Маленькие хитрости большого бизнеса - Ольга Азарова

Модельные переговоры. Известно, что самый лучший экспромт – это экспромт подготовленный. Поэтому будет очень полезно провести до начала реальных так называемые модельные переговоры, если понадобится, несколько раз, при которых Ваша команда должна пройти весь процесс переговоров, постараться рассчитать все возможные случаи стратегий, поведения, аргументации и т.п. Ваших партнеров, чтобы быть готовыми к любым неожиданностям. Идея модельных переговоров – это попытка свести к минимуму непредвиденные обстоятельства и возможные осложнения, которые могут возникнуть в процессе переговоров. Ваша команда, которая пройдет один или несколько этапов тренировки, будет иметь преимущества, т.к. члены команды научатся эффективно работать вместе, получат представление о целях и стратегии своей команды и при этом, возможно, внесут ценные идеи по их реализации. Модельные переговоры – это венец всей подготовки, поэтому проводить их надо, когда определены цели, выстроены стратегии, составлен предполагаемый психологический портрет Ваших партнеров. Ваша команда должна выступать в полном составе. Если Вы можете набрать «команду партнеров» из числа сотрудников Вашей компании, то они помогут Вам и Вашей команде прорепетировать предстоящие переговоры. Если же такой возможности нет, то поделите свою команду пополам, составьте две команды, распределите роли и начинайте переговоры, согласно составленному Вами плану. Чем серьезнее Вы отнесетесь к такой подготовке, тем легче Вам будет работать в реальных условиях под гнетом времени и постоянным грузом ответственности.

Процесс переговоров с указанием ролевого участия членов Вашей команды предписывает строго определенные функции каждому ее члену. Не допускайте ссор и споров внутри команды в процессе переговоров! Отложите решение всех возникших проблем на перерыв, во время которого в закрытом от посторонних глаз помещении Вы сможете навести ясность во всех вопросах без того, чтобы потерять лицо Вашей команды и, как результат, Вашей компании.

Поведение Вашей команды в перерывах зависит от того, как проходят переговоры, и сколько времени Вам и Вашей команде понадобится на обсуждение, анализ хода переговоров и возможную замену стратегии. Избегайте, однако, проведение всего отведенного на перерыв времени в комнате для совещаний, решая задачи, которые Вы были обязаны подготовить дома. Такое поведение покажет, что у Вас трудности, Вы не готовы к подписанию соглашения, Вы – нелюдимые, сложные партнеры. Как бы трудно Вам ни пришлось, никогда не показывайте этого! Хотя бы часть времени потратьте на установление дружеских отношений с партнерами, обсудите с ними ход переговоров, поинтересуйтесь их мнением по поводу сложных вопросов уже в неформальной обстановке, предложите свое решение, проверьте, как оно будет принято. Это существенно облегчит ориентацию в ходе переговоров. Если Вы не знаете, с чего начать разговор, сведите его на нейтральную полосу, так называемый small talk, – разговор о семье, детях, образовании и пр. Поверьте, эти вопросы и проблемы не зависят от национальности, страны, условий жизни. Это – общечеловеческие ценности, которые роднят всех нас. Общность проблем, например общения с детьми, аспектов воспитания, семьи и др. неформальных вопросов, поможет более дружескому восприятию других вопросов и проблем, непосредственно связанных с предметом переговоров. Проявите себя гуманистичным, человечным, и это принесет свои плоды.

Начало переговоров, определение повестки дня, целей встречи. Обычно с кратким приветственным словом к собравшимся обращается руководитель принимающей стороны. Он сообщает о цели встречи, предлагает порядок проведения переговоров, регламент и другие организационные вопросы. Если встреча проходит на «нейтральной» территории, то руководители обеих команд должны заранее договориться, кто из них открывает встречу, и кто в какое время займет пост председательствующего, кому выпадет честь объявить о закрытии переговоров и подписании соглашения.

В результате подготовки Вы уже выяснили состав участников команды партнеров, знаете их имена и должности. Скорее всего, участникам раздадут бейджики с именем. Если до начала переговоров есть время, после официального представления подойдите к тому члену команды партнеров, который занимается в своей компании приблизительно тем же, чем и Вы, и его должность соответствует Вашей. Коротко представьтесь, вежливо поинтересуйтесь о дороге, если Ваши партнеры приехали в Вашу компанию, страну, справьтесь, удобно ли в отеле, нет ли проблем, т.е. проявите себя гостеприимным хозяином, внимательным человеком. Если переговоры проходят на территории партнеров, аналогичные вопросы будут заданы Вам. Правила хорошего тона требуют отвечать на эти вопросы положительно, не ссылаясь на трудности дороги, неудобства и пр. проблемы, которые Вы сможете решить после переговоров.

Похвалите страну, город, в котором Вы находитесь, поблагодарите за гостеприимство. Если времени на неформальное общение перед переговорами не предусмотрено, то эти же вопросы будут заданы в перерывах.

Обмен начальной информацией включает в себя вступительное слово председательствующего, в котором он должен кратко обрисовать проблему, и проведение презентаций обеих высоких договаривающихся сторон.

Все вопросы, связанные с презентацией, подробно рассмотрены в главе «Театр одного актера, или Искусство презентации».

Техническое оснащение. Вы должны без потерь времени и лица уметь пользоваться проектором, компьютером и прочими техническими средствами, которые понадобятся Вам во время доклада/презентации. Если Вы участвуете в переговорах на территории партнера, заранее сообщите, какие технические средства проведения презентаций Вам понадобятся. Хотя в таком случае свое выступление надежнее подготовить на своем же компьютере. На всякий случай хорошо иметь дублированную презентацию, пригодную как для демонстрации на проекторе, так и с компьютера. Просто распечатайте слайды с компьютера. Техника обычно подводит в самый ответственный момент.

Общая атмосфера переговоров. Помимо специальной и психологической подготовки членов Вашей команды Вы должны помочь им справиться с эмоциями, научиться вести себя корректно и с достоинством, но не надменно и вызывающе. Обстановка переговоров должна быть дружественной и конструктивной, поскольку вы все собрались, чтобы заключить то или иное соглашение. Если бы такое соглашение не сулило выгоды обеим сторонам, никто бы не стал тратить времени на переговоры. Значит, каждый член Вашей команды должен сделать все, чтобы переговоры закончились успехом.