой документ. Даже если вы в основном ищете файлы через поиск, важно организовать цифровой материал. Если слишком много файлов разбросано по всему вашему компьютеру, поиск может давать ошибочные результаты. Вы же не хотите, чтобы поиск по слову «терраса», когда вы ищете презентацию для клиента, подсовывал вам документы из недавнего проекта перестройки собственного дома! Кроме того, если у вас сохранено много похожих версий одного документа, вычислить самую последнюю из них тоже бывает трудно.

Создайте несколько основных папок, чтобы минимизировать размышления на тему «куда положить» или «где найти». Тогда вы сможете использовать поисковый инструмент внутри папки, быстро обнаруживая то, что вам нужно. В каждой организации есть свои требования к ведению цифрового документооборота, но три главные папки, которыми я пользуюсь, в целом подходят для всех.

Текущие проекты – с вложенной папкой под каждый проект. (Постарайтесь, чтобы папок было не больше десяти. В конце концов, у многих ли из нас бывает больше десяти проектов одновременно? А если у вас это именно так, из следующей главы вы узнаете, как упорядочить использование времени.)

Документация, содержащая стратегии и процедуры, к которым вы регулярно обращаетесь. Обычно эти файлы предоставлены другими людьми, и вы их, как правило, не изменяете. Это, например, договоры и личные дела служащих.

Сохраненная работа. В этой папке хранятся документы по завершенным проектам, которые вы будете использовать в будущем. В их числе – файлы, которые помогают вам в новых проектах: например, презентация, оставшаяся от работы с предыдущим клиентом, которая может стать хорошей заготовкой для следующего. Также это файлы с информацией, которую вы нашли и которая может оказаться полезной позднее, например, бенчмаркинг (эталонное тестирование) компаний-конкурентов или исследования, важные для вашей отрасли. Возможно, вы захотите сохранить какие-то завершенные проекты, чтобы иметь под рукой портфолио, которое можно показывать перспективным клиентам или новым служащим, проводя их подготовку.

Если вы держите личные файлы в той же общей папке, добавьте вложенную папку с грифом «личное», чтобы не смешивать персональные и рабочие материалы.

Храните цифровые документы организованно. Поддерживать порядок намного легче, когда у вас есть небольшой набор интуитивно понятных первичных папок. Если вы решаете сохранить новый документ, вкладывайте его в самую подходящую папку. Ненужные документы сразу удаляйте. Полезность такой системы хранения возрастет, если вы будете последовательно перемещать похожие документы в одно и то же место и хранить только то, что вам необходимо. Завершив работу над очередным проектом, решите, заслуживает ли он перемещения в папку «Сохраненная работа» или его можно удалить. Нет необходимости хранить такую документацию, как правила компании, если она доступна в других местах или больше не понадобится.

Рабочий стол вашего компьютера должен быть особенным местом, но многие превратили его в свалку. Рабочие столы часто «замусорены» загруженными файлами, которые использовались только раз, старыми фотографиями или забытыми документами. Когда-то на моем рабочем столе хранилось столько файлов, что я даже не мог прочесть их имена! Каждый раз, включая компьютер, я проваливался в визуальный хаос, причем почти все его составляющие уже не приносили мне никакой пользы.

Превратите компьютерный рабочий стол в место, которое будет помогать вам делать свою работу и приносить радость.

На рабочем столе могут находиться текущие документы, которые требуют обработки и определенных действий: например, отчеты, которые нужно прочесть, презентации, над которыми нужно сегодня поработать, или неоплаченные счета. Я также размещаю на рабочем столе папку «Искры радости». В ней могут содержаться такие файлы, как научная статья, которой я горжусь, или видеоклип с моим выступлением. Я обновляю эти файлы по мере того, как публикую новые работы, веду новые курсы или беру новых клиентов, которых обучаю ораторскому мастерству. Я также всегда держу в ней одну свежую семейную фотографию.

И наконец, выберите вдохновляющие обои для рабочего стола, которые будут вас радовать.