Продуктивная лентяйка. Как не делать лишнего и все успевать - Тоня Далтон

Список приоритетов включает три уровня: первоочередные, ключевые и второстепенные. Давайте рассмотрим каждый из них, начиная с верхнего.

ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ: ВАЖНЫЕ И СРОЧНЫЕ

Эти задачи способствуют достижению наших долгосрочных целей и имеют жесткие сроки выполнения.

ПРИМЕРЫ: срочные поправки в проект после получения обратной связи от руководства, поломка автомобиля или своевременная сдача отчета.

Это «горящие» задачи, с которых нужно начать свой день, поэтому мы переносим их на верхний уровень своего списка. Однако мы не должны тратить все свое время на «горящие» задачи, иначе его не останется на инновации, поиск креативных решений и другие стратегически важные дела. На этом уровне мы находимся в авральном режиме тушения «пожаров», поэтому не можем ясно мыслить и максимально реализовать свой потенциал.

Чтобы быть максимально эффективными, мы должны стремиться избегать аврального режима и стресса. По сути, многие «пожары» можно предотвратить предварительным планированием – разбить долгосрочные проекты на этапы с большим заделом времени (тем самым не только избежать аврала, но и более качественно выполнить работу), регулярно проводить техосмотр автомобиля и тому подобное.

Конечно, полностью исключить патовые ситуации мы не в состоянии. Они постоянно нарушают наши планы – невозможно предвидеть срочное задание от руководства, проблемы с интернетом, болезнь ребенка, но, по крайней мере, мы можем не создавать себе запарку с делами, которые в состоянии контролировать.

КЛЮЧЕВЫЕ: ВАЖНЫЕ, НО НЕ СРОЧНЫЕ

Эти задачи тоже приближают нас к конечным целям, но у них нет жестких сроков выполнения.

ПРИМЕРЫ: планирование бюджета, долгосрочные проекты или разработка каких-то рабочих процессов.

Отсутствие жестких сроков позволяет нам быть максимально эффективными, потому что можно спокойно сосредоточиться на работе, продумать какие-то нововведения и стратегии и поискать креативные решения. Однако по этой же причине (отсутствие жестких сроков) такие задачи часто откладываются на потом, пока не превращаются в «горящие», и мы снова чувствуем себя так, словно тушим лесной пожар садовым шлангом.

Несмотря на то что список приоритетов разделен на три уровня, они не равнозначны. Наибольшую значимость представляют задачи этого уровня. Они в высшей степени способствуют нашей самореализации, так как у нас есть время их тщательно проработать и качественно выполнить. Это область наибольшей эффективности. Это область, где мы сеем семена, которые в будущем дадут плоды.

ВТОРОСТЕПЕННЫЕ: НЕ ОЧЕНЬ ВАЖНЫЕ, НО СРОЧНЫЕ

Эти задачи имеют жесткие сроки выполнения, но они не приближают нас к нашей «путеводной звезде» или жизненным целям.

ПРИМЕРЫ: большинство телефонных звонков и писем, связанных с проектом, в котором мы добровольно или вынужденно участвуем, но не имеющим отношения к нашим приоритетам. (Это называется «синдромом хорошей девочки», когда мы просто не можем сказать «нет».)

Задачам этого уровня нужно уделять как можно меньше времени, но в силу своей срочности они часто «кричат» громче остальных.

Я специально назвала приоритеты этого уровня второстепенными. Так нам будет проще запомнить, что они наименее значимые и должны выполняться по возможности последними. Сдвиг мышления заключается в том, чтобы переместить эти кричащие, но второстепенные задачи на задворки своего списка. Это может вызывать определенный дискомфорт, но он необходим для изменения привычного порядка вещей.

Я предложила бы вам вообще подумать о том, чтобы исключить или делегировать какие-то второстепенные задачи. К примеру, обязательно ли вам каждый раз загружать посуду в посудомойку, или это могут сделать другие члены семьи? Обязательно ли вам отвечать на каждый телефонный звонок в разгар работы, или можно выделить какое-то другое время для телефонного общения? Профильтруйте свои задачи и подумайте, на что вы действительно хотите тратить свое время и силы.

Хочу отметить, что, в отличие от матрицы Эйзенхауэра, на которой основана эта система ранжирования приоритетов, в ней нет четвертого уровня с несущественными и несрочными задачами. Я специально ее исключила. Не думаю, что свое бесценное время стоит тратить на дела, которые лучше назвать пустой тратой времени, а не приоритетами.

Распределение задач по степени их важности помогает понять, что необходимо сделать сейчас («Первоочередные задачи»), что требует постоянного внимания для достижения долгосрочных побед («Ключевые задачи»), что следует переоценить («Второстепенные задачи»). Продуманный список приоритетов помогает избежать запарки, говорит нам, с чего начать, делает нас более уверенными и организованными, мотивирует фокусироваться на важных областях своей жизни.

А теперь, когда вы понимаете, что такое список приоритетов, я предлагаю вам практическое задание. Готовы?

Представьте, что вы купили красивую голубую рубашку в универмаге Target, а дома рассмотрели и поняли, что она вам мала. Вернуть вещь можно не позднее чем через неделю. К какой из категорий своего списка вы отнесете эту задачу?

Обвели? В конце главы мы проверим ваши ответы и посмотрим, как вы преуспели.

СРОЧНОСТЬ ПРОТИВ ВАЖНОСТИ

Расставлять приоритеты не сложно, но одна из загвоздок заключается в том, что мы часто путаем срочное с важным. Многие считают, что это, в принципе, одно и то же. Давайте внесем ясность и разграничим данные понятия:

ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ: имеют отношение к нашим приоритетам; способствуют осуществлению наших заветных целей; являются шагами на пути к нашей «путеводной звезде».

СРОЧНЫЕ ЗАДАЧИ: имеют жесткие, «горящие» сроки выполнения; это «пожары», требующие нашего внимания.

Таким образом, срочные задачи связаны только со временем. Но, поскольку в вашем списке эти пункты отмечены восклицательными знаками, вы, как правило, начинаете свой день с них, несмотря на то что эти дела не связаны с вашими приоритетами. И в большинстве случаев они с ними не связаны: просьба коллеги срочно помочь с проектом, который она дотянула до последнего дня; шквал сообщений от подруги, у которой образовался завал с работой; и, наверное, порядка 80 процентов содержимого вашего электронного ящика. Надо. Проверить. Почту.

Большинство срочных дел в вашем списке не являются в действительности важными; они просто кажутся таковыми, потому что громче всех требуют вашего внимания и, расталкивая всех локтями, пробиваются вперед, в то время как важные дела остаются невыполненными. Хочу открыть вам один секрет: «Если ставить на первое место важные задачи, срочные исчезают». Потому что вы становитесь проактивными и не допускаете авралов.