Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

• Откладывайте встречи со всеми остальными на более удобное для вас время. Откладывая встречи, вам придется подготовить себя к обсуждению дела более фиксированным способом. Помните: если ваш коллега что-то вам принес, это не значит, что обязательно возникла кризисная ситуация. Некоторые дела являются на самом деле срочными, но большинство из них могут подождать. Создайте несколько «открытых» моментов в течение дня, чтобы посвятить их незапланированным делам, но в соответствии с вашим расписанием, а не с желанием коллег. В большинстве случаев люди не имеют ничего против того, чтобы подождать, особенно если вы сдерживаете свое обещание и встречаетесь с ними позже. (Почитайте рекомендации к навыку 4 «Планируйте время для завершения работы», из которых вы узнаете, как создать модель своего рабочего дня, где предусмотрено время для непредусмотренных помех разного рода.)

• Повторяйте несколько популярных фраз, чтобы незапланированные перерывы не застали вас врасплох. У вас нет необходимости всем и каждому отвечать «нет». Говорите так только людям, не имеющим чувства меры, занимающим больше времени, чем требуется, разговаривающим и разговаривающим, отнимая у вас драгоценные минуты. Будьте готовы дать им автоматический ответ: «Я нахожусь в разгаре работы над завершением проекта, не могли бы мы поговорить попозже днем?», «Меня поджимают сроки, не могли бы мы переговорить перед собранием сотрудников?», «Черт возьми! Мне очень бы хотелось вам помочь, но… на этой неделе никак не получится». Все это вам поможет с естественной легкостью отложить незапланированный перерыв.

• Создайте буфер. Есть ли у вас человек (вроде вашего ассистента), который помогал бы вам принимать телефонные звонки и сообщения по электронной почте или с автоответчика, выключая сигнал вызова? Попросите людей оставлять важные сообщения (на автоответчике или вашему ассистенту), обозначая, что именно им нужно и удобное время, когда можно перезвонить. Если же ваш офис или рабочий стол сродни вокзалу, поищите какой-нибудь способ так организовать свое пространство, чтобы оградить себя от незапланированных перерывов в работе. Передвинув стул или установив на стол какое-нибудь растение, вы можете создать эффект кокона, отгородив себя от потенциальных любителей прерывать вашу работу. Этот небольшой шаг поможет вам продолжать сосредоточенную работу над задачей.

• Спросите, сколько это займет времени. Каждый раз, когда вас прерывают, спрашивайте, сколько человеку нужно времени (пятнадцать минут, сорок пять?). Объясните, что вы хотите предусмотреть встречу в расписании, дабы посвятить все свое внимание решению проблем обратившегося к вам человека. Если вы сейчас не можете выкроить двадцать минут, сделайте это позднее, когда вы будете свободнее. Считаться с тем, сколько людям необходимо времени, значит помогать им быть более эффективными работниками.

• Начинайте разговор со слов «что я могу для вас сделать?», а не «как ваши дела?», «как ваши дела?» — это открытое предложение поболтать. «Что я могу для вас сделать?» немедленно вынуждает вашего визитера перейти к своему вопросу. Это профессионально и вас обоих направляет в деловое русло. А вам удается справиться с незапланированным перерывом за самое небольшое время.

ОРГАНИЗУЙТЕ СОБРАНИЯ, СТОЯЩИЕ ЗАТРАЧЕННОГО ВРЕМЕНИ

Собрания отрывают людей от работы над очень важными проектами, контактов с клиентами, разработки новой продукции, заботы о новом бизнесе и т. д. Но лишь немногие осознают, какой вред приносят плохо организованные собрания. Подсчитайте стоимость рабочего времени каждого, кто пришел на собрание, используя таблицу, расположенную ниже.