E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей

Вы должны сказать «нет» на неожиданное предложение…

…чтобы сказать «да» своим приоритетам.

Что, если вы чрезвычайно загружены и у вас нет времени на случайные запросы, пришедшие по электронной почте? Бывает, вы настолько заняты, что не может быть и речи о том, чтобы в разумные сроки – скажем, в течение недели или двух – ответить на неожиданные электронные письма. Для такой ситуации, когда вы полностью поглощены текущим проектом и месяц или два просто не в состоянии думать о чем-либо другом, я предлагаю составить шаблон краткого письма с отказом на неожиданное предложение. Например, такой:

Привет, Джеки. Я очень ценю ваш интерес к моей работе. К сожалению, следующие несколько месяцев я буду на 110 % сосредоточена на важном творческом проекте и поэтому просто не в состоянии брать дополнительную работу. Спасибо, что помните обо мне!

Набор таких удобных шаблонов значительно облегчает жизнь, поскольку каждый раз не нужно заново сочинять ответ тем, кто обращается к вам с просьбой или предложением. Быстро отправив вежливый отказ, вы не отвлечетесь от важной работы.

Действия:

Попробуем применить закон Парето к вашим нежелательным сообщениям.

Допустим, на небольшую часть людей, которые отправляют вам электронные письма (скажем, 20 %), приходится почти все затраченное впустую время (скажем, 80 %). Отнеситесь к этой разновидности нежелательных сообщений как к настоящему «пожирателю времени». Возможно, отправители раз за разом задают вам одни и те же вопросы, а может, это просители, не умеющие правильно составить обращение. Выяснив, какой тип писем сильнее всего снижает вашу производительность, разработайте стратегию обращения с ними прежде, чем они попадут в ваш ящик «Входящие»: включите программу-автоответчик, используйте Gmail для составления стандартных ответов или перенаправления в раздел часто задаваемых вопросов на вашем сайте.

Сто лет назад написать письмо – это все равно что сесть с кем-то в тихой комнате и поговорить с глазу на глаз. Сегодня электронное письмо больше похоже на попытку докричаться через оживленный перекресток до спешащего на деловую встречу человека.

Все мы чрезвычайно загружены и очень заняты. Мы пребываем в состоянии перманентного частичного внимания, легко переключаясь с одной из бесчисленных форм коммуникации на другую, используя электронные письма, тексты, мгновенные сообщения, социальные сети, интернет. Это означает, что ваше электронное письмо борется за внимание адресата не только с другими письмами, но также и со всем остальным коммуникационным потоком.

Кроме того, мы все чаще стали проверять почту при помощи мобильных телефонов. В среднем более 50 % электронных писем впервые просматриваются на телефоне. Мы упорядочиваем и очищаем свой ящик входящих сообщений, на ходу отвечая на срочные письма и отмечая менее срочные, к которым следует вернуться на рабочем месте.

Это значит, что ваше письмо скорее всего удостоится лишь беглого взгляда, брошенного на монитор смартфона, когда получатель будет переключаться с одной задачи на другую. В лучшем случае сообщение ненадолго привлечет его внимание. Если оно покажется убедительным и достойным более внимательного рассмотрения, к нему вернутся позже. Но, если первое впечатление будет неблагоприятным, для вас игра закончится, не успев начаться.

Это соревнование за внимание означает, что подход к составлению писем должен быть совершенно иным. Данный раздел, «Стиль», посвящен тому, как писать эффективные электронные письма в том мире, где все люди заняты, а их внимание рассеянно. Мы начнем с важности оценки получателей сообщения, а затем перейдем к рекомендациям, как сделать ваши электронные письма краткими, побуждающими к действию и персонализированными.

Обычно мы пишем электронные письма в вакууме. То есть в одиночестве и без обратной связи. Создается впечатление личного, персонального занятия, но на самом деле вы не один. Вас двое. Каждое электронное письмо – это разговор, социальное взаимодействие, которое требует вежливости, чуткости, тонкости и доброты.

Вот почему очень важно перед тем, как садиться за письмо, оценить получателей вашего сообщения. Вы обращаетесь к начальнику? К влиятельной персоне, с которой лично не знакомы? К клиенту или заказчику, который может быть расстроен? К коллеге, который находится на грани изнеможения? Каждый из этих сценариев требует разного стиля и тона. Вместо того чтобы сосредоточиться на своих потребностях, попробуйте поставить себя на их место. Насколько они заняты? Какая информация им нужна? Что их успокоит?

Если вам кажется, что это слишком большая работа для старой доброй электронной почты, представьте ситуацию следующим образом. Если вы сейчас потратите время на оценку получателей (и их потребностей), то ваши письма станут более эффективными, у вас повысится шанс получить желаемое, возникнет меньше непредвиденных ситуаций – и в конечном итоге вы потратите меньше времени на электронную почту.

В каждом из нас сидит ревнитель эффективности, который рассматривает каждое электронное письмо в более широком контексте дел, требующих нашего внимания: истекающий срок большого проекта, презентация, которую необходимо подготовить, конфликт с клиентом, требующий немедленного разрешения, или очень срочные поручения. Я называю это смещением занятости, и оно влияет на то, сколько внимания (много или мало) мы готовы уделить каждому взаимодействию или каждой порции информации.

В эпоху, когда все невероятно заняты, лучший способ привлечь к себе внимание человека – это проявить уважение к его времени. В случае с электронным письмом – это ясность и краткость изложения и побуждение к действию. Достичь этого можно с помощью нескольких простых стратегий структурирования информации, которую вы хотите передать.

Начните с просьбы. Избегая внезапности или бесцеремонности, необходимо поместить просьбу в начало своего письма – по возможности в первом или втором предложении. Цель заключается в том, чтобы привлечь внимание читающего и он мог бы сразу понять, какие действия от него требуются. Если просьба предваряется большим количеством ничего не значащих фраз, нетерпеливый адресат может до нее и не добраться. Например, вы пишете одному из руководителей стартапа, которым восхищаетесь, и приглашаете выступить на конференции. Просьбу можно сформулировать следующим образом: