Теория организации - Татьяна Федоренко

В-третьих, организация как процесс по упорядочению в организованных системах выступает в виде функции управления и с этой точки зрения является составной частью управления.

В управлении отражается системное и функциональное единство организации как состояния и процесса. Таким образом, представление организации с системных и функциональных позиций весьма плодотворно, так как позволяет высветить ее новые черты и отношения различных сторон организованного целого с однопорядковыми категориями, каковыми являются «система» и «управление».

Под управлением организацией понимают непрерывный процесс влияния на производительность труда работника, группы или организации в целом для достижения поставленной цели. Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. В любой организации выделяют управляющую и управляемую части.

Основной задачей системы управления считают формирование профессиональной управленческой деятельности, которую рассматривают как процесс (совокупность действий, ведущих к образованию взаимосвязей между частями целого) или как явление (объединение элементов для осуществления миссии организации).

Аппарат управления – это «фабрики информации» с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей.

К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся:

• подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций;

• бухгалтерия и финансовые подразделения;

• подразделения, подготавливающие информацию для общественности.

К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, причисляются:

• подразделения по управлению производством;

• подразделения по управлению продажами;

• аппарат высшего руководства.

Организационная структура управления – понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределения между разными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, связанных определенными отношениями, распределение задач и функций по всем звеньям, распределение ответственности, полномочий и прав внутри организаций, отражающее соотношение децентрализации и централизации управления. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборота в компании. Организационная структура – это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

В системе управления организацией наиболее важны две группы функций: управления производством и управления управленческой деятельностью. Они реализуются набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления.

Любая организация реализует три процесса: получает ресурсы из внешнего окружения, осуществляет изготовление продукта и передает продукт во внешнюю среду. Для успешного существования организации необходимо поддерживать определенный баланс между этими тремя процессами. Ключевая роль в поддержании этого баланса принадлежит управлению.

При рассмотрении управления организацией следует сосредоточить внимание на следующих важных аспектах:

1) взаимосвязь управления и системы отношений в организации;

2) управление и внешняя среда организации;

3) процесс осуществления управления организацией;

4) субъекты осуществления управленческой деятельности.

Управление внутри организационной жизни играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения ею своих целей. Управление формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации. Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как цели, задачи, структура, технология, кадры (данные понятия были рассмотрены в главе 3).

Внутренняя жизнь компании состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. Выделяют пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации: производство, маркетинг, финансы, работа с кадрами, эккаутинг (учет и анализ хозяйственной деятельности). Они являются объектом управления со стороны менеджмента и выполняют следующие функции:

1) управление производством – предполагает, что соответствующие службы менеджмента, руководители определенного уровня осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который компания предлагает внешней среде;

2) управление маркетингом – призвано увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов предприятия и достижение целей организации;

3) управление финансами – заключается в управлении процессом движения финансовых средств в организации;

4) управление персоналом – связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации;

5) управление эккаутингом – предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации.

Управление процессом взаимодействия организации с внешней средой направлено на поддержание необходимых с ней отношений (факторы прямого и косвенного воздействия) (см. главу 3). Выделяются организации, имеющие механистический и органический типы управления.

Механистический тип управления организацией характеризуется набором следующих характеристик:

• негибкая структура;

• четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи;

• сопротивление изменениям;

• иерархическая система контроля;

• командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз и др.

Для органического типа управления организацией характерны:

• гибкая структура;

• динамичные, не жестко определенные задачи;

• готовность к изменениям;

• самоконтроль и контроль коллег;

• многонаправленность коммуникаций и др.

В зависимости от характера окружения и уровня неопределенности предпочтение может быть отдано каждому из указанных типов управления.

Управление организацией можно представить в виде процесса осуществления определенного вида взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов компании для достижения ею своих целей. Управление включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т. п. (рис. 6.2).