Научиться вести разговор в любой ситуации - Тим Фиерон

Что, какой? Поэтому мы собираемся проанализировать нашу административную систему и стиль работы, особенно той работы, которую выполняют все отделы.

Как? Чтобы убедиться, что голос каждого участника будет услышан, мы создадим в каждом отделе рабочую группу, ответственную за сбор ваших мнений и предложений и передачу их в группу управления. Это будет в конце следующего месяца, а предложения по реорганизации будут готовы ко второй неделе мая.

Что, если? У некоторых из вас неизбежно возникнут вопросы по ходу работы, у вас обязательно будет возможность задать их. Мы заверяем вас, что какие бы решения мы ни приняли, они дадут вам возможность отлично работать с клиентами. Единственная наша цель – решить проблему в интересах облегчения условий работы.

Если вы опасаетесь, что можете встретить некоторое сопротивление зала, или если хотите добиться еще большего внимания, вы всегда можете начать с набора утверждений «Да» (приведенного ниже).

Последуйте нашему совету, и у вас будет самое впечатляющее вступление из когда бы то ни было написанных, вы овладеете вниманием абсолютно всей аудитории! А сколько уверенности это вам даст!

Иногда случается, что аудитория не очень отзывчива. Это может обескуражить, особенно если проведение презентации – не самая сильная ваша сторона. Может появиться искушение проигнорировать пассивную и циничную часть аудитории и сосредоточиться на дружелюбных лицах. Но, делая это, вы упустите возможность донести свою мысль до каждого. Вот стратегия, которая поможет вам приобрести единомышленников и вселит в вас уверенность в разговоре с любым человеком.

Набор утверждений «Да»

Набор «Да» – это серия утвердительных предложений, с которыми все в аудитории, где вы проводите презентацию, легко соглашаются. Цель использования этого набора:

• создать атмосферу согласия;

• настроить аудиторию на согласие с вами, воспользоваться силой привычки соглашаться;

• показать, что вы понимаете ситуацию и разделяете трудности;

• установить контакт.

Давайте рассмотрим обобщенный пример. Вы можете сказать группе деловых людей:

«В настоящий момент ситуация в экономике исключительно сложная, и все мы существуем в гораздо более конкурентном пространстве, чем ранее. Все вы люди бизнеса, и я понимаю, что вы хотите с максимальной пользой использовать отведенное для этого собрания время».

В этом вступлении содержится ряд предложений, с которыми аудитория согласится:

• Экономическое положение сложное? Да.

• Окружение более конкурентное? Да.

• Они люди бизнеса? Да.

• Они хотят использовать время с пользой? Да.

Итак, к тому времени, как вы закончите ваше краткое вступление, аудитория уже четырежды согласится с вами.

Поэтому, если вы хотите использовать набор «Да», подготовьте ряд фраз, с которыми можно только согласиться. Воспользуйтесь знанием текущей ситуации и используйте эти фразы, чтобы усилить свои позиции.

Если в аудитории найдутся люди, не реагирующие по каким-либо причинам на ваши слова, вы все же можете настроить их на нужную волну с помощью набора утверждений «Да».

Пример: Набор утверждений «Да»

Я знаю, что вы очень заняты, и у вас до конца недели еще куча работы! («да» х 2).

Я знаю, что некоторые из вас очень хотят услышать, что мы думаем о необходимости реорганизации отдела («да» от тех, кто хочет), в то время как другие сотрудники считают, что было бы лучше не менять существующее положение («да» от тех, кто так считает). И я полностью понимаю это.

Перемены не всегда хороши («да» от всех), но если они приведут к положительному сдвигу («да» от некоторых) и помогут избавиться от препятствий, которые создавали трудности («да» от других), тогда их стоит рассмотреть, не так ли?

И вне зависимости от того, хотели бы вы изменений или нет, я благодарен вам за то, что вы уделили время этому вопросу, и обещаю, что, прежде чем мы осуществим какие-либо перемены, вы все будете иметь возможность высказать свое мнение по этому поводу.

Возможно, вам и не удастся изменить взгляды на предмет дискуссии, но вы, по крайней мере, овладеете их вниманием и покажете, что понимаете обе точки зрения.

Как отвечать на вопросы

Ответы на вопросы – это один из моментов, когда ораторы часто терпят неудачу. И конечно, вопросы могут быть заданы, когда вы их меньше всего ожидаете.

Совет. Когда вы готовитесь к презентации и знаете, что вам будут задавать вопросы, особенно в том случае, когда на презентации будут люди, не поддерживающие вашу точку зрения, следуйте только одной стратегии: устройте мозговой штурм! Думайте над вопросами, которые вам зададут, и ПЛАНИРУЙТЕ ваши ответы заранее.

Это придаст вам гораздо больше уверенности.

Если вы готовите презентацию для рабочей группы или клиентов, лучше всего предупредить аудиторию в начале презентации, когда вы собираетесь отвечать на вопросы. В основном существуют три варианта:

1. Вы отвечаете на вопросы в конце. Тогда вы говорите что-то вроде:

«Я знаю, что у вас будут вопросы, и я отведу для этого время в конце моей презентации. Я был бы благодарен вам, если бы вы записывали вопросы по мере их возникновения, и буду счастлив ответить на них».

2. Вы отвечаете на вопросы по ходу презентации. Преимущество этого варианта в том, что люди получают разъяснения и с пониманием слушают дальше. Недостаток – трудно очень четко рассчитать время, и может получиться так, что вам придется остановить вопросы, чтобы успеть закончить презентацию. Выбор зависит от вас.

3. Для всех, кто устраивает презентацию клиентам, мы разработали очень эффективный способ ответов на вопросы. Мы говорим аудитории в начале презентации: «Мы знаем, что к концу презентации у вас будут вопросы. Мы хотим предложить вам отвести время после презентации, чтобы обсудить, какие вопросы у вас возникли. Как вы думаете, будет ли это полезно?». Не все поддерживали нас в этом, но практика показала, что для тех, кто соглашался с нашим предложением, такое обсуждение оказалось чрезвычайно эффективным.

Какой бы вариант вы ни выбрали, наступит время вопросов и ответов, и вот наши советы, как отвечать.

• Если вам зададут вопрос, фактически состоящий из нескольких вопросов, разделите их и отвечайте на них по очереди. Вы можете также спросить задавшего вопрос: «На какую часть вашего вопроса вы бы хотели получить ответ сначала?». Это покажет вам, какой вопрос задавший его считает самым важным. Отвечайте на вопрос исчерпывающе, довольно часто бывает, что остальные ответы в этом случае уже не понадобятся.

• Обращайте особое внимание на язык тела и интонацию человека, задающего вопрос. Это покажет вам его намерения.