Как внедрить CRM-систему за 50 дней - Алексей Рязанцев

Она по каждому клиенту напомнит, что нужно сделать и когда, даже если менеджер, который проводил встречу, уже не будет у вас работать или заболеет.

CRM-система позволяет увеличить производительность труда менеджеров на 30 % за счет трех факторов: экономии времени менеджеров, постановки задач и блочной работы.

Если вы внедрили CRM, то обязательно используйте ее не только для ведения клиентской базы, но и автоматизации процессов.

Так, система экономит время менеджеров на набор телефонного номера и поиск информации о предыдущих сделках и договоренностях с клиентом.

Кроме того, сократится временной расход на бумажную работу, если вы будете хранить в системе шаблонные документы.

Можно автоматизировать ряд процессов. Например, отправку коммерческих предложений, выставление счета и т. д. Такие задачи менеджер сможет закрывать одним кликом.

На производительность менеджеров также влияет форма организация их работы. Вы уверены, что ваши сотрудники делают то, что должны делать согласно должностной инструкции, а не выполняют только те задачи, которые им нравятся? Я рекомендую использовать блочную работу.

Это значит, что рабочий день менеджера разбивается на временные интервалы. В течение одного интервала он занимается одной задачей.

Например, с 9.30 до 12.00 он ведет обзвон холодной базы; с 12.00 до 13.00 совершает теплые звонки по выставленным ранее коммерческим предложениям и т. д.

Таблица 2

Пример блочной работы

Когда в единицу времени менеджер концентрируется на одной задаче, то эффективность повышается. Это связано с особенностями работы мозга. Мозг человека разгоняется до максимальной эффективности за 30 мин занятия одной деятельностью. Те, кто звонил сам, знают, что первые 10 звонков делать очень сложно. Но последующие 30–50 проходят легко. Это связано с тем, что мозг находится на максимальном пределе. Правда, есть одна особенность. Если вы отвлечетесь на звонок, кофе, электронную почту или любой другой фактор, то эффективность падает до первоначальной. Для нового разгона мозгу вновь требуется 30 мин. Именно поэтому результат менеджера в разы меньше, если он хаотично берется за разные задачи. Кроме того, никто из менеджеров не любит звонить в холодную. Если человек знает, что на эту задачу ему отведено два часа, работать ему будет легче. Блочная работа – это как расписание в школе. Менеджер обязан соблюдать время и содержание каждого временного отрезка, даже если не хочет что-то делать.

Еще один секрет повышения продуктивности менеджеров – это постановка целей и задач. Я рекомендую проводить ежедневные 15-минутные летучки, на которых менеджеры получают максимум по 3 цели на день. Так сотрудники понимают, какой результат должны достичь. Цели достигаются через поставленные задачи. Задачи удобно ставить внутри системы. Так проще отследить ее выполнение. Если работа организована в системе постановки задач, то менеджер осознает: выполнение задачи нельзя отложить, т. к. есть ограничение по времени ее выполнения, т. е. дедлайн. Если он нарушит срок, то наблюдатель потребует объяснений и, если это предусмотрено корпоративной культурой, применит депремирование. Это дисциплинирует менеджеров, учит ставить цели и достигать их.

У каждой компании есть клиенты, которых можно назвать ушедшими. Они когда-то у вас покупали, но по каким-то причинам перестали это делать. Невозможно постоянно работать без ошибок и со 100 %-м качеством. Возможно, кому-то нагрубил менеджер, вы нарушили сроки поставки или была продана некачественная партия товара. Недовольные клиенты все равно будут. С ними можно и нужно работать.

Процесс работы с недовольными клиентами должен быть системным. Важно, чтобы каждый месяц прорабатывалось определенное количество клиентов на предмет их удовлетворенности качеством обслуживания. Вы можете просто позвонить и получить отзыв о работе менеджеров. Можно проводить акцию «Тайный клиент». Так вы сможете выявлять недовольных клиентов. Важно отслеживать недовольных клиентов и работать с ними по разработанному алгоритму. В первую очередь не для того, чтобы сохранить клиента и сделать с него объем продаж, а чтобы знать свои минусы и исправлять их. Это поможет не потерять десятки других клиентов. Эта работа способствует улучшению качества сервиса, что сделает вас лучшими на рынке.

После того, как недовольные клиенты и причины их недовольства выявлены, необходимо вести работу по их возврату. Надо проработать базу, выбрать тех, кто ушел, и обзванивать их раз в полгода. Не предлагайте им вернуться к вам полностью. Пытайтесь стать дополнительным поставщиком с более выгодными условиями, так как вы ранее уже работали.

В работе по возврату клиента есть важное правило: возвращать должен не тот менеджер, который потерял клиента. У клиента есть обида на этого менеджера и он ее не забудет, какие бы выгодные условия работы менеджер ни предлагал. Вести работу по возврату должен другой менеджер, знающий предысторию отношений с этим клиентом.

Воздействуйте на потерянного клиента тем, что у вас все поменялось. Важно признать перед клиентом свою ошибку, объяснить, что вы выявили ее причину и сейчас все проблемы устранены. Скажите обиженному клиенту, что у вас действует программа по возврату ушедших клиентов, в рамках которой вы предлагаете выгодные условия. Это могут быть скидки, подарки, специальные, ограниченные во времени, предложения и т. д.

Заключите с клиентом договор, по которому вы будете второстепенным или даже запасным поставщиком. Если основной поставщик подведет, то клиент обратится к вам и увидит, как вы работаете сейчас. Обратите внимание, в такой ситуации сделка должна быть отработана превосходно. Иначе, клиент будет потерян безвозвратно. Если же вам удастся его вернуть, то он останется с вами на всю жизнь.

Я уже акцентировал внимание на том, что на рынке, где товар унифицирован, на лояльность клиента можно влиять качеством сервиса. В России не хватает качественного сервиса. Далее я расскажу, как вы можете его улучшить.

В первую очередь, с клиентом нужно общаться. Если общение проводится через системы связи, то менеджер обязан применять тренинг «Улыбка», т. е. всегда улыбаться при общении с клиентом, это чувствуется даже по телефону. Есть один секрет: если человек находится в благоприятном расположении духа, то вероятность, что он примет положительное решение по вашему предложению, значительно выше, чем в случае, если он будет пребывать в отрицательных эмоциях. Если менеджер при разговоре улыбается, это чувствуется. У клиента складывается хорошее настроение, и отказать менеджеру становится сложнее. Если менеджер проводит встречу с клиентом, то важно обращать внимание на опрятный внешний вид.