Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

5. Определите идеальное количество работников

Чтобы найти идеальное количество работников для потока создания ценности, разделите общее время цикла процесса на время такта.

Пример. Если общее время цикла процесса равно 50 минутам, а время такта – 15 минутам, тогда требуемое количество работников составит: 50 мин / 15 мин = 3,3 работника.

Полученное число не всегда будет целым. В этом случае нужно поступать следующим образом:

а) Если дробная часть числа меньше 0,5, округлите количество работников в меньшую сторону. Каждый из них должен получить столько заданий, чтобы уложиться во время такта. При наличии незанятого времени перераспределите его в пользу одного сотрудника и поручите ему заниматься стандартизацией работы и совершенствованием рабочих процессов с целью сократить время цикла операций до времени такта. По завершении этой работы сотрудника можно назначить на другую позицию. Бережливое производство подразумевает не сокращение людей, а устранение потерь. Сделайте все возможное, чтобы найти для этого сотрудника место в организации. В противном случае концепция бережливого производства никогда не получит поддержки со стороны рядовых сотрудников.

Примечание. Чтобы уменьшить время цикла процессов в соответствии со временем такта, следует воспользоваться сводной таблицей и картой стандартизированной работы, которые будут рассмотрены далее.

б) Если дробная часть полученного числа равна или больше 0,5, округлите количество работников в большую сторону. Скорее всего, на данном этапе вам не удастся устранить настолько большие потери. И снова – каждый работник должен получить столько заданий, чтобы уложиться во время такта, а при наличии незанятого времени его следует перераспределить в пользу кого-то одного.

6. Создайте график будущей загрузки работников

Вместе с членами команды расположите клейкие листочки на графике так, чтобы все задания были равномерно распределены между работниками. Постарайтесь сделать так, чтобы время работы каждого сотрудника соответствовало времени такта, и в то же время обеспечьте непрерывный поток операций. В идеальной ситуации каждый должен работать в течение всего времени такта.

7. Перераспределите элементы работы, документируйте изменения и обучите персонал

После того как члены команды придут к единому мнению относительно распределения рабочей нагрузки, обучите персонал новым обязанностям и документируйте внесенные изменения.

Итак, балансировка рабочей нагрузки позволит:

• равномерно распределить элементы работы между сотрудниками и усовершенствовать рабочий поток;

• назначить порядок выполнения отдельных операций, из которых состоит процесс;

• определить оптимальное количество работников, необходимых для выполнения процесса;

• поможет отчасти реорганизовать и усовершенствовать поток создания ценности.

Теперь, когда поток работы усовершенствован путем перепланировки офиса, создания системы документооборота и балансировки рабочей нагрузки, пора заняться стандартизацией как можно большего объема организационных знаний с тем, чтобы сократить вариабельность результатов работы.

Стандартизировать работу – значит создать набор правил, в соответствии с которыми должна выполняться та или иная операция. Это позволит добиться единообразия и исключить вариабельность результатов. Стандартизированная работа обеспечивает постоянный уровень производительности, качества и надежности. В то же время наличие хорошо документированных рабочих стандартов стимулирует у сотрудников позитивное отношение к собственным обязанностям.

Стандартизировать работу можно при помощи двух основных инструментов: сводной таблицы стандартизированной работы и карты стандартизированной работы.

Сводная таблица стандартизированной работы:

• документирует время, требуемое на выполнение каждой операции или задания;

• показывает поток работы;

• показывает соотношение между физической работой (ввод данных в компьютер, телефонные звонки и т. д.), перемещением работы (перемещения работника, отправка документов в базу данных), временем в очереди и временем обработки данных компьютером.

Сводная таблица стандартизированной работы – это важный инструмент, используемый для распределения работы в потоке создания ценности, когда общее время цикла превышает время такта. Чтобы точно документировать каждый элемент работы и оценить время, требуемое на его выполнение, возможно, будет полезным записать рабочий процесс на видеопленку.

Шесть шагов к созданию сводной таблицы стандартизированной работы:

1. Разбейте операции, выполняемые каждым работником, на отдельные элементы (запишите рабочий процесс на видео, чтобы сделать это как можно более точно).

2. Определите время, требуемое на выполнение каждого задания из первого пункта.

3. Заполните сводную таблицу стандартизированной работы.

4. Изучите каждый элемент работы (задание). Подумайте, возможно, какие-либо элементы следует устранить или выполнять за более короткое время.

5. Создайте новую таблицу стандартизированной работы.

6. Поместите ее в папку процесса и в пределах рабочей зоны.

Сводная таблица стандартизированной работы – это мощный инструмент, который следует в первую очередь использовать для совершенствования и стандартизации рабочих процессов. Чтобы полностью ее заполнить, вам потребуется немало времени, однако в долгосрочной перспективе все ваши усилия оправдаются. Возможно, вам покажется странным использование такой таблицы применительно к административным процессам, однако именно в офисе этот инструмент бережливого производства уже доказал свою эффективность.

Карта стандартизированной работы наглядно показывает последовательность операций в рамках того или иного процесса. Она является визуальным средством обучения. Сотрудники, редко задействованные в каком-либо процессе, могут, опираясь на карту, уверенно его выполнять. По мере того как в процесс вносятся изменения, следует обновлять и карту стандартизированной работы.

Пять шагов к созданию карты стандартной работы: