Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Вы когда-нибудь жалели, что приходили пораньше, оставались подольше или сидели без обеда, только чтобы выкроить несколько минут на размышления? Остерегайтесь таких убыточных методов. Как только сотрудники увидят вашу машину на парковке в ранние или поздние часы, они начнут прибывать раньше или оставаться подольше (как им удобнее) и посягать на ваше время. Их много, а вы один! Вместо этого попробуйте один из представленных ниже вариантов.

Лотки или ящики для бумаг. Мы уже упоминали о лотках для входящих документов (глава 14), но это такое простое механическое решение, что оно заслуживает второго упоминания.

• Установите лоток прямо перед вашим рабочим местом и ярко пометьте отверстие, в которое сотрудники могут класть документацию. На этом лотке укажите час просмотра его содержимого, чтобы коллеги знали, когда ожидать вашего внимания.

• Установите ящик с замком, который позволяет сотрудникам вручить секретные материалы «прямо в руки» без обязательной встречи с вами. Так документы будут в безопасности, а вы и отправитель сэкономите свое время.

Защищайте вашу территорию и время. Некоторые старшие специалисты устраивают все встречи на территории того, кто направляется с запросом. Так они уходят, когда должны это сделать, и им не приходится заставлять посетителя удалиться.

Попробуйте спрятаться. Вы можете поставить под угрозу задание, имеющее срок сдачи, если не найдете пустой кабинет, где можно спрятаться и поработать. В таких случаях оставляйте голосовое сообщение в вашем телефоне и надпись на двери, указывающую, когда вы будете доступны, к кому можно обратиться за советом, но не рассказывайте, где вы находитесь (за закрытой дверью или в каком-нибудь пустом кабинете)!

Несколько лет назад при посещении недавно построенных офисов компании Intel в Рио-Ранчо мы заметили, что там установили простое препятствие для неупорядоченных перерывов: к входу каждой бездверной кабинки была прикреплена цепочка, которую можно было застегнуть. В середине нее находился красивый медный медальон с надписью «Пожалуйста, обратитесь через 15 минут». Когда работникам нужны 15 минут покоя и сосредоточенности, они просто застегивают цепочку, и проходящие мимо коллеги принимают это условие. Никто не злоупотреблял данным средством и не запирался на целый день. Так сотрудники компании узнали, как 15 минут беспрерывной работы могут ускорить решение проблем.

Вы, конечно, можете сказать, что ваши сотрудники не такие дисциплинированные…

Если вам с рождения везло и вы целеустремленны, энергичны и умны, то вас любят все специалисты HR-службы и вам благоволят начальники, у которых есть для вас много работы. Ваши преимущества будут поддерживать вас до конца карьеры.

Но крайние проявления этих же самых достоинств бросят вас в последнюю ловушку из нашей серии – в ловушку чрезмерного старания. Без специальных усилий нелегко сдерживать свое стремление к излишнему усердию. Еще в детстве оно стало частью вашей личности и укрепилось, поддерживаемое похвалой родителей, друзей, начальников и клиентов.

Вы уже дошли до того, что люди воспринимают вашу отличную работу как должное? Вы делаете счастливыми всех, кроме самих себя? Позволяете похоронить важные приоритеты, убеждая себя в том, что «в любом случае нужно сделать все дела»?

Не упустите тот день, когда перегрузка, которая сначала была достоинством, превратится в тиски, все крепче и крепче сжимающие ваше время и жизнь.

Как долго это длится?

Алек Маккензи уже высказывал мнение, что способы управления собой и временем (ведущие к улучшению или ухудшению) перемешаны, как сложный калейдоскоп взаимосвязанных действий и реакций. У каждого из нас есть лишь смутное их понимание.

Когда увлеченного работника заваливают слишком большим количеством требований, он погружается в хаос. Попытки делегировать задания заканчиваются провалом, потому что нет времени на обучение. Чрезмерно старательные работники все время отстают.

Если у вас много поручений, они неопределенны и исходят из слишком большого количества источников, вы будете говорить «да» до тех пор, пока сами не приведете себя к краху. Если вы целеустремлены и исполнительны, вас будут постоянно разрывать на части, и вы в конце концов спросите себя, удовлетворять ли чьи-то нужды или действовать согласно собственным приоритетам.

Вероятнее всего, вы выберете первое и попытаетесь втиснуть свои дела в неурочные часы! Поверив в то, что нужно сделать все прямо сейчас, вы попали в ловушку чрезмерных стараний.

Менеджеры обоего пола становятся жертвами чрезмерных притязаний. Это свойственно не только мужчинам. Алек Маккензи писал: