Теория организации - Татьяна Федоренко

Организационное проектирование – разработка таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности [26].

Цели организационного проектирования:

1) создание новой системы;

2) частичное усовершенствование существующей организационной системы;

3) радикальное преобразование действующей организационной системы.

Организационная система представляет собой совокупность двух частей: механизма внутреннего функционирования и механизма отношений с внешней средой.

Механизм внутреннего функционирования включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности: функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота. Механизм отношений с внешней средой состоит из элементов, необходимых для формирования благоприятного делового поля внешних отношений организации – законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т. п.

Мы будем рассматривать проектирование одной из составляющих организации – структуры как способа организации этой системы. В новых условиях в проектировании организационных структур необходимо широко использовать системный подход. Он предполагает учет внешних и внутренних факторов окружения организации. Как показывают исследования, эти факторы носят ситуационный характер и делятся на пять групп (рис. 12.1):

1) состояние внешней среды;

2) технология работы в организации;

3) стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

4) поведение работников;

5) размер.

Рис. 12.1. Ситуационные факторы проектирования организации

Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации.

Двухмерная классификация факторов внешней среды позволяет выявить четыре типа ситуаций, каждая из которых соотносится с тем или иным видом бизнеса (рис. 12.2).

Рис. 12.2. Основные типы ситуаций

Квадрант 1. Ситуация характеризуется низкой неопределенностью и является благоприятной для руководства организации. Внешняя среда не будет преподносить много «сюрпризов», и работники будут определенно следовать принятым в компании политике и процедурам. От руководителей не требуется высокого уровня подготовки, длительного обучения, большого опыта.

Квадрант 2. Ситуация характеризуется умеренной неопределенностью. Она является более напряженной для руководства организации. Высокая степень сложности внешнего окружения вносит элемент значительного риска в процесс принятия решений. Руководители в данной ситуации нуждаются в серьезной подготовке и наличии опыта.

Квадрант 3. Ситуация характеризуется умеренно высокой неопределенностью. Она требует от руководства и самой организации достаточной гибкости. Это необходимо в силу частого изменения характера взаимодействия с факторами внешней среды. Однако малочисленность факторов позволяет руководителям справляться с ситуацией.

Квадрант 4. Ситуация характеризуется высокой неопределенностью. Она представляет собой наибольшую трудность для управления организацией и требует от руководителей высочайшего уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции.

По оценкам специалистов, только 20 % внешних факторов в бизнесе поддаются контролю со стороны руководителя, а остальные 80 % являются неконтролируемыми. Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует своего специфического подхода к проектированию организации и ее частей.

Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудование, которое он использует для преобразования объекта своих действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям:

1) разделение труда;

2) группировка работ, т. е. создание подразделений.

Англичанка Джоэн Вудворт одной из первых установила зависимость между технологией и организационным проектированием. В зависимости от типа технологии организационные структуры разделяются на несколько типов. С увеличением технологической сложности возрастают число уровней управления и организационная пирамида, увеличивается интервал контроля высшего звена управления. При технологии средней степени сложности интервал контроля менеджеров низших уровней становится наибольшим. Фирмы, характеризующиеся наибольшей и наименьшей сложностью технологии, имеют тенденцию к более органическим проектам, а компании, использующие технологии средней степени сложности, предпочитают более механистические проекты.

В 1962 году А. Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой. Им был сделан вывод о том, что со сменой стратегии перед компанией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы для фирмы. Отказ от перепроектирования организации приводит к тому, что фирма оказывается не в состоянии достичь принятых ею целей.

Позже, в 1977 г., Дж. Гелбрейт со своими коллегами определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние стратегии на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации (рис. 12.3).

Рис. 12.3. Взаимосвязь между стратегией и организационным дизайном

Выбор высшим руководством той или иной стратегии оказывает непосредственное воздействие на многие решения в отношении проектирования организации. Можно рассмотреть три возможные области стратегического выбора.

Первая касается той идеологии управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут решающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизацию и децентрализацию.

Вторая область стратегического выбора имеет отношение к тому, какие потребители будут обслуживаться компанией. Если у фирмы имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна найти отражение при проектировании ее организационной системы во всех элементах.