Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных - Алексей Сергеевич Колоколов

на вкладку меню «Срез» (или «Параметры») → выбрать кнопку «Подключение к отчетам».

В названии открывшегося окна в скобках будет указано, какой срез мы настраиваем: для этого мы и давали имена сводным таблицам в главе 1.3. Теперь наша задача – убрать галочку возле одноименной выборки данных.

Например, если мы настраиваем срез по подразделениям, нужно убрать галочку рядом с полем «Подразделения». Так диаграмма «Расходы по подразделениям» не будет фильтроваться при использовании этого среза.

Аналогичные действия необходимо провести и с другими срезами: фильтр по месяцам отключить от выборки «Месяцы», а фильтр по статьям расходов – от выборки «Статьи расхода».

Такая настройка не даст фильтрам влиять на одноименные наборы данных: какой бы срез вы ни использовали, все визуальные элементы останутся на месте и не будут вызывать недоумение пользователей.

Вот какие выводы мы можем сделать, применив сразу несколько фильтров.

● На оклад дирекции в апреле ушло 88 % планового показателя в 153 000 рублей – это мы видим на карточках.

● График «Динамика расходов» показывает, как меняется план и факт по окладу для дирекции от месяца к месяцу.

● На диаграмме «Расходы по подразделениям» мы можем сравнить суммарный оклад дирекции в апреле с показателями других подразделений. Он меньше, чем у производственного и коммерческого персонала, но больше, чем у сотрудников отдела логистики и сервиса.

Диаграмма «Расходы по статьям» показывает, что бо́льшая часть затрат на дирекцию ушла на выплату премий: сумма окладов подразделения заняла в апреле второе место.

Никаких пустых блоков на дашборде больше нет: правильная настройка срезов помогла сделать каждую диаграмму максимально информативной.

Резюме

На заключительных этапах разработки дашборда мы настроили внешний вид и функциональность интерактивных срезов. Вот что потребовалось сделать для этого.

Для отключения контура срезов:

1. Выбрали подходящий светло-голубой стиль среза;

2. Изменили его, убрав границы в настройках;

3. Применили новый стиль ко всем срезам.

Для корректного подключения срезов к выборкам данных:

1. В меню выбрали функцию «Подключение к отчетам»;

2. Отключили влияние каждого среза на связанную с ним диаграмму;

3. Протестировали работу настроенных срезов на дашборде.

4.4 Работаем с цветами и шрифтами excel

При разработке черновой версии дашборда мы использовали стандартную тему Excel. В ней есть свои плюсы: оформление не займет много времени, а синий и оранжевый цвета хорошо контрастируют друг с другом.

Но есть и минусы: такой дашборд не может выглядеть оригинально, а уж тем более дорого. Именно поэтому мы посчитали его черновиком и взялись за продвинутое оформление. Наша задача – создать дашборд, который визуально отличается от стандартного стиля Excel.

Прежде чем взяться за эту задачу, разберемся в предложенных программой инструментах: чем они отличаются и как выбрать нужный.

Инструменты для настройки финальных параметров

● Палитры – просто наборы цветов, которые хорошо (по мнению создателей MS Office) сочетаются между собой;

● Шрифты – выбор любого изменит шрифт на всех элементах дашборда;

● Темы – в каждую входит уже не только набор гармоничных цветов, но и набор шрифтов.

Все они располагаются на вкладке меню «Разметка страницы» в разделе «Темы».

Как работать с палитрами

Этот вариант подойдет, если вас устраивают шрифты и их размеры на дашборде, но хочется уйти от стандартного цветового оформления.

Посмотреть все доступные варианты можно кликом по кнопке «Цвета» – в выпадающем списке есть более 20 сочетаний. Чтобы увидеть, как любое из них будет выглядеть на вашем дашборде, просто наведите курсор на палитру.

Неудачные однотипные палитры

В числе вариантов много монохромных, неконтрастных сочетаний. Они не акцентируют внимание на данных и превращают дашборд в монохромное полотно, поэтому я не рекомендую их использовать. Вот несколько таких палитр.

Еще один их минус – нет набора цветов для визуализации отклонений. С помощью красного мы акцентируем внимание на отрицательных показателях, с помощью зеленого – на положительных, а желтый помогает отметить значения, близкие к критическим. В неконтрастных палитрах Excel чаще всего есть только один или два из этих цветов.

Например, вот так будет выглядеть дашборд, если использовать палитру «Красный и фиолетовый».

При таком сочетании взгляду не за что зацепиться – нет никаких визуальных акцентов, и даже «План» и «Факт» не слишком отличаются друг от друга. Хотя отличаться они должны явно, ведь цель диаграмм – упростить сравнение показателей, сделать его наглядным.

Подходящие палитры

Неплохие палитры в Excel тоже есть. После небольших доработок из них вполне можно получить приличное оформление. Вот примеры:

Они уже более сбалансированы, есть и набор цветов для акцента на отклонениях, и еще несколько сочетаний для нужного контраста.

Необязательно останавливаться на варианте, в который Excel покрасит все элементы при выборе палитры. Любую из них можно доработать: поменять цвет карточек, срезов, столбцов и линий графика. Для этого выделите нужный элемент и используйте кнопку «Цвет заливки» на главной вкладке ленты или в контекстном меню.

Например, остановлюсь на палитре «Аспект». У нее есть несколько недостатков:

● цвет фона карточек хоть и не яркий, но все равно немного конфликтует с текстом;

● между показателями «План» и «Факт» недостаточно контраста, а метки данных для этих категорий и вовсе почти неразличимы;

● столбцы «Факт» красные – это воспринимается как отклонение и отрицательный показатель.

Попробуем отредактировать первоначальную версию и исправить ее недостатки. Вот как я это делаю.

Для параметров «План» и «Факт» подобрал контрастные цвета, чтобы они не ассоциировались с цветами отклонений. Взял синий и коричневый.

Для карточек и срезов выбрал самый светлый оттенок палитры – светло-коричневый.

Цвет заголовков изменил с черного на темно-коричневый, чтобы они не перетягивали на себя внимание.

Для разделительных линий под заголовками тоже подобрал оттенок коричневого для гармоничного сочетания.

Метки данных перекрасил в цвет на тон темнее столбцов и линий.

Получился дашборд в спокойной гамме с акцентом на данных за счет контрастности «Плана» и «Факта».

Работа со шрифтами: важные моменты

Если хотите, как настоящий дизайнер, «поиграть со шрифтами», это также можно сделать на вкладке «Разметка страницы» в разделе «Темы»: