Говори как английская королева. The Queen's English and how to use it - Бернард Ламб

• I would suggest (Если вы твердо намерены это сделать, то почему так нерешительны?)

• completely fatal (Может ли что-то быть губительным только наполовину?)

Избавляйтесь от подобных банальностей.

ВЫСОКОПАРНОСТЬ

Избегайте бессмысленной тарабарщины. Многие выражения, которые мы неосознанно употребляем, давно стали избитыми клише:

• ‘further to the above’

• ‘the aforementioned’

• ‘at this moment in time’

• ‘at the end of the day’

• ‘in the not too distant future’

Откажитесь от этих и других аналогичных выражений.

ДВУСМЫСЛЕННЫЕ, АБСТРАКТНЫЕ СЛОВА И КОНСТРУКЦИИ

Витиеватость может сильно затемнить смысл написанного. Будьте точными и не пишите фраз подобных этому примеру:

Ведь можно написать:

Чем конкретнее и яснее вы выражаетесь, тем проще будет вашим читателям.

«УКЛОНЕНИЕ»

Такие слова, как ‘perhaps’, ‘probably’, ‘comparatively’, используются авторами, чтобы избежать ответственности за написанное. Если вы действительно к этому стремитесь, тогда всё в порядке. Ну, а если нет, то подобные слова лишают написанное убедительности. Когда есть возможность указать точные данные, даты, время и прочее, не используйте прилагательные и наречия с размытым значением, вроде ‘appreciable’, ‘substantial’, ‘soon’. В следующем примере подчеркнутые слова как бы «увиливают»:

ПРИНЦИП БЛИЗОСТИ

Следите за тем, чтобы определительные слова и структуры находились в непосредственной близости от слова, которое они описывают. В противном случае смысл написанного может исказиться. Например:

Что же происходило в офисе? Обсуждение или сверхурочные работы (overtime working)? Или же обсуждение проводилось, когда сотрудники работали сверхурочно? Сделайте предложение однозначным; перепишите его, пусть даже оно станет длиннее, и не забудьте о знаках препинания. Скажем, вот так:

Не пишите: The work area needs cleaning badly, если имеете в виду: The work area badly needs cleaning.

Ошибки в расположении элементов описания могут быть забавными, но могут привести и к тому, что вас примут за человека, у которого не все дома:

ОШИБКИ В ИСПОЛЬЗОВАНИИ МЕСТОИМЕНИЙ

Употребляйте местоимения так, чтобы было понятно, к какому существительному они относятся. Например:

Кого повысили?

Какую именно машину отбуксировали?

МНОГОЗНАЧНЫЕ СЛОВА

Слова с двумя или более значениями могут поставить читателя в тупик относительно смысла послания. Например:

Часто понять написанное помогает контекст. По возможности отдавайте предпочтение однозначным синонимам, например, во втором примере лучше использовать almost вместо practically.

ДВОЙНОЕ ОТРИЦАНИЕ И ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ КОНСТРУКЦИИ

Старайтесь использовать конструкции без отрицания. Вместо A decision should not be delayed, можно написать: A decision should be made.

Избегайте множественных отрицаний, затемняющих смысл:

ЦЕЛЬ

Цель служебной записки – возможно более лаконичным способом сообщить о чем-либо и побудить адресата к немедленному действию.

ВАЖНОСТЬ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

В большинстве организаций служебные записки являются неотъемлемой частью рабочего процесса. Необходимо передавать сообщения с указаниями, просьбами о предоставлении информации, подтверждениями договоренностей от сотрудника к сотруднику.

В некоторых случаях служебные записки более соответствуют цели, чем телефонные звонки или личное общение, например, когда возникает необходимость:

• передать точную информацию сразу нескольким людям;

• разослать подтверждение даты, времени и места встречи большому числу людей;

• зафиксировать в письменном виде информацию, действия или решения, достигнутые на встрече или конференции;

• документально подтвердить принятое решение или договоренность;

• сообщить информацию, стратегию, дать указания отдельному лицу.

ТЕМА

Служебная записка должна касаться только одной темы. Не объединяйте сообщения на разные темы в одну служебную записку, иначе получатель может что-то не заметить. Наше внимание избирательно, и мы нуждаемся в правильно расставленных приоритетах.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ

Информацию необходимо изложить в такой последовательности, которая позволит читателю легко понять суть послания. Служебная записка должна содержать следующие пункты:

• вступительное предложение или абзац, содержащее цель записки;

• отдельно выделенные основные пункты в виде простых понятных предложений. Более длинные служебные записки должны быть разделены на абзацы, каждый из которых освещает одно из положений;

• заключительное предложение, содержащее информацию о необходимых действиях и времени, когда их нужно предпринять.