Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

Существует семь видов потерь, которые дорого обходятся организации. Вот они:

1. Перепроизводство.

2. Ожидание.

3. Движения.

4. Транспортировка.

5. Излишняя обработка.

6. Запасы.

7. Дефекты.

Нередко в той или иной деятельности вы можете найти несколько видов потерь. Не зацикливайтесь на этом. Главное – понять, что потери есть. Все, что увеличивает время или затраты, не добавляя ценности, представляет собой потери. Устранение потерь позволяет добиться следующего:

• Сократить затраты организации.

• Уменьшить время ожидания в очереди между операциями.

• Повысить производительность работы офиса.

• Повысить качество.

• Повысить конкурентоспособность организации.

• Стимулировать работу в команде и привлечь сотрудников к участию в процессе.

Устранение потерь можно вести везде, в любом процессе, виде деятельности или потоке создания ценности.

Перепроизводство означает, что вы начали выполнять работу или оказывать услуги прежде, чем в этом возникла необходимость. Это самый масштабный вид потерь, потому что перепроизводство вызывает множество других потерь. К примеру, если вы готовите для потребителя коммерческое предложение, но с его стороны не было запроса, ваши потери наверняка включают также лишнюю обработку, лишнюю транспортировку, лишние движения и т. д., не говоря уже о потерях при сборе информации.

Примеры перепроизводства:

• составление никому не нужных отчетов;

• изготовление лишних копий;

• один и тот же документ отправляется адресату по почте и одновременно пересылается по факсу и в электронном виде;

• многократное внесение одних и тех же данных в рабочую документацию или бланки.

Чтобы устранить такие потери, используются следующие инструменты бережливого офиса:

• время такта;

• методы сбора информации;

• питч;

• стандартизированная работа;

• выравнивание или хейдзунка;

• предсказуемый результат;

• непрерывный поток;

• система вытягивания;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает перепроизводство. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Любое ожидание – идет ли речь о человеке, подписи, информации или о чем-то ином – представляет собой потери. Выявление и устранение таких потерь – одна из самых простых задач. Мы часто не воспринимаем документ, который лежит в лотке для бумаг, как потери. Но сколько раз мы рылись в лотке, чтобы найти его? Сколько раз вы берете бумагу в руки, прежде чем доведете дело до конца? Чтобы устранить этот вид потерь, нужна система, которая помогает своевременно закончить работу, подшить документ в соответствующую папку или выбросить.

Примеры потерь, связанных с ожиданием:

• лишние подписи и утверждения;

• зависимость от других при выполнении задач;

• задержки при получении информации;

• проблемы, связанные с разными версиями компьютерных программ;

• нечеткое распределение зон ответственности между подразделениями.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• карты потока создания ценности;

• 5S;

• методы сбора данных;

• бережливые методы отчетности и коммуникации;

• питч;

• выравнивание объема работ;

• система курьеров;

• офисная файловая система;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникает ожидание. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Любые перемещения людей, бумаг, электронной информации (электронная почта и т. п.), которые не добавляют ценности, представляют собой потери. Они могут быть вызваны неудачной планировкой офиса, неэффективным оборудованием, складированием канцелярских принадлежностей в слишком отдаленном месте и т. д.

Примеры лишних движений:

• поиск нужных файлов в компьютере;

• поиск нужных документов и папок;

• поиск информации в инструкциях и руководствах;

• перемещение документов на следующую операцию или в другой отдел вручную.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• стандартизированная работа;

• 5S;

• планировка офиса;

• маркировка документов;

• офисная файловая система;

• принцип «точно вовремя»;

• канбан для канцелярских принадлежностей;

• система вытягивания;

• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.

Составьте список процессов, в ходе которых возникают лишние движения. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Транспортировка – неотъемлемая составляющая процесса работы. Она обеспечивает своевременное поступление работы в пределах офиса. В данном случае речь идет о перемещении работы, которое не добавляет ценности.

Примеры лишней транспортировки:

• распространение и доставка ненужных документов;

• ненужная регистрация и подшивка документов;

• устаревшие списки адресатов электронных рассылок.

Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:

• стандартизированная работа;

• 5S;