Организованный ум - Дэниел Левитин

Когда близится срок сдачи большого и важного проекта, на который мы потратили много дней, а то и недель, многие совершают одну и ту же ошибку: откладывают прочие задачи и полностью посвящают себя исключительно этому проекту, как будто и правда на счету каждая минута. Но в результате многие мелкие дела оказываются несделанными, то есть вскоре мы гарантированно получим новые проблемы. Вы, конечно, понимаете, что и мелочевкой нужно заняться, об этом и внутренний голос напоминает, да и список дел вы наверняка составили – а потому приходится предпринимать серьезные усилия, чтобы этот поток мелких задач временно не замечать. Мозг пытается достучаться до вашего сознания и напомнить об отложенных делах, и вы тратите гораздо больше сил, чтобы не заниматься ими, чем потребовалось бы на то, чтобы все их переделать. В качестве решения я предлагаю «правило пяти минут»: если задачу можно снять минут за пять или быстрее, делайте это прямо сейчас. Если в вашем списке уже двадцать проблем и на решение каждой нужно не больше пяти минут, а свободного времени всего полчаса, выделите наиболее приоритетные, а остальные либо обязательно сделайте завтра, либо делегируйте. Суть в том, чтобы как можно быстрее расправляться с короткими несложными нуждами и не копить их. Можно попробовать и другой подход: выделить один день в неделю, чтобы заниматься именно такими делами, будь то быстрая уборка, неприятные телефонные звонки или работа с письмами, требующими короткого ответа. Может показаться, будто такой подход идет вразрез со всем, что мы обсуждали до сих пор. Однако суть моего совета не в том, чтобы отвлекаться на несущественные дела: я предлагаю выделить время на них и больше не отвлекаться во время работы над более важным и сложным проектом.

Многие успешные люди неплохо умеют субъективно определять стоимость времени для себя. Совершенно не обязательно, что так же их время оценит и рынок или что важность их работы определяется исходя из этой оценки, хотя размер зарплаты или гонорара можно принять в расчет. Но сейчас речь об определении ценности времени для самих людей. Решая, к примеру, взяться за пылесос и вычистить ковры или кого-нибудь пригласить для этой работы, можно прикинуть, как еще потратить время, необходимое для уборки. Если редко выдается выходной и вы предпочли бы использовать его на велосипедную прогулку или вечеринку с друзьями, стоит подумать, не лучше ли заплатить кому-нибудь, кто пропылесосит ковры за вас. Если вы – консультант или юрист и получаете 300 долларов в час, а то и больше, может иметь смысл купить членскую карту за 100 долларов, которая дает возможность проходить регистрацию и досмотр в аэропорту вне очереди.

Когда вы оцените стоимость собственного времени, будет проще принимать решения, так как не придется взвешивать каждую новую ситуацию. Просто следуйте собственному правилу: «Если я могу потратить ХХ долларов и сэкономить час времени, я это сделаю». Конечно, это применимо лишь к тем делам, которые не доставляют вам особого удовольствия. Если вы обожаете пылесосить ковры или стоять в очереди аэропорта, все эти расчеты не имеют никакого смысла. Но для задач или мелких дел, не вызывающих восторга, вполне разумно применять это правило.

В контексте анализа стоимости и ценности вашего часа важно и еще одно соображение: на принятие решения не нужно тратить больше времени, чем стоит само решение. Представим, что вы пришли в магазин и нашли там рубашку, которая вам очень понравилась, и стоит она ровно столько, сколько вы решили потратить. Продавец показывает другую рубашку, которая вам тоже нравится. В этой ситуации вы готовы потратить некоторое время, чтобы выбрать одну из двух, так как ограничены в средствах. А если продавец предложит купить обе, доплатив за вторую всего пять долларов, вы наверняка используете это предложение, ведь разница в цене одной и обеих, в сущности, ничтожна, и не стоит тратить времени на раздумья.

Дэвид Лэйвин, президент международного агентства, занимающегося организацией выступлений, рассказывает: «Однажды коллега взялся меня критиковать за то, что я принял решение, не имея полной информации. Но чтобы в той ситуации собрать все сведения, мне понадобилось бы не меньше часа, а вопрос, о котором шла речь, был не очень существенным и стоил минут десять моего времени, не больше»[553].

Для эффективного управления временем важно научиться использовать напоминания, то есть предвидеть собственные потребности и возможные проблемы и готовиться к их наступлению. Линда (мы говорили о ней в главе 3), помощник президента компании из списка Fortune 100 с годовым оборотом 20 миллиардов долларов[554], рассказала о своем подходе к организации работы руководства компании, а также к управлению расписанием своего начальника и перечнем его задач[555]. Замечу, что Линда – одна из наиболее эффективных из всех моих знакомых.

«Я часто использую напоминания», – рассказывает Линда, имея в виду разнообразные способы оповестить себя о будущих делах или обязательствах. Это может быть и папка с документами, и напоминание в электронном календаре. «Для организации и ведения расписания начальника я использую календарь. Да и собственные дела записываю там. Так что утром, открыв его, вижу, что сегодня нужно сделать, а также что у нас запланировано, но требует подготовки уже сегодня. Если появляется новый проект, я стараюсь выяснить, сколько времени может понадобиться моему руководителю на его выполнение и какой поставлен срок.

Скажем, он думает, что на активную работу понадобится недели две, а результат нужен через месяц. Тогда я включаю напоминание за три недели до назначенного срока, то есть за неделю до начала необходимого двухнедельного периода, чтобы он мог заранее начать обдумывать проект и был готов вовремя приступить к работе. Еще я ставлю напоминание на тот день, когда он точно должен взяться за проект, а также на каждый день, в течение которых он должен трудиться.

Конечно, многие проекты предполагают участие других людей; нередко доля работы выполняется кем-то из подчиненных. Тогда я выясняю, кто и что должен сделать и к какому сроку нужны промежуточные результаты, чтобы мой руководитель успел выполнить свою часть. Я ставлю в свой календарь напоминания, чтобы своевременно собрать нужную информацию у коллег».

Эта система будет эффективной, если все без исключения дела, а не только важные, попадают в календарь: если какие-то часы остаются незаполненными, то и вы, и кто угодно, имеющий доступ к вашему графику, станете считать, что это время свободно. Если заполнять календарь лишь частично, оставляя некоторые дела просто в голове, обязательно начнутся накладки, и на некоторые временные промежутки будет планироваться сразу несколько встреч или мероприятий. Так что лучше всего все дела, мысли и напоминания как можно быстрее вносить в расписание. А еще можно планировать время с помощью бумажных карточек и хотя бы пару раз в день фиксировать их в графике.