E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

Помните о «цене переключения». Каждый раз, когда вы прерываете текущую работу, чтобы проверить электронную почту, вам приходится платить «цену переключения», как называют это исследователи. Если вы заняты работой, требующей глубокой сосредоточенности (или «творческим процессом»), таким как написание текста, программирование или создание презентации, то вам потребуется не меньше 25 минут, чтобы снова погрузиться в работу после перерыва. С точки зрения производительности это слишком высокая цена.

Помните о том, что к концу дня воля ослабевает. Увы, ресурсы нашей воли не бесконечны. Поэтому каждый раз, когда в течение рабочего дня вы обращаетесь к силе воли, ее остается чуть меньше. В том, что касается электронной почты, это означает, что со временем становится все труднее противостоять искушению проверить почтовый ящик. Кроме того, становится сложнее принимать правильные решения и наилучшим образом составлять электронные письма. Однако, зная о естественных ритмах, которым подчиняется сила воли, вы можете использовать их с выгодой для себя. Постарайтесь запланировать ответы на те сообщения, которые требуют максимального напряжения сил и сосредоточенности, на утренний интервал проверки почты, а после обеда заняться письмами, не требующими особых интеллектуальных усилий.

Объявите о своих ожиданиях публично. Установив график проверки электронной почты, сообщите о нем. Чрезвычайно полезно открыто обсудить основные правила коммуникации с начальниками, коллегами и клиентами до того, как возникнут проблемы. Спросите начальника, как быстро вы должны отвечать на его электронные письма (например, в течение 15 минут? часа? суток? после работы?). Возможно, его ответ вас удивит или разочарует – но по крайней мере вы получите информацию. Расскажите о своем рабочем графике коллегам, чтобы они понимали, как им удобнее связываться с вами, а вам с ними (например, отправляйте мне письма по несрочным вопросам и подходите ко мне, если дело срочное). Сообщите клиентам, как быстро они могут рассчитывать на ответ (например, в тот же день – для писем, пришедших до 15.00, если их проект активен), прежде чем они самостоятельно придут к какому-либо выводу. Если вы не хотите, чтобы вас непрерывно бомбардировали письмами, необходимо самому формировать ожидания других и твердо придерживаться установленных правил.

Действия:

Запишите в календаре план работы на ближайшие две недели. Включите в него временные интервалы для проверки почты, выполнения значимой работы и других дел (например, совещаний и звонков клиентам), которые составляют важную часть вашего рабочего дня.

Убедитесь, что вы не планируете дела вплотную друг за другом. Необходимо сознательно предусмотреть периоды «неполной загрузки» для отдыха и восстановления, для преодоления неожиданных сложностей или для реакции на неизбежно возникающие срочные ситуации, без нарушения рабочего графика. Не забывайте о том, что сила воли с каждым часом слабеет. Лучше всего отвести время в первой половине дня на более трудные и насущные задачи, а вторую половину оставить для более простых и легких дел. Постарайтесь придерживаться установленного распорядка в течение двух полных недель и проверьте, и вы увидите, насколько повысилась ваша производительность.

Торопиться некуда. Вы должны усвоить эту мантру, чтобы управлять своей электронной почтой. Беда в том, что каждый отправитель адресованного вам сообщения убежден в его срочности. Расстановка приоритетов как раз и поможет поддержать баланс между рабочими обязанностями и переполненным ящиком входящих сообщений.

Когда вы принимаете решение, кому и когда следует ответить, помните о том, что эти нетерпеливые толпы отправителей электронных писем, которые считают свои сообщения срочными, не имеют представления о вашей рабочей нагрузке. Они не знают, что вам нужно ответить еще на 224 электронных письма, что надвигается срок сдачи крупного проекта, что начальник стоит у вас над душой, требуя оценки своего предложения, и что вы, потратив много сил, уже выполнили запланированные на сегодня дела.

Поэтому вы должны расставить приоритеты сообщениям согласно своему пониманию обязанностей, а не пожеланиям отправителей. В противном случае большую часть вы дня потратите на выполнение запросов других людей и не найдете времени заняться тем, что сами считаете важным.

В то же время следует учитывать точку зрения отправителя и отвечать вежливо и уважительно. Не в последнюю очередь потому, что это сделает работу с электронной почтой более приятной для всех.

Вот краткий перечень вредных привычек, которых следует избегать, а также несложных приемов, о которых следует помнить, работая с электронной почтой в выделенное для этого время.

Не позволяйте настройкам программ «по умолчанию» определять ваш рабочий процесс. Самый верный способ столкнуться с трудностями при работе с электронной почтой – оставить исходные настройки ящика входящих сообщений. Любое программное приложение, от Outlook до Gmail, имеет предустановленные настройки, которые не дают вам сосредоточиться на работе. Мы часто принимаем эти настройки как данность и не умеем их менять. Однако даже самые незначительные изменения могут привести к резкому росту производительности. Рассмотрим весьма распространенный сценарий: вы используете программу Outlook, которая управляет и рабочей почтой, и календарем. Вы не хотите держать почтовый ящик постоянно открытым, но если вы закроете Outlook, то отключатся напоминания о встречах. Чтобы календарь был все время активен, приходится мириться с ежедневным потоком уведомлений о письмах, который отвлекает и раздражает. Проблему легко решить, если отказаться использовать Outlook для календаря. Загрузите отдельную программу и настройте ее для работы с электронной почтой. Тогда вы сможете держать программу календаря открытой и своевременно получать напоминания о встречах, но уведомления электронной почты не будут вас постоянно беспокоить.

Еще одна вредная привычка – использовать одну папку входящих сообщений для всей адресованной вам электронной почты. Неудивительно, что одно из проведенных недавно исследований показало, что 23 % времени работники чувствуют себя «утонувшими в электронной почте». Если вас тоже беспокоит эта проблема, попробуйте создать такую структуру папок, которая поможет рассортировать входящие сообщения – например папки для писем, требующих ответа (Ответить), ожидающих ответа (Ожидание), а также тех, которые могут понадобиться позже (Архив). В мире, где интернет позволяет найти решение почти любой проблемы, нет смысла сидеть сложа руки. Выясните, какие настройки «по умолчанию» вам не подходят, и измените их.

Дополнительное преимущество. Мои рекомендации относительно лучших программ «Календарь», а также структуры папок, см. на с. 210–213.

Определите, является ли электронная почта подходящим средством для ответа. Как указывалось выше, электронная почта – это несовершенное средство общения, поскольку в ней отсутствуют социальные сигналы, что ведет к негативной интерпретации содержания. Таким образом, электронная почта не подходит для обсуждения деликатных тем, критики чьего-либо поведения, обсуждения спорных вопросов и так далее. Это мы уже знаем. Но не забывайте, что электронная почта также не годится для мозгового штурма, обсуждения зависимостей, любого сложного планирования или принятия решений. Подобные дискуссии лучше вести во время краткой личной встречи или по телефону. Приучите себя к тому, чтобы переносить такие разговоры в реальную жизнь и побуждать к этому тех, с кем вы переписываетесь. Вы избавите себя и всех остальных от вызывающего раздражение обмена посланиями (их может понадобиться полтора, а то и два десятка), который постоянно отрывает вас от дела.