Организованный ум - Дэниел Левитин

Профессор информатики Принстонского университета Перри Кук говорит, что у резервного копирования файлов в облако есть плюсы и минусы. Преимущество заключается в том, что кто-то другой берет на себя ответственность за поддержание оборудования, резервное копирование этих больших серверов (они хранят не только одну копию ваших налоговых документов и семейных фотографий, но несколько), и все работает гладко. С другой стороны, отмечает Перри, «одной из проблем облачного хранилища можно считать его доступность. MegaUpload известен не только как хранилище, но и как огромный пиратский сайт. Когда он был закрыт министерством юстиции США в 2012 году, никто не смог получить свои файлы. Клиенты, включая профессиональных фотографов и кинематографистов, потеряли все. Это все равно что договориться с соседом хранить у него газонокосилку, и тут к нему вторгаются федералы, чтобы похитить горшки с цветами, и все захватывают. И все, вы потеряли свою газонокосилку. Суды не давали разрешение на возобновление работы MegaUpload достаточно долго, так что у законных пользователей не было возможности получить документы. Поддерживающие облако компании могут попасть под нормативные или судебные ограничения или быть их предметом, и вам не повезло. Мораль: храните свои данные у себя».

Поговорим снова о подготовке к возможным ошибкам: вы создали резервную копию файлов, но если система обновится и они не будут открываться?! Кук советует иметь план переноса, или миграции файлов.

Перенос файлов означает создание читаемых документов, которые больше не читаются из-за обновлений системы, программного обеспечения и оборудования: в основном многие компьютерные форматы просто устаревают. Это происходит из-за стремительного развития технологического сектора. У производителей оборудования и программного обеспечения есть стимул создавать более быстрые и мощные продукты. Они несовместимы с прежними системами. Вполне вероятно, что вы или кто-то из ваших знакомых сталкивались с этим. Старый компьютер перестает работать, и когда вы идете в сервис, чтобы его отремонтировать, техник говорит, что он не может исправить это, так как запчасти больше не доступны – материнские платы, логические платы, что угодно. Он советует купить новый компьютер.

Вы приобретаете, приносите его домой и понимаете, что на нем установлена совершенно новая и незнакомая операционная система. Она не будет открывать файлы со старого компьютера, и вы не сможете просто переустановить прежнюю операционку, так как на компьютере она не работает. Теперь у вас есть жесткий диск, полный файлов, которые вы не можете открыть: налоговые декларации, семейные фотографии, переписка, проекты с работы – все они нечитаемы. Чтобы заранее перенести документы, необходимо отслеживать все типы файлов на компьютере. Когда выходит новая операционная система или очередная версия программного приложения, которое вы используете, не просто слепо нажмите кнопку «Обновить сейчас». Необходимо проверить старые файлы, чтобы до обновления удостовериться, откроются ли они. Не нужно проверять все, достаточно по одному каждого вида. (Сделайте это на другом компьютере или внешнем жестком диске, отличном от используемого.) Обычно все идет по одному из трех сценариев:

1. Файлы открываются без проблем, и новое программное обеспечение использует тот же формат, что и старое.

2. Файлы открываются медленно, потому что требуют преобразования под новое программное обеспечение. Оно имеет другой формат (как переход в Microsoft от. doc к. docx). В этом случае необходимо начать перенос, то есть перевод файлов в новый формат.

3. Файлы вообще не открываются. Нужно подождать, пока программа перевода станет доступной (такое иногда случается), или найти способ сохранить старые файлы в другом формате, который все равно сделает их читаемыми на новом устройстве (как при сохранении документа Word в. rtf, более читаемый тип файла, хотя некоторое форматирование страниц может быть потеряно).

Кого касается эта проблема? Она потенциально юридическая – для корпораций, публичных компаний, исследовательских лабораторий и журналистов: им нужен доступ к архивным материалам. Для остальных, кому компьютеры требуются в качестве хранилища цифровых архивов личной жизни, перенос файлов – обычное повседневное планирование на случай неисправности.

Перри Кук советует предприятиям и ответственным людям хранить устаревшие (старые) машины или знать, что у вас есть доступ к ним, а также к любым принтерам, с которыми они работали в свое время (старые принтеры обычно не работают с современными компьютерами). Если нет возможности перевести старый файл в читаемый формат, вы всегда можете распечатать его. «Это очень устаревший, можно сказать, пещерный подход к современным технологиям, – говорит Перри, – но это работает. Так что если вы хотите сохранить письмо от тети Берты, распечатайте его». Перри советует не выбрасывать старый компьютер при обновлении, а делать загрузочный образ диска и проверять старую машину каждые три-шесть месяцев. Есть компании, которые хранили важную информацию на 9-миллиметровой ленте еще в эпоху больших ЭВМ или на дискетах в первую эру ПК и так и не перешли на новую систему. Во многих крупных городах существуют сервисы для переноса файлов, но их услуги дороги. Эти носители настолько стары, что в мире осталось мало машин, которые могут их читать, и процесс требует нескольких шагов перевода файла через различные форматы. Библиотекари и информационные отделы в крупных корпорациях рекомендуют иметь одного или нескольких штатных сотрудников только для этой функции (независимо от тех, кто обрабатывает резервные копии, это совсем другая история).

Наконец, Перри считает, что «поможет, если у форматов файлов открытый исходный код. Почему? У Microsoft и Adobe файлы очень хрупкие: один бит выпадает, и компьютер не может их открыть. Если это обычный текст (.txt), почти любая программа сможет его открыть, и ошибка может быть всего в одном символе. Если это документ с открытым исходным кодом, наверняка где-то есть компьютерщик, который знает, как получить доступ к вашему файлу».

То, насколько часто опаздывают наши авиарейсы, или мы застреваем в аэропорту, или проводим в гостиничном номере больше времени, чем думали, – еще один аспект планирования неудачи (особенно это актуально для тех, кто часто ездит в командировки). Мы вряд ли сумеем предотвратить непредвиденные события, но в рамках подхода к планированию неудачи можем контролировать, как с ними справляться. Очень Успешные Люди имеют специальный набор со всем необходимым для мобильного офиса:

• дополнительные зарядные устройства для телефона и компьютера;

• флешка;

• ручка;

• карандаш и ластик;

• мини-степлер;

• блокнот;

• самоклеящаяся бумага для заметок;

• дополнительный кабель с разъемами, которые вы часто используете (для Mac, например, кабель для монитора).

Это должен быть ваш неприкосновенный запас. Не берите ничего оттуда, если вы дома: это свято!

По тому же принципу опытные бизнесмены собирают небольшой запас еды в дорогу: орехи, сухофрукты, батончики. У них есть отдельный набор туалетных принадлежностей, чтобы не приходилось упаковывать вещи из ванной в спешке прямо перед поездкой, – именно так скорее всего что-нибудь забудешь. Планирование неудачи – необходимый способ мышления в эпоху информационной перегрузки. Это то, что делают руководители и директора компаний, их адвокаты, а также офицеры, стратеги и государственные чиновники.