Организованный ум - Дэниел Левитин

У каждого штатного сотрудника есть определенная свобода действий, чтобы решить, как именно сортировать или подавать документы и информацию, необходимые для работы. Не существует «стандарта Белого дома» или чего-то подобного. Специалист сам решает, как организовать те или иные сведения, относящиеся к его ведомству[774]. Такая распределенная структура – важное напоминание о том, что подход «сверху вниз» (как и на заводе GM во Фремонте) не всегда самый эффективный.

Директор отдела корреспонденции Белого дома во времена первого президентского срока Обамы Майк Келлехер говорит, что каждую неделю в офис поступает 65 000 бумажных писем, 500 000 электронных писем, 5000 факсов и 15 000 телефонных звонков[775]. Чтобы тратить хотя бы минуту на каждую входящую единицу, потребуется 9750 человеко-часов, то есть 244 сотрудника, занятых полный рабочий день. Такие объемы предполагают быстрое разделение и расстановку приоритетов, которые Эд Литтлфилд использовал для сортировки своей почты, когда был членом правления компаний Wells Fargo, Chrysler и Utah International. В офисе Келлехера 49 штатных сотрудников, 25 стажеров и небольшая армия добровольцев. Бумажные письма в зависимости от получателя (первая леди, собака первой леди, дети, вице-президент, секретариаты кабинета министров, такие как министерство жилищного строительства, министерство транспорта или министерство обороны) раскладываются по ящичкам и гнездам сотен специальных шкафов, похожих на те, которые мы видим в помещении для почтовых служащих. С такими входящими объемами делегирование необходимо. Белый дом не может объявить, что не в состоянии справиться с электронной почтой[776], как предложил Лоренс Лессиг в главе 3. Можно представить, что сотни тысяч писем, обычных и электронных, адресованы президенту, при этом многие вопросы касаются дел, находящихся в юрисдикции определенных департаментов администрации или непосредственно входящих в их обязанности. Вопросы здравоохранения, экономической политики или ветеранских пособий направляются в соответствующие отделы. Большая часть входящей корреспонденции – это просьбы к президенту написать поздравления по самым разным поводам, например создание организации Американских скаутов, столетний юбилей, золотая свадьба и много других, которые Белый дом старается отмечать. Эти просьбы попадают в канцелярию президента. И опять же, не существует централизованных принципов и инструкций касательно сортировки и хранения электронной почты; сотрудники используют любые методы, которые считают приемлемыми, до тех пор, пока те должным образом могут обеспечивать работу.

Все чаще пользователи электронной почты заводят несколько отдельных учетных записей. У Очень Успешных Людей, кроме одного-двух личных адресов, могут быть два рабочих ящика: один для тех, с кем они регулярно общаются, а другой проверяют их помощники. Это помогает разбить дела на категории, а также меньше отрываться от работы: вы можете отключить все свои аккаунты на тот час, когда требуется трудиться с максимальной продуктивностью, за исключением разве что того адреса, который служит для срочной связи с помощником и начальником. Самый продуктивный способ применять несколько учетных записей – использовать одну компьютерную программу, куда будут приходить письма со всех адресов. Большинство программ для управления электронной почтой, включая Outlook, Apple Mail, Gmail и Yahoo! позволяют загружать в интерфейс любую почту с какого угодно сервиса. Преимущество заключается в том, что, если все ваши учетные записи отображаются в одном интерфейсе, легче найти искомое, потому что не нужно входить в несколько аккаунтов ради конкретного адреса или документа. Кроме того, между категориями нет четких границ. Приглашение на ужин от коллеги может появиться в рабочем ящике, но нужно согласовать его с женой, которая отправила свое расписание на ваш личный адрес.

Еще раз повторю то, о чем уже говорил в главе 3. Некоторые люди, особенно с синдромом дефицита внимания, паникуют, если не видят свои документы открытыми. Организация электронной почты на компьютере – процесс довольно напряженный, и поэтому часто необходимо распечатывать документы – система, которую предлагает Линда. Существуют открытые шкафчики и стенды для бумаг, так что их совсем не обязательно прятать в ящики. Некоторые просто не могут создавать или поддерживать системы хранения, не в силах понять идею помещения вещей в отсеки: либо им это невозможно осознать, либо это нарушает их творческий процесс. Это связано с разницей двух систем внимания, о которых я писал в главе 2. Творческие люди работают гораздо лучше, если отвлекаются на мечтания и фантазии. Чтобы распределять информацию по маленьким отсекам, требуется не только включенность, но и работа в центральном режиме исполнения. Напомним, что они работают как качели: если вы в одном режиме, вы не можете быть в другом. Следовательно, многие творческие люди сопротивляются описанным здесь странным системам, где все разбито на категории. Практически во всех сферах жизни, в науке и искусстве, в любой профессии, от юристов до врачей, найдутся те, кто сопротивляется структурированию. В этих случаях они либо нанимают помощников, чтобы те создавали за них систему хранения документов, либо объявляют о своей несостоятельности в этом вопросе, и тогда их дела повсюду начинают скапливаться грудами.

Возьмем, к примеру, Джеффа Моджайла – творческого и продуктивного генетика, исследующего поведение. Его система организации хранения безупречна: на столе всегда чисто, и единственное, что на нем лежит, – необходимые для работы вещи, причем сложенные аккуратными стопками. Другая крайность – Роджер Шепард, чей офис всегда выглядел так, будто там только что бушевало стихийное бедствие. Стол был завален грудами бумаг, причем они лежали там столько времени, что он даже не помнил, какого цвета стол. Кучи документов были везде, где находилось свободное место, включая журнальный столик, пол и подоконники. Едва можно было проложить себе путь от двери до стола. Но Шепард всегда знал, где что находится, благодаря удивительно развитой временной и пространственной памяти. «Эти груды здесь лежат уже пять лет, – сказал он, – а вот эта – всего месяц»[777]. Когда я был студентом, прогулка по коридору от кабинета Роджера Шепарда до комнаты Амоса Тверски была отрезвляющим наблюдением контрастов. У Амоса был такой чистый и опрятный офис, что посетители иногда невероятно пугались; на его столе никогда ничего не было. Годы спустя его ближайший сотрудник, Даниэль Канеман, признался: «Да, стол был чистым. Но вам никогда не захотелось бы заглянуть в его ящики и шкафы!»[778] Аккуратный человек и организованный – не обязательно одно и то же[779].