Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн

Совет менеджера

Установите во всем отделе политику «спокойного часа». Это способ убедиться, что у ваших сотрудников есть время, необходимое для выполнения важных задач, при этом они не будут чувствовать себя виноватыми или невнимательными, не впуская людей в свой кабинет. Постановите, чтобы один или два раза в день весь отдел или компания включала автоответчики, выключала электронную почту и воздерживалась от того, чтобы отрывать друг друга от работы. Это может быть первый час работы, конец рабочего дня или промежуток между 12:00 и 14:00, в зависимости от принципа работы вашей отрасли.

При появлении «спокойного часа» люди начнут синхронизировать свое расписание с руководителем и коллегами; таким образом, всем станет удобнее встречаться друг с другом в одно и то же время.

Один из моих клиентов постановил в своей фирме сообщать о наступлении «спокойного часа» с помощью гонга, его удар сигнализировал о начале и конце каждого «спокойного часа». Менеджерам следует попросить каждого работника записать задачи, требующие более длительного периода концентрации, — работа с клиентами, предложения, отчеты, исследования. Сделайте это официальным. Никаких совещаний. Никакого автоответчика. Никаких ответных сообщений по электронной почте. Спокойный час для всех.

«Да, но… в то единственное время, которое я могу себе позволить, у меня уже совершенно нет сил от усталости»

Очевидно, что у нас нет возможности всегда выбирать для «спокойного часа» время, когда мы находимся на пике энергии. Брокер, чье лучшее время приходится на день, должен быть в хорошей форме утром, когда заключаются сделки.

Решение. Поддержите свою энергию разработкой программы действий. Определите способы, которыми вы можете пополнить энергию, используя самые здоровые средства. Короткая прогулка, занятия физкультурой, питательный батончик или другая здоровая еда. Осведомленность — это все. Сознательное управление энергией в течение дня посредством четкого планирования лучше, чем бессмысленное поглощение конфет или пятая чашка кофе, поможет вам сделать больше за более короткое время и остаться здоровым.

Навык 4. Планируйте сроки завершения работы.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?

• Никогда не проверять сообщения, поступившие по электронной почте, в первый час рабочего дня.

• Обратить внимание на свои естественные энергетические циклы.

• Остерегаться многозадачности.

• Увеличить полезное время путем планирования.

Когда вы намереваетесь их выполнять?

Что, по вашему мнению, станет самым большим препятствием в осуществлении этих стратегий?

Как вы намереваетесь с ним справиться?

Каков ваш личный результат после овладения этим навыком?

В предыдущей главе мы познакомились с Франсиной. Ее работа находилась под угрозой из-за того, что она не справлялась со своими самыми важными задачами. По этой причине Франсине был назначен испытательный срок, который отменили после того, как она стала использовать некоторые навыки, которым я ее обучила. Франсина поразилась возросшей эффективности своего труда при концентрации только на одной задаче в отведенное время, а свободное от электронной почты утро стало ее любимым временем дня. «Планируйте работу» — стало ее любимой поговоркой.

Через месяц после завершения нашей работы я проверила, как у Франсины идут дела.

Большинство дней, когда она следует своему плану, Франсина счастлива и успешна. Но иногда, когда она идет на поводу у своих старых привычек, используя случайный подход, все проблемы возвращаются. В эти дни она забывает о своих планах, уступает приступам высокой требовательности по отношению к себе или позволяет себе погрязнуть в часах дружеской болтовни. Каждый раз, когда она воздерживается от планирования рабочего дня, ее продуктивность сразу ползет вниз. Ей требуется способ борьбы с притяжением старых привычек.

Франсина стала жертвой мелких помех. Как предотвратить ее сползание?