Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере - Алексей Гладкий

Документы о направлении сотрудника в командировку (приказ, командировочное удостоверение и служебное задание) будут сформированы после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. Если в нижней части окна был установлен флажок печатать форму Т-9 и другие, то после нажатия данной кнопки на экране отобразится окно выбора печатной формы документа, которое показано на рис. 2.81.

Рис. 2.81. Выбор печатной формы документа

Как видно на рисунке, это окно имеет уже знакомую нам структуру: слева вверху щелчком мыши выбирается документ, который нужно распечатать, а справа отображается содержимое выбранного документа. Чтобы немедленно отправить текущий документ на печать, нажмите кнопку Печать, а чтобы распечатать сразу все сформированные документы – кнопку Напечатать все.

Чтобы просмотреть выбранный документ в окне предварительного просмотра перед отправкой его на печать, щелкните на нем мышью. На рис. 2.82 показано окно предварительного просмотра документа «Командировочное удостоверение» по утвержденной форме № Т-10.

Рис. 2.82. Печатная форма командировочного удостоверения (лицевая сторона)

В верхней части данного окна находится инструментальная панель, с кнопками которой мы уже познакомились в предыдущих разделах. Чтобы просмотреть оборотную сторону командировочного удостоверения, воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Для отправки документа на принтер нажмите в инструментальной панели кнопку Печать, а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

За успехи, достигнутые при исполнении служебных обязанностей, руководство предприятия может принять решение о поощрении (награждении) отличившегося сотрудника. Такое решение оформляется соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию, и в данном разделе мы расскажем, как это делается в программе «Отдел кадров».

Чтобы оформить поощрение штатного сотрудника, выделите его в списке сотрудников щелчком мыши и нажмите слева кнопку Поощрение. Если же вы хотите оформить поощрение кандидата (например, за успехи, достигнутые при прохождении испытательного срока), то в его личной карточке на вкладке Приказы нажмите кнопку Поощрение (этот метод также можно использовать и для штатных сотрудников). При выполнении любого из этих действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 2.83.

Рис. 2.83. Ввод реквизитов приказа о поощрении сотрудника

В данном окне в поле Тип документа отображается тип приказа, которым оформляется данное кадровое событие – Поощрение. Значение данного поля не редактируется, поскольку других документов для оформления поощрений сотрудников не предусмотрено.

Поля Номер документа и Дата документа заполняются так же, как и при оформлении других приказов – в них указывается соответственно номер приказа о поощрении сотрудника и дата вступления его в силу.

Рис. 2.84. Формирование приказа о поощрении (награждении) сотрудника

В верхней части данного окна находятся параметры, значения которых вводятся программой автоматически. К ним относятся наименование предприятия, ФИО и название должности руководителя предприятия, ФИО поощряемого сотрудника, а также название занимаемой им должности в соответствии с действующим штатным расписанием. Значения полей Поощрить сотрудника и Место работы изменить невозможно – это просто не будет иметь никакого смысла.

В поле Мотив с клавиатуры вводится мотив для награждения сотрудника. Как правило, здесь указывается конкретное достижение сотрудника: экономия денежных средств, рационализаторское предложение, оптимизация использования оборудования, решение сложных производственных задач (ремонт оборудования и т. п.) своими силами без привлечения сторонних специалистов, и т. д. Отметим, что мотивы для поощрения могут быть и другими: юбилей, рождение ребенка, бракосочетание, и т. п.

В поле Вид поощрения из раскрывающегося списка выбирается способ поощрения (награждения) сотрудника. Это может быть, например, путевка в санаторий, денежная премия, внеочередной отпуск, почетная грамота, и т. д. Перечень видов поощрений формируется в соответствующем справочнике, вызвать который можно с помощью расположенной справа от данного поля кнопки выбора.

В поле На сумму с клавиатуры вводится сумма поощрения в национальной денежной единице. Данное поле заполняется только в том случае, если вид поощрения имеет денежное выражение. Это может быть, в частности, сумма премии, стоимость предоставленной путевки или ценного подарка, и т. д. А такое поощрение, как, например, почетная грамота, денежного выражения не имеет, поэтому данное поле заполнять не имеет смысла.

После заполнения поля На сумму программа автоматически сгенерирует значение поля прописью, в котором отобразится сумма поощрения прописью. Отметим, что значение данного поля с клавиатуры отредактировать невозможно.

Приказ о поощрении сотрудника будет сформирован после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. Если в нижней части окна был установлен флажок печатать форму Т-11, то после нажатия данной кнопки на экране отобразится окно выбора печатной формы документа. Поскольку поощрение работников оформляется только приказом, а формирование никаких других документов не предусмотрено, то в данном окне для выбора будет доступен только приказ о поощрении сотрудника по утвержденной форме № Т-11. В остальном же это окно выглядит так же, как и окна выбора печатных форм других документов, с которыми мы познакомились ранее.

Чтобы отправить документ сразу на печать, нажмите в данном окне кнопку Печать. Чтобы открыть его в окне предварительного просмотра, щелкните на документе мышью. Пример приказа о поощрении сотрудника по форме Т-11 показан на рис. 2.85.

Рис. 2.85. Приказ о поощрении сотрудника

Как видно на рисунке, все параметры приказа сформированы в соответствии со значениями, которые мы ввели в окне его формирования (см. рис. 2.84). Чтобы отправить приказ на печать, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Печать.