Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле

Обычно люди, потерпевшие неудачу в борьбе со своими контрпродуктивными привычками, смеются над табличками «Не беспокоить» и отпускают неприятные комментарии, когда другие делают перерывы. Они иронизируют над коллегами, которые используют наушники, и называют эту привычку «социопатией». Они раздражаются, когда не получают немедленный ответ на вопрос, который неделю валялся в их заваленном письмами почтовом ящике, но вдруг стал очень срочным и важным. Таким людям нужно посочувствовать и помочь.

Вас тоже может раздражать ситуация, когда вы хотите что-то спросить у коллеги или подчиненного и видите табличку: «Просьба не беспокоить». Но вы должны уважать и поддерживать его усилия и, если необходимо, обратите внимание на свой собственный способ работы. Если вы – руководитель, то должны в первую очередь ценить таких людей. То, что нет немедленного ответа, можно рассматривать как небольшое кратковременное неудобство. В долгосрочной перспективе оно должно обернуться значительными выгодами для вашей компании, а значит, и для вас тоже.

Вам будет намного проще перейти к правильной организации умственного труда, если вы наладите сотрудничество с другими людьми. Для этого надо объяснить членам вашей команды или сотрудникам вашего офиса, чем плоха постоянная подключенность. Регулярно обсуждайте этот вопрос на совещаниях, проводите совместные мозговые штурмы, чтобы найти творческие решения. Или просто просите коллег отвечать за вас на звонки, когда вы заняты важной работой.

Один руководитель, который посещал мои семинары, решил поделиться полученными знаниями со своими тремя секретарями. Эти три дамы работали в одном кабинете. Их так часто отвлекали от работы, даже по незначительным вопросам, что это очень негативно отражалось на качестве их докладов и протоколов, планов мероприятий и информации, которую они обрабатывали. Это нарушало их стрессовое равновесие. Поэтому они захотели применить новые идеи своего шефа на практике. Они решили, что будут по очереди давать одному секретарю возможность спокойно сделать важную и сложную умственную работу – или отдохнуть. А в это время два других будут принимать ее телефонные звонки и проверять ее электронную почту, чтобы не пропустить срочные письма. Поначалу члены правления были удивлены, что «их собственный» секретарь теперь редко был доступен для связи. Но постепенно они научились ценить и уважать подобный способ работы – не в последнюю очередь благодаря тому, что качество и даже скорость работы секретарей заметно улучшились. Атмосфера в офисе стала более спокойной и благожелательной. Количество жалоб на стресс уменьшилось.

Во многих компаниях работа организована так, что главным убийцей интеллектуальной продуктивности становятся бесконечные потоки маловажной электронной почты или спама. Если вы действительно хотите обуздать электронно-почтового Франкенштейна, то вам, сотрудникам компании, нужно объединить усилия. Как мы узнали во второй части книги, основная причина нескончаемой электронно-почтовой диареи – асимметричные отношения между отправителем и получателем. То есть отправитель в определенном смысле обладает властью, а получатель – его жертва. Вопрос на миллион долларов (в буквальном смысле): как можно дисциплинировать отправителей и расширить права получателей? По-настоящему конструктивное решение проблемы может быть принято только на уровне всей компании. Но если каждый сотрудник сам начнет соблюдать свод простых правил, это может кардинально улучшить ситуацию. Когда этих правил начнет придерживаться большинство людей, они могут стать частью корпоративной культуры или по крайней мере частью культуры вашей команды или отдела. И, кстати, изменения в корпоративной культуре вполне могут происходить снизу вверх. Итак, вот эти правила:

• Прежде всего, сами старайтесь отправлять как можно меньше электронных писем. Спросите себя: «Если бы электронная почта перестала работать, стал бы я распечатывать это письмо на принтере, рассылать своим адресатам бумажные копии или звонить им по этому вопросу?» Если ответ «нет», значит, отправлять это письмо не стоит.

• Пишите электронные письма коротко и по существу. Максимально четко сформулируйте свою просьбу или задание, укажите срок исполнения. Сделайте строку «Тема» максимально информативной.

• В конце письма укажите, что именно вы хотите от получателя и когда, например: «Ответьте на этой неделе» или «К вашему сведению: ответ не требуется» и т. п. Чтобы каждый раз не печатать такие фразы, вы можете создать стандартные макросы и добавлять их двумя кликами мыши. Фраза «Ответ не требуется» предназначена для людей, которые считают, что обязаны отвечать на каждое электронное письмо. Так что эта фраза избавит вас от массы ненужной почты.

• Когда необходима двусторонняя коммуникация, используйте телефон.

• Перестаньте рассылать копии писем спискам адресатов. Либо ваше письмо очень важное и потому должно быть адресовано конкретному человеку, либо оно не важное, и тогда вообще не стоит ничьего внимания. Единственная причина посылать копии писем – чтобы, мягко говоря, прикрыть свою спину.

• Не делайте групповые рассылки, если только вы не уверены, что все эти люди действительно должны быть задействованы в данном обсуждении. Если этого не требуется, отправьте адресатам «скрытую копию» письма (BCC). Тогда при использовании функции «Ответить всем» их письма будут отправляться только вам и людям, которых вы указали в строке «Кому».

• Не используйте функцию «Ответить всем», если только ваш ответ не настолько важен, что его должен прочитать каждый. Привычка отвечать всем – одна из причин электронно-почтовой диареи. Если вам действительно нужно отправить это письмо группе людей, используйте функцию «Отправить скрытую копию» (BCC), что сделает «ответ всем» невозможным. Некоторые компании вообще удаляют функцию «Ответить всем» из программы электронной почты.

• Примечание: если вы перестанете использовать функции «Отправить копию», «Ответить всем» и групповые рассылки (или по крайней мере будете делать это очень редко), вы поможете и себе: избавитесь от массы ненужных ответных писем. Это очевидная взаимовыигрышная ситуация.

• Очень важно: никогда не сообщайте плохие и неприятные новости по электронной почте. Это возможно только в двух случаях: если вы страдаете крайней степенью бездушия или если вы просто не умеете разговаривать с людьми на трудные темы. И, разумеется, никогда не следуйте примеру бессердечных руководителей, которые уведомляют людей об увольнении по электронной почте. Таких нужно казнить.

• Наконец, никогда не посылайте по электронной почте информацию, которую не хотели бы предать публичной огласке или прочитать через неделю в газетах с указанием на вас как на источник. Недавно две компании, с которыми я сотрудничаю, уволили двоих высокопоставленных сотрудников за разглашение информации. Это произошло потому, что их электронные письма попали в чужие руки. Вместо длинных параграфов о конфиденциальности (некоторые компании добавляют их в подписи к корпоративным письмам), я пишу две фразы: «Когда будете отвечать на мое письмо, пожалуйста, помните: электронная почта – не секретнее почтовой открытки. Так что если ваша информация носит конфиденциальный характер, отправляйте ее мне по факсу». Пятнадцать лет назад я думал, что это преувеличение. Но благодаря Эдварду Сноудену сегодня все знают: электронная почта открыта для посторонних глаз почти так же, как почтовая открытка.