Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента - Александр Фридман

Также никто не мешает нам вынести свои соображения по какому-либо вопросу на отдельную карту, после чего отправить ее коллегам, подчиненным или руководителю, снабдив «письмо счастья» своими комментариями относительно ожидаемых ответных действий.

К карте можно прикреплять любые документы из других программ, в том числе из Word и Excel, фотографии и тому подобное, а также присоединять письма из почтовой программы. Все это очень удобно для полноценной подготовки к совещаниям или встречам.

Одной из типичных ошибок во время выполнения первых трех процедур является увлечение созданием большого количества карт сразу. Если движение «от центра к периферии» позволяет вам хорошо удерживать в поле восприятия всю «карту боя», то обратный путь разрушает целостность и не позволяет видеть всю картину.

• Вы создали информативную и живую «карту боя».

• Вы обеспечили себе возможности для анализа и оперирования информацией.

• Вы можете эффективно управлять результатами благодаря значительному повышению возможностей для делегирования и контроля.

• Приучайте себя структурировать информацию по тематическим группам, объединенным обобщающими топиками.

• Не держите на виду информацию, которая не поддается систематизации, а собирайте ее в топики.

• Контролируйте свои ощущения от работы с картами и учитесь подмечать неудобства.

• По мере необходимости перекраивайте структуру карты так, чтобы хранение, поиск и обзор информации были комфортными и позволяли сохранять рабочую концентрацию.

• Присваивайте топикам информативные и ассоциативные для себя названия.

• Информация – «хлеб» руководителя, и надо заботиться о том, чтобы она находилась в нужной вам форме.

• «Картирование» информации позволяет вам видеть картину в целом, заходить в любые проекты на любую интересующую вас глубину и использовать, пополнять и поддерживать информационную базу.

• Пока вы сами не выбрали оптимальную структуру хранения информации, невозможно поручить кому-то ее сохранение, пополнение, поддержку или мониторинг.

• Вы можете создать любое количество карт, но начинать лучше именно с генеральной карты, формируя «дочерние» карты по мере необходимости и обеспечивая доступ к любому вопросу из генеральной карты.

• Удобная «панель управления» позволит вам эффективно делегировать и контролировать, что в свою очередь обеспечит получение результатов «руками сотрудников».

Процедура «Обустройство кабинета» является третьей и завершающей для успешного запуска технологии управленческого планирования. Именно три процедуры я рекомендовал выполнить единовременно, за 16 часов, в течение двух выделенных для этого дней.

И снова метафорическое сравнение. Представьте себе, что у вас есть рабочий кабинет, который обустроен с учетом ваших вкусов, предпочтений и удобств. Учтено все, вплоть до цвета и материала мебели, освещения, покрытия стен, цвета и фактуры гардин. В кабинете играет любимая музыка, в мини-баре – любимые напитки, на столе – любимая авторучка. И вид из окон открывается именно такой, как надо: на лес, море или город. В общем, все здесь вам нравится, все создает отменное рабочее настроение. Наверное, в таком кабинете работалось бы хорошо. Продуктивно. А если при входе в кабинет или при подходе к рабочему столу возникает чувство осознанного или неосознанного раздражения, то и работать вы будете словно из-под палки.

Предполагаю, что эту процедуру вы будете изучать после того, как выполните предыдущие, и на этом этапе перед глазами у вас будет ваша генеральная карта. Если это не так, то рекомендую пока ограничиться беглым изучением этой главы, а затем прорабатывать ее досконально при внедрении технологии управленческого планирования.

Генеральную карту, которая будет вашим основным «рабочим кабинетом» и в которой вы будете работать, надо обустроить так, чтобы при ее включении вы смогли бы работать с оптимальной производительностью. Что следует для этого обеспечить?

1. Для организованной и эффективной работы: настроить и подготовить инструменты, которые обеспечат удобную обработку информации.

2. Для управления подчиненными: изучить принципы и возможности эффективного применение карты для планирования, делегирования и контроля.

3. Для комфорта и позитивных эмоций: создать «рабочий дизайн» карты, оформить ее в своем вкусе.

Третья задача многим кажется необязательной. Почему-то считается, что в бизнесе все должно быть «сурово», а руководитель просто обязан постоянно преодолевать трудности. На мой взгляд, трудностей вам хватит, об этом позаботится окружающий мир. Усложнять же себе жизнь с помощью недостаточно хорошо организованного «кабинета» просто неразумно. Есть такая наука – эргономика, и занимается она именно правильной организацией рабочего пространства для обеспечения наилучшей производительности. Я не призываю вас к гедонизму, но именно рациональный комфорт позволяет (в том числе) работать с удовольствием.

Иногда в рамках коучинга я начинаю работу с выезда в магазин канцелярских принадлежностей вместе с клиентом, чтобы выбрать те аксессуары, которые дают положительные эмоции, потому что зачастую на вопрос «А нравится ли вам писать вашей ручкой?» собеседник медленно, задумываясь над смыслом неожиданного вопроса, отвечает «Нет».

А чем пишете вы? Какой ручкой? Вам нравится, когда ручка пишет тонко или жирно? Какую толщину пера вы предпочитаете? 0,4? 0,8? 1? Насколько легко ваша ручка скользит по бумаге? Какая бумага вам нравится, гладкая или текстурная? Белая или бежевая? Может быть, вам понравится бумага с водяными знаками и вашим собственным логотипом? Какой цвет чернил вы предпочитаете? Черный, синий, темно-зеленый? А какой тип ручки? Перьевую, шариковую, роллер, гибридную, гелевую? А из какой кружки вам нравится пить кофе – или, если кофе не ваш напиток, то чай, – так, чтобы как следует насладиться этим напитком?

Стоит ли этим заморачиваться? Не знаю, решать вам. Вещи вокруг вас могут быть случайными и оттого в лучшем случае вообще не вызывающими эмоций, могут вызывать эмоции негативные, так как раздражают вас эстетически или пользовательскими качествами, или ровные положительные эмоции, подпитывая вас постоянной положительной же энергией.

Конечно, тщательно выбранные ручка, бумага и кофейная чашка не уберегут вас от краха, если вы будете принимать неверные решения и плохо управлять их выполнением. Но обдуманный выбор окружающих аксессуаров позволит избежать необязательных негативных эмоций и работать с удовольствием. Конечно, любую идею можно довести до идиотизма, но человек разумный, несомненно, имеет чувство меры. Так вот, руководитель должен хоть немножечко любить себя – без себялюбия, ради поддержания высокой производительности – и акценты рабочего комфорта, как и соотношение расслабленности и мобилизованности, выбирать себе сам. Лирическое отступление закончено, приступаем.