Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

• Организуйте пространство таким образом, чтобы архивные материалы хранились вне рабочей зоны. Архивные документы — это материалы уже законченных проектов, которые, может быть, больше никогда не понадобятся, но должны храниться для налоговых и юридических целей. Нет необходимости загромождать ограниченное пространство вашего кабинета этими папками. Уберите их из кабинета в общий архив или в кладовку. Составьте опись документов, которые вы туда отправляете, и храните ее среди постоянных документов, чтобы в случае необходимости вы могли вспомнить, что было передано, и вернуть, если понадобится.

ЗОНА «ИСХОДЯЩАЯ»

Это место, куда вы складываете законченную работу, которую потом отсылаете еще куда-нибудь, — документы для архивирования или отправки по почте, задания, которые вы передаете, ответы на запросы коллег, сослуживцев, руководителя или вашего помощника. Если они находятся в исходящей зоне, значит, работа над ними закончена.

• Так же, как в случае с входящей зоной, у вас должен быть один или несколько ящиков для исходящих документов. Лучше разместить в них документы по категориям для более быстрой работы над ними.

• Если вам приходится ежедневно встречаться с несколькими разными людьми, можно для каждого завести отдельный ящик, чтобы вы сразу могли взять нужные документы и отправиться с ними на собрание, готовые обсуждать и продвигать все свои законченные проекты и задания. Цель разделения ящиков для исходящих документов — сокращение времени, затрачиваемого вами или вашими сотрудниками на сортировку содержимого и работу с ним.

• Проясните для себя, кто будет заниматься чисткой ящиков для исходящих документов (забирать из них документы) — вы или кто-то из ваших сотрудников? Если это будут другие люди, им может понадобиться доступ в вашу исходящую зону. Если этим будете заниматься вы, включите эту работу в свое расписание на день, неделю или месяц, иначе исходящие документы останутся здесь навечно.

ИЗБАВЛЯЙТЕСЬ ОТ НЕНУЖНОГО В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

Как я уже заметила в начале главы, накапливание ненужной информации угнетает нас физически, эмоционально и психологически, мешает быстро принимать решения, чтобы идти в ногу с вашей работой.

Нам всем известно, что следует избавляться от лишнего, но ответы на вопросы: «Нужно ли мне это?», «Хочу ли я этого?» могут стать довольно трудными. Не нужно давать на них ответы сгоряча. Кто станет бросать дела, чтобы принять такое решение, при очень напряженном графике? Мы имеем склонность беречь нашу способность принимать решения для клиентских проектов, создания продукта, оказания услуг или для других дел, связанных с исполнением обязанностей.

Однако пока мы принимаем решение о том, что сохранить, а что убрать, документы накапливаются.

Секрет того, как избежать такой ситуации, состоит в постоянной сортировке и чистке. А чтобы облегчить этот процесс, вам потребуется ежедневно обновлять решение о том, что хранить, а что выкинуть. Воспользуйтесь следующими восемью вопросами, чтобы вам было легче принимать решение.

• Связано ли это с вашими основными обязанностями?

• Поможет ли вам это завершить проект, над которым вы работаете?

• Имеет ли это отношение к вашим перспективам или возможностям?

• Поможет ли это зарабатывать деньги?

• Занимаетесь ли вы этим регулярно?

• Есть ли у вас время, чтобы заняться этой информацией?

• Станет ли ваша работа эффективнее, если вы избавитесь от лишних вещей?

• Есть ли какие-то причины, связанные с налогами или правовыми нормами, чтобы хранить невостребованные материалы?