Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Рассейте чары

Если описанный выше сценарий кажется вам до боли знакомым (вы побывали в ролях направляющего запросы или их медлительного исполнителя), то знайте, что есть способы взять все в свои руки до того, как последствия станут серьезными. Когда ставки достаточно высоки, волынщики могут перестать себя обманывать и проявить большее здравомыслие.

Если вам никак не приступить к выполнению задания, то вот несколько способов прибавить обороты и сохранить скорость движения:

• докажите себе, что изменения необходимы уже сейчас;

• пересмотрите недавние последствия, пережитые вами и другими людьми;

• набросайте план, показывающий текущие требования, которые ждут ваших действий;

• разбейте большие дела на части и задайте промежуточные цели;

• установите сроки выполнения для этих краткосрочных целей;

• создайте карту ваших целей и повесьте на стене;

• пометьте галочкой достигнутые цели (на настенной таблице или доске) – это будет для вас зрительной поддержкой;

• празднуйте выполнение каждой части задания.

По завершении любого проекта, который было трудно начать и еще труднее продолжать, создайте дневник. Он послужит инструментом, возвращающим ваши вложения. Если вы должны выполнять это задание ежеквартально или ежегодно, то дневник поможет правильно предвидеть ваши нужды. Составьте такой список, как на рисунке ниже.

Непременно разработайте собственную форму. Включите в нее все те данные, благодаря которым в следующий раз вы будете быстрее и увереннее работать над выполнением задания. Эти записи также помогут вам обговорить изменения. (Впоследствии они к тому же послужат опорой при обучении подчиненных.)

Если вы работаете на себя, вам никто не напомнит о том, чему вас научили завершенные проекты. Вы сами должны записывать эти уроки, ставить перед собой цели и ежедневно пересматривать приоритеты.

Спросите себя, какая часть вашего обычного дня требует осуществления трудного выбора и ведения переговоров с теми, кто обращается с запросами? Как мы уже показали в предыдущих главах, закон Парето утверждает, что главные 20 процентов ваших ежедневных дел дадут 80 процентов результатов.

Решите, какие из текущих и поступающих заданий входят в эти главные 20 процентов. Затем в лучшие части дня, когда вы можете рассчитывать на энергичность и уединенность, сосредоточьте все внимание на их выполнении. Возможно, вы не сразу избавитесь от проволочек, но вы должны успешно начать и завершить ваши приоритетные 20 процентов дел.

Как бы вы ни торопились, напишите на стикере краткий перечень этих задач. Поместите его там, где он будет вам виден, и действуйте в соответствии с ним. Не позволяйте чему-либо менее важному вмешиваться в процесс.

Ваш новый идеальный день

Вероятно, вы жалуетесь, что ваш день так переполнен мелкими делами и перерывами, что у вас нет времени на приоритеты. Ваши планы рассеиваются, так зачем же их строить? Но все мы более или менее регулярно выполняем особые задания. Учителям приходится создавать план уроков на неделю. Менеджеры подразделений должны обсуждать с главами отделов насущные вопросы производства. Советники по связям с общественностью разрабатывают для клиентов новые кампании. Финансовые директора готовят для акционеров квартальные отчеты. Эти задания неизбежны и обязательны.

Какие элементы вы обязаны защитить в ваш идеальный день в то время года, когда происходят эти события? Вам должно быть ясно, какие задания действительно имеют значение.

Для Линдси «тонкий фарфор» – эти главные 20 процентов. Кем бы вы ни были, ваш идеальный день должен начинаться с самых приоритетных заданий, которые вы помечаете в вашем календаре в зарезервированных частях «красных зон», чтобы ни одно менее важное дело не вытеснило их.