Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн

• оценки совещания.

Заранее всех проинформируйте

Каждый участник совещания должен знать, что ему ожидать на совещании. Расскажите всем, как будет проходить совещание, кому будет отведена какая роль и сколько все будет длиться.

Выберите участников

В основе концепции бережливого офиса – устранение потерь. Следовательно, чтобы совещания проходили продуктивно, на них должны присутствовать нужные люди. Если их нет, то время и деньги тратятся впустую.

Сколько совещаний в вашей организации прошло в отсутствии человека, который мог бы принять нужное решение, или без людей, которые располагали бы важными фактами? Обычно совещания проходят по одному из описанных ниже сценариев:

• Участники ждут, пока кто-то из сотрудников найдет и приведет на совещание нужного человека (если его вообще можно найти).

• Принимается ошибочное решение, которое затем отменяют.

• На совещании не принимается никаких решений, поскольку на нем не было нужных людей.

Чтобы на совещание пришли нужные сотрудники, необходимо четко сформулировать его цели. Следует пригласить менеджеров, имеющих право принимать решения и богатый опыт. Помимо этого, пригласите сотрудников с хорошими инструкторскими навыками и работника другого отдела. Последний сможет беспристрастно оценить сферу, которая будет анализироваться. И что более важно, на совещании обязательно должны присутствовать сотрудники, располагающие самыми достоверными фактами о рассматриваемых процессах.

Распределите роли и обязанности

На каждом совещании должны присутствовать по крайней мере четыре человека: руководитель проекта, лидер команды/координатор, хронометрист и секретарь.

Секретарь записывает основные моменты совещания. Эти обязанности не следует возлагать на координатора.

Придерживайтесь правил проведения совещаний

В каждой компании своя культура. Поэтому правила хорошего тона, принятые в отношении совещаний, могут сильно отличаться в разных организациях. Ниже перечислены несколько наиболее важных правил, которые вам следует установить.

Посещаемость. Руководство должно сделать совещания одним из самых приоритетных видов работы. Следует четко сформулировать причины, по которым сотрудникам разрешается отсутствовать, и разработать порядок информирования лидера команды, если кто-то не может прийти. Лучший способ обеспечить высокую посещаемость – проводить совещания правильно.

Продолжительность. Совещания должны вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет избежать пустой траты времени и помогает каждому сотруднику вписать совещание в собственный график. Когда это правило выполняется, большинство совещаний становится короче.

Участие. Каждый участник способен внести в обсуждение ценный вклад. Подчеркните, насколько для вас важно, чтобы все присутствующие свободно выражали свое мнение и внимательно слушали других. Если члены команды принимают в совещаниях неодинаковое участие, координатор должен структурировать обсуждение так, чтобы в нем были задействованы все.

Элементарные правила вежливости. Каждый участник, независимо от занимаемой должности, должен соблюдать элементарные правила вежливости при общении. Внимательно слушайте остальных, не перебивайте, не говорите одновременно с другими, проявляйте уважение к коллегам.

Курение и перерывы. Заранее решите, когда сотрудникам можно и когда нельзя делать перерывы, выходить курить, звонить по телефону и т. п.

Другие правила. Решите, какие еще правила необходимо установить в отношении совещаний. К примеру, какие шутки являются допустимыми? О чем можно говорит и о чем нельзя?

Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме.

Составьте план действий

Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения.

Составьте повестку дня для следующего совещания

В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня. Это займет всего пять минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания.

Оцените прошедшее совещание

По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи (и что способствовало или мешало этому), и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно.

Ниже вы можете написать любые другие комментарии или предложения по улучшению совещаний.

В следующем разделе представлены дополнительные инструменты, которые помогут сделать совещания эффективными.

Самооценка руководства и вопросник «Обеспечение предсказуемого результата» помогут вам понять, какие аспекты деятельности вашей организации нуждаются в совершенствовании. Если вы по-прежнему сомневаетесь, тогда следуйте представленным ниже рекомендациям:

1. Выберите процессы, которые сильнее всего влияют на стратегическое развитие компании.

2. Выберите отдел, в котором сотрудники постоянно работают сверхурочно или отстают от графика.